Чем руководствоваться при разработке номенклатуры дел?

Правовые и организационные основы разработки номенклатур дел в настоящее время устанавливаются Правилами делопроизводства2, в соответствии с требованиями которых государственный орган формирует свой документальный фонд из образующихся в его деятельности документов путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел.

Основными нормативно-методическими документами, которыми следует непосредственно руководствоваться при разработке номенклатуры дел, в настоящее время являются:

  • Основные правила работы архивов организаций. Данный нормативно-методический документ одобрен решением коллегии Росархива 06.02.2002. Сейчас ожидается издание нового документа в статусе нормативного (т.е. обязательного для применения) — в следующем году возможно появление Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях;
  • Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций с указанием сроков хранения (утв. приказом Министерства культуры РФ от 31.07.2007 № 1182; далее — Перечень типовых архивных НТД);
  • Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558; далее — Перечень типовых управленческих архивных документов).

https://www.youtube.com/watch?v=ytdeven-GB

Следует иметь в виду, что перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный руководителем Федеральной архивной службы России в 2000 году, совсем недавно признан утратившим силу (согласно приказу Федерального архивного агентства от 26.08.2010 № 6).

Перечни типовых архивных документов со сроками хранения (типовые перечни) являются нормативными документами и имеют обязательный характер. Типовые перечни служат нормативной основой для разработки:

  • ведомственных или отраслевых перечней документов со сроками хранения, создание которых федеральными органами исполнительной власти для подведомственных организаций предусмотрено разделом 5 Правил делопроизводства, и
  • примерных перечней со сроками хранения, которые разрабатывают архивные учреждения в субъектах РФ для однотипных организаций или однотипных категорий документов (по личному составу, образующихся в процессе акционирования и т.п.).

Ведомственные перечни документов со сроками хранения, отражающие отраслевую специфику документальных фондов государственных и иных органов (например, перечень документов со сроками хранения, разработанный Банком России), могут быть использованы как нормативные документы межотраслевого характера при установлении сроков хранения документов, не нашедших отражения в типовых и примерных перечнях.

Нормативными документами для некоторых организаций являются и типовые номенклатуры дел, которые обычно вышестоящие органы разрабатывают и утверждают для сети своих территориальных и подведомственных организаций, осуществляющих однотипные функции. Следовательно, в их деятельности возникают однотипные документы, по отношению к которым возможно сформулировать однотипные заголовки дел, установить обязательные сроки хранения и даже типовую индексацию дел.

Утверждение номенклатуры дел осуществляется

В последнее время архивными учреждениями в субъектах Российской Федерации активно разрабатываются примерные номенклатуры дел для однородных организаций (отделов ЗАГС, «служб одного окна», отделов образования, нотариата и т.п.), которые в основном являются источниками комплектования муниципальных архивов.

Типовые и примерные номенклатуры дел обычно считаются методическими пособиями, которые могут использоваться при разработке индивидуальной номенклатуры дел конкретной организации. Но сроки хранения дел, предусмотренные типовой или примерной номенклатурой дел, должны быть перенесены в индивидуальную номенклатуру без изменений, и в этом заключается «нормативность» данных видов номенклатур дел.

И, наконец, конкретные сроки хранения документов, не установленные перечнями и типовыми или примерными номенклатурами дел, может установить экспертная комиссия (ЭК) или центральная экспертная комиссия (ЦЭК) самостоятельно, оформив решение в протоколе заседания, на котором рассматривался вопрос о согласовании номенклатуры дел на следующий год, или в процессе подготовки соответствующих предложений на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) архивного учреждения.

Предлагаем ознакомиться  Оформление дома по дачной амнистии – пошаговая инструкция в 2019 году

ЭК, в состав которой должны включаться наиболее квалифицированные сотрудники организации, при принятии подобных решений руководствуется действующим законодательством и нормативными правовыми актами федеральных органов исполнительной власти, в которых в настоящее время «точечно» (в связи с регламентацией конкретного вопроса в определенной сфере деятельности) могут устанавливаться (а в последнее время это происходит все чаще) сроки хранения некоторых конкретных видов и разновидностей документов. Эту особенность отраслевого регулирования обычно знают и учитывают в своей деятельности члены ЭК организации.

В алгоритме разработки номенклатуры дел можно выделить 4 этапа работ, выполнение которых требует системных знаний о деятельности организации и о делопроизводстве:

  • 1 этап: выбор типа номенклатуры дел организации, разработка классификационной схемы (главной таблицы);
  • 2 этап: формулирование заголовков дел (описание состава и содержания документа в заголовке дела с использованием так называемых признаков заведения дел) и установление сроков хранения дел;
  • 3 этап: систематизация (расположение) заголовков дел в номенклатуре дел в установленной последовательности (по степени значимости документов и с учетом их взаимосвязи);
  • 4 этап: оформление проекта номенклатуры дел, подписание, согласование и утверждение.

Ответственность за разработку индивидуальной номенклатуры дел конкретной организации возлагается на службу делопроизводства. Архив организации или лицо, ответственное за архив, оказывает методическую и практическую помощь в разработке номенклатуры дел, согласовывает (визирует) ее проект, но не может быть ответственным за ее составление.

