Нужно ли и кто должен вести в организации?

Текущие положения законодательства позволяют ИП в общем случае не вести кассовую книгу (п. 4.6 указаний Банка России от 11.03.2014 № 3210-У) – это правило установлено для ИП, которые ведут учет доходов, расходов, а также физических показателей. Поскольку ИП так или иначе исчисляют доходы, расходы либо физические показатели, как на ОСН, так и на УСН, ЕНВД, ЕСН и ПСН, то возможность не вести кассовую книгу можно считать применимой ко всем ИП, независимо от их деятельности.

Вместе с тем ИП, несмотря на отмеченные законодательные преференции, в ряде случаев могут иметь объективную потребность в формировании кассовых ордеров (и внесении сведений о них в соответствующую книгу). Это возможно, если:

  • необходимо оформить выплату социальных пособий сотрудникам – например декретных, когда могут использоваться РКО (принимаемые ФСС к возмещению декретных);
  • ИП нужно оформить выдачу подотчетному лицу, например сотруднику, наличных денежных средств (данные о подобных операциях должны также фиксироваться в кассовой книге).

Рассмотрим теперь, каким образом ИП может заполнять кассовую книгу.

Должностные обязанности по ведению документа обычно возлагаются на работника предприятия, отвечающего за операции с наличностью (кассир, бухгалтер).

В конце рабочего дня (смены) кассир должен сдать кассовые документы в бухгалтерию, вместе с другими первичными бумагами.

Проверив внесенные в нее сведения, бухгалтер расписывается в книге и возвращает ее кассиру.

Что такое выписка из кассовой книги и как ее оформить?

Как осуществляется ведение кассовой книги?

Заполнение кассовой книги предполагает внесение записей в готовую форму. Все операции по кассе за сутки записываются на одну страницу, с обязательным отражением приходных и расходных материалов. В конце рабочего дня подводится итог и сводится остаток. По результатам работы составляется отчет кассира, а полученные наличные средства сотрудник, ведущий кассу, в конце рабочего дня сдает в бухгалтерию.

Каждый лист кассовой книги имеет две одинаковые части с линией отрыва. Одна часть – непосредственно лист книги, а вторая – отчет кассира. Лист можно согнуть по линии отрыва и заполнить сразу обе части под копирку. После этого лист разрезается, его первая часть подшивается, а к отчету кассира прикрепляются все первичные документы (приходные, расходные кассовые ордера, выписки из приказов, расписки, заявления на аванс, доверенности, ведомости и прочее). Образец кассовой книги  можно найти на нашем сайте.

Предлагаем ознакомиться  Как заполнять конверт ("Почта России")? Образец конверта

Как заполнять кассовую книгу ИП (пример)?

Графы и поля заполняются соответствующим образом:

  • В графе «Остаток на начало дня» должна быть перенесенная сумма из графы «Остаток на конец дня» с предыдущего листа книги.
  • В графе «Номер документа» указываются номера приходных и расходных кассовых ордеров.
  • В графе №2 необходимо записать информацию из ордеров, а приходные и расходные суммы нужно вносить полностью в рублях и копейках.
  • При записи корреспондирующего счета в кассовых книгах организаций нужно указывать: расчетный счет – 51, заказчики и покупатели – 62, зарплата – 70, подотчет – 71 (индивидуальные предприниматели номер корреспондирующего счета могут не указывать).
  • «Перенос» суммирует все операции, указанные на предыдущих строках, а обратная сторона бланка либо заполняется, либо прочеркивается буквой Z.
  • Итоги за день выводятся по расходу и приходу, а остаток на конец дня должен равняться остатку на начало дня приход – расход.
  • В самом низу кассир и бухгалтер ставят свои подписи и фиксируют количество приходных и расходных кассовых ордеров.

Заполнение дополнительных граф в форме КО-4

Заполнение таблицы, о которой идет речь, должно всегда осуществляться с внесением корректных цифр в графу «Остаток на начало дня», отражающую количество наличных средств в кассе на момент, когда сотрудник или сам ИП заступил на рабочую смену.

Величина остатка пишется в рублях с копейками через запятую — например «200,75».

Первый столбец таблицы – «Номер документа». В расположенные под ним строки нужно вносить номера ПКО и РКО.

Следующий столбец – «От кого получено или кому выдано». В данной области таблицы фиксируются данные о сотруднике фирмы, который получил в соответствии с распоряжением ИП денежные средства (либо наоборот – внес их в кассу работодателя). Например, «Андрееву А. В.» (если оформлен РКО) или «от Антонова Е. Н.» (если оформлен ПКО).

Столбец, который называется «Номер корреспондирующего счета, субсчета» ИП в общем случае не заполняют, поскольку не ведут бухгалтерскую отчетность и не используют синтетические счета.

В столбцах «Приход» и «Расход» необходимо фиксировать суммы денежных средств по ПКО и РКО соответственно — также в рублях с копейками через запятую.

Форма КО-4 разделена на две равные части. Во второй части после таблицы располагается ряд дополнительных граф. В числе таковых графа «Итого за день». В ней отражаются поступления по ПКО, а также выплаты по РКО, совершенные ИП или его сотрудниками в течение дня.

В графе «Остаток на конец дня» необходимо отразить, соответственно, остаток наличности в кассе. Он вычисляется посредством суммирования остатка средств на начало дня с разницей между операциями по ПКО и РКО.

Еще одна важная графа формы КО-4 – «Перенос». В ней отражается сумма денежных средств по всем ордерам, сведения о которых внесены в конкретную таблицу. Это позволяет кассиру или самому ИП продолжить заполнение формы на следующей странице с учетом цифр, отраженных в графе «Перенос».

Предлагаем ознакомиться  Обязанности и ответственность родителей за воспитание детей

На второй странице кассовой книги в области, расположенной после таблицы, также нужно зафиксировать:

  • количество РКО, прилагаемых к документу — буквами, например «два»;
  • количество ПКО;
  • фамилию, инициалы и подпись кассира, который непосредственно заполнял кассовую книгу (им может быть сам ИП).

Если в штате ИП работает бухгалтер — потребуется также и его подпись, если нет — напротив графы «Бухгалтер» ничего писать не нужно.

См. также: «Порядок внесения исправлений в кассовую книгу (нюансы)».

Электронный учет

Ведение кассовой книги предполагает возможность ее заполнения как вручную, так и при использовании компьютерной техники. Для этого нужно специальное программное обеспечение, которое гарантирует как визуальное отображение кассовой книги на мониторе с возможностью заполнения, так и распечатывание листов и отчетов кассира.

  • вкладной лист кассовой книги (с нумерацией и реквизитами);
  • отчет кассира.

Как заполнять кассовую книгу ИП (пример)?

Все распечатки проверяются и подписываются кассиром. Листы книги нумеруются и хранятся в кассе, а подшиваются в конце календарного года, формируясь в книгу. Отчеты же с приложением первичных документов передаются в бухгалтерию.

https://youtu.be/YGJAniWODTI

Итоги

ИП разрешается не вести кассовую книгу. Но если они решили это делать, то нужно использовать уницифированную форму КО-4. Правила ее заполнения для предпринимателей в целом не отличаются от порядка, установленного для организаций.

Правила и порядок формирования на бумажном носителе

Главными элементами книги являются вкладной лист и отчет кассира. Они абсолютно одинаковы, с идентичной нумерацией страниц за определенный рабочий день, но вкладной лист остается в книге, а отчет кассира прикладывается к ордерам, выписанным в течение дня.

Предлагаем ознакомиться  Как правильно заполнить платежное поручение за третьих лиц

Кассир каждый рабочий день сводит остатки денежных средств, их остатки автоматически переносятся на последующий день.

Поступившая наличность оформляется приходным ордером, выдача — расходным документом.

Этим бланкам присваивается порядковая, последовательная нумерация, сведения о них фиксируются в книге.

Движение финансовых активов, их записи поступают на проверку главному бухгалтеру.

Кассовая книга (бланк №КО-4) оформляется каждый календарный год, начиная с первого дня и заканчивая последним.

Если операций много и страницы закончились, тогда до завершения отчетного периода оформляется следующая, продолжающая хронологию записей.

Правила ведения книги и требования к данной процедуре:

  • допускается заполнение от руки и при помощи компьютера;
  • данные вносятся по порядку, не путая очередность операций;
  • документ разделен на 2 части: титульный лист и основные страницы ежедневных операций с денежными средствами;
  • каждый лист представлен в 2-х экземплярах: один остается в книге, другой — передается сотруднику бухгалтерии;
  • все листы прошнуровываются и пронумеровываются, их количество фиксируется на последней странице;
  • помарки и поправки не допускаются в документе, но если исправление все-таки необходимо, то неверные данные нужно зачеркнуть, а правильные аккуратно вписать и заверить их подписью кассира и главного бухгалтера;
  • заполнять можно только шариковой ручкой, без каких-либо записей «на карандаш»;
  • осуществлять ежедневное ведение кассы, а при отсутствии движения денежных средств листы не заполняются;
  • две книги в одной организации не заводятся, исключением является наличие у организации представительств или филиалов, причем копии документов из филиала необходимо регулярно направлять в головную организацию.

Кассовая книга оформляется на основании нескольких документов:

  • книга учета выдачи и принятия денежных средств, показывающая движение денег за день;
  • приходные и расходные ордера, необходимые для внесения наличности в кассу или ее выдачи;
  • платежная ведомость, оформленная для выдачи заработной платы сотрудникам компании;
  • расчетно-платежная ведомость, учитывающая рабочее время, удержания и выплату вознаграждения за труд.

Выводы

Для делегирования полномочий по работе с Кассовой книгой, являющейся важным документом бухучета, глава компании должен издавать отдельные локальные распоряжения.

Необходимо уделять огромное внимание детализации регламента применения кассовой книги, прав и обязанностей ответственных специалистов в их должностных инструкциях.

Статья описывает типовые ситуации. Чтобы решить Вашу проблемунапишите нашему консультанту или позвоните бесплатно:

Как заполнять кассовую книгу ИП (пример)? 7 (499) 938-43-28 — Москва — ПОЗВОНИТЬ

7 (812) 467-43-31 — Санкт-Петербург —ПОЗВОНИТЬ

7 (800) 511-52-74 — Другие регионы — ПОЗВОНИТЬ

Это быстро и бесплатно!