Это необходимо помнить при составлении проекта приказа о разработке номенклатуры дел организации на следующий календарный год. К сожалению, довольно часто ответственность за разработку номенклатуры дел в форме прямого поручения в подобного рода приказах возлагается на заведующего архивом, который не отвечает за документальный фонд организации, а обеспечивает комплектование, учет, сохранность и использование архивного фонда.

https://www.youtube.com/watch?v=ytabouten-GB

По общему правилу номенклатура дел организации (сводная) должна составляться на основании индивидуальных номенклатур дел структурных подразделений, согласованных ими с архивом или лицом, ответственным за архив, и подписанных руководителями этих структурных подразделений. Но в подразделениях практически никогда не хватает ресурсов и отсутствуют специалисты, способные разработать собственные номенклатуры.

  • названий дел (папок), в которых хранятся документы, возникающие в деятельности подразделения,
  • баз данных, директорий и представлений, в которых создаются и хранятся документы в электронном виде.

Тем более, что в случаях изменения структуры, направлений деятельности, функций и «коренного» пересмотра номенклатуры дел (1 раз в 5 лет) трудно ожидать от подразделений предоставления качественной номенклатуры. Основную аналитическую работу по созданию номенклатуры дел организации должна основательно выполнить служба делопроизводства самостоятельно или заказать эту работу компании, предоставляющей услуги разработки номенклатуры дел и другие архивные или делопроизводственные услуги на условиях аутсорсинга.

Номенклатура дел должна закреплять систематизацию всех дел, возникающих на всех документируемых участках деятельности организации. На первом этапе разработки номенклатуры дел изучаются устав организации или положение об органе управления, положения о структурных подразделениях, схема организационной структуры, структура и штатная численность, штатное расписание, планы и отчеты по основным направлениям деятельности.

Выявляются временно действовавшие в организации комиссии, подразделения, органы, включая ликвидационную комиссию, дела которой должны быть включены в номенклатуру дел ликвидируемой организации. Анализу подлежат и номенклатуры дел за предыдущие годы, если они составлялись, а также конкретные первичные комплексы документов — дела, сформировавшиеся и в службе делопроизводства на уровне управления организацией, и в структурных подразделениях.

Предлагаем ознакомиться  Как расторгнуть брак через ЗАГС в одностороннем порядке в 2020 году

Результатом работы на первом этапе должны стать решение о типе номенклатуры дел организации и ее классификационная схема (главная таблица). См. Пример 2.

До недавнего времени считалось, что если организация небольшая и не имеет внутренней структуры, то в ней составляется номенклатура дел производственно-отраслевого или функционального типа. Но процессное управление, внедрение матричных (не иерархических) маркетинговых, клиентских и т.п. «рыночных» схем внутренней организации предприятий делают актуальными номенклатуры дел функционального типа даже для крупных организаций.

Самая сложная аналитическая работа выполняется на втором этапе разработки номенклатуры дел, когда формулируются заголовки дел и одновременно определяются/намечаются сроки их хранения. Работу на этом этапе удобно выполнять на бумажных карточках, в таб­лице Excel или в базе данных, что обеспечивает удобство последующей систематизации заголовков дел.

Образец приказа об утверждении номенклатуры дел

Пример 1

Номенклатура дел на 2010 год должна быть разработана в
последнем квартале 2009 года и введена в действие с 1 января 2010 года.

Каждый год номенклатура пересматривается и уточняется, а
не реже чем раз в 5 лет заново составляется и согласовывается. Новая
номенклатура потребуется и при изменении функций и структуры организации, ведь
это серьезно меняет состав документов.

●  систематизация
всех документов, получаемых и создаваемых в процессе деятельности организации;

Пример номенклатуры дел

●  включение
в одно дело документов с учетом объединяющих признаков (хронологического,
предметно-вопросного, номинального и т.п.) или возможного сочетания этих
признаков. Раздельная группировка в дела документов постоянного и временного
сроков хранения;

●  конкретная
и четкая формулировка заголовка дела, которая полностью отражает состав и
содержание документов в нем и исключает возможность включения в дело
документов, не соответствующих его содержанию и сроку хранения;

●  систематизация
дел внутри разделов номенклатуры в соответствии со степенью важности и сроком
хранения документации.

Составление конкретной номенклатуры дел значительно
облегчает наличие типовых или примерных номенклатур. Оба эти вида номенклатур
могут разрабатываться службами ДОУ учреждений, имеющих сеть подведомственных
организаций. Головные компании могут их разрабатывать для своих филиалов,
представительств, дочерних компаний. В этом случае обеспечивается единая
систематизация документов всей компании (группы компаний).

●  Типовая
номенклатура устанавливает типовой состав дел, их единую индексацию, типовые
сроки хранения. Она является нормативным документом, поэтому при составлении
конкретной номенклатуры дел обязательно используются установленные типовой
номенклатурой порядок систематизации заголовков дел и сроки их хранения.

Заголовки дел могут несколько уточняться с учетом специфики состава документов
конкретной организации, но в целом они также переносятся из типовой
номенклатуры в конкретную практически без изменений. Примером такой
номенклатуры может служить типовая номенклатура, разработанная Сбербанком
России для своих отделений;

●  Примерная
номенклатура дел не является нормативным документом. Она устанавливает
примерный состав дел, их индексы и сроки хранения. При использовании примерной
номенклатуры дел в номенклатуре дел конкретной организации может быть изменено
количество дел, составлено несколько заголовков вместо одного или, наоборот, несколько
примерных заголовков дел с одинаковыми сроками хранения объединены в один.

Если номенклатура составляется не впервые, то используются
и номенклатуры дел за предшествующие годы.

Перед составлением номенклатуры необходимо провести
аналитическую работу — изучить состав, содержание и количество всех документов.
В этом помогут: уставы и положения об организации, ее структурных
подразделениях, штатное расписание, классификаторы, справочные картотеки,
номенклатуры дел за прошедшие годы, описи дел постоянного и долговременного
хранения, регистрационно-учетные формы (журналы, картотеки).

Только внимательное изучение документации позволяет
определить ее состав, содержание, количество оригиналов / копий и т.п.
Работникам службы ДОУ, которые составляют номенклатуру дел организации, проще
разобраться с документами, хранящимися у них, и сложнее — с документами
структурных подразделений.

Важное значение имеет также изучение такого параметра
документооборота, как направленность движения основных документопотоков. Это
позволяет выяснить состав постоянных корреспондентов (для формирования дел по
корреспондентскому признаку) и выявить документы, массово концентрирующиеся в
определенных структурных подразделениях, чтобы включить их в номенклатуры этих
подразделений.

Основное требование, предъявляемое к номенклатуре, — охват
всех документов, образующихся в процессе деятельности организации. При этом
должна учитываться как документация, которая создается в самой организации
(внутренняя и исходящая), включая регистрационные карточки, журналы учета,
различные картотеки, так и получаемая от других организаций и лиц (входящая).

Предлагаем ознакомиться  Сроки исполнения решения суда по гражданским делам

В номенклатуру должны быть внесены и документы временно
действующих комиссий, групп, созданных для решения какой-либо конкретной
задачи, документы общественных организаций.

В номенклатуру дел включаются также документы, не
оконченные делопроизводством, которые поступили из других организаций для
продолжения или окончания решения вопроса; дела по вопросам, продолжающимся
более 1 года (так называемые переходящие дела). Они вносятся в номенклатуру
каждого года на протяжении всего срока решения вопроса.

В течение года номенклатура может быть дополнена делами,
образовавшимися после начала года в результате появления в деятельности
организации новых вопросов. Для таких дел в конце каждого раздела номенклатуры
предусматривают несколько резервных номеров (см. в Примере 2 дела с индексами
01-33 и 01-34).

Утверждение номенклатуры дел осуществляется

Не включаются в номенклатуру только печатные издания
(сборники, справочники и т.д.).

Обычно в качестве основы для определения структуры
(разделов) номенклатуры дел организации берут структуру, закрепленную в ее
штатном расписании. Первым разделом сводной номенклатуры всегда идет название
службы ДОУ: Управление делами, канцелярия или др. Последними — наименования
организаций или органов, действующих на общественных началах.

В небольших организациях или в случае отсутствия
стабильной структуры разделами номенклатуры становятся управленческие функции
или направления деятельности, например: Руководство, Кадры, Рекламная
деятельность и т.п.

https://www.youtube.com/watch?v=ytcopyrighten-GB

Номенклатура дел составляется по унифицированной форме,
которая разработана архивными органами и закреплена в настоящее время в
Основных правилах работы архивов организаций. Форма номенклатуры дел
представляет собой таблицу из пяти граф (см. Примеры 2, 3). Каждая строка
табличной части номенклатуры дел называется статьей и описывает одно дело.
Рассмотрим особенности заполнения граф этой таблицы.

В 1 графе проставляют индекс дела, включенного в
номенклатуру.

Индексы дел — условные обозначения, присваиваемые каждому
делу, имеют большое значение для практического использования номенклатуры (см.
графу 1 номенклатур в Примерах 2 и 3). Для обозначения индексов дел
используются арабские цифры.

Обычно индекс дела состоит из цифрового обозначения
структурного подразделения, которое принято в организации, и порядкового номера
дела в пределах структурного подразделения. Например, индекс дела 02-04
означает, что дело было сформировано в структурном подразделении, которому
присвоен индекс «02», и в номенклатуре дел данного подразделения заголовок дела
располагается под номером «04».

Рекомендуется сохранять одинаковые индексы для
однородных дел, сформированных в разных структурных подразделениях. Например,
если заголовок дела «Приказы по основной деятельности» в разделе «Канцелярия»
имеет индекс 01-05, в разделе «Финансовый отдел» это дело должно иметь индекс
03-05, в разделе «Планово-экономический отдел» — 04-05 и т.д.

https://www.youtube.com/watch?v=ytcreatorsen-GB

Индексация структурных подразделений должна быть
постоянной и повторяться из года в год. Переходящие дела вносятся в
номенклатуру каждый раз под одним и тем же индексом.