Понятия и определения

Прежде чем разбираться в наладке этого процесса, следует дать определения основным понятиям. Итак, кадровый учет – это процесс организации учета сотрудников, который связан с официальным оформлением приема на работу, перемещения с одной должности на другую и высвобождения персонала, а также учет трудовых отношений предприятия и его персонала.

Кадровое делопроизводство – это деятельность, которая обеспечивает ведение документации и организацию работы с кадровыми документами.

Таким образом, становится понятно, что кадровое делопроизводство и кадровый учет – это два взаимосвязанных явления, которые направлены на реализацию кадровой политики предприятия.

Что делать, если невозможно самостоятельно организовать кадровый учет пошагово с нуля?

  1. Прежде чем вы возьметесь за кадровую документацию, запаситесь специальными пособиями (можно воспользоваться порталами «Консультант » или «Гарант»). Там имеются актуальные нормативные акты.
  2. Здесь нужно обратить внимание на учредительные деловые бумаги организации. Нужно будет начинать с приема на работу директора предприятия. Изучите Устав самой организации (здесь ведется порядок приема на должность директора, зарплата, срок трудовых книжек и др.)
  3. Какие обязательные деловые бумаги нужны для работодателя?
    • Правила по внутреннему трудовому распорядку, штатное расписание предприятия.
    • График всех отпусков, трудовые книжки, а также определенные трудовые договоры.
    • Книга по учёту движения трудовых книжек и вкладышей в неё, а также специальная книга, где фиксируется доходы и расходы.
    • Табель учёта по рабочему времени, карточки рабочих (личные),форма расчетной бумаги, которая утверждена руководителем предприятия.
    • Деловые бумаги по обработке персональных данных рабочих, расчётные ведомости и все приказы, и др.
  4. Процесс оформления директора. Из решений учредителей вы узнали дату, с которой директор вступил в должность и принялся выполнять обязанности, следовательно, дата не должна быть другой в итоге. Потом конструируется трудовой договор.
  5. Создание основных правил трудового распорядка в организации, а также штатное расписание и другие локальные акты (для этого воспользуйтесь определенным программой). Главное всё проверьте на наличие описок или ошибок!
  6. Здесь идёт заполнение бланков по трудовому договору с рабочими и другая документация (уже должны быть сведения о должностях, зарплате и количестве времени на работу).
  7. Рассмотреть нужно задачи о ведении самих трудовых книжек (кроме директора ещё никто не трудоустроен, следовательно, вся ответственность по ведению книжек лежит на нём).
  8. Здесь уже идет процесс принятия новых рабочих на работу.

Перед работником отдела кадров всегда присутствует сложная задача организации такого вида делопроизводства. Для облегчения этого процесса важно для начала составить примерный план работы и определить, с какой последовательностью необходимо действовать:

  • Правильным решением будет сначала изучить нормативную документацию.
  • Подробно изучив её, производится непосредственная подготовка документооборота. Берутся все учредительные бумаги у руководителя и подробно изучаются. Вся документация должна соответствовать учредительной. У руководителя фирмы важно спросить, какие дополнительные условия он желает внести в распорядок труда. На основании его пожеланий составляются дополнительные необязательные документы.
  • Создание документации:
    • для начала документально оформляется директор;
    • далее составляется штатное расписание и правила внутреннего трудового распорядка;
    • разрабатывается форма трудового договора, который заключается со всеми сотрудниками. В него включаются все пункты, которые необходимы организации;
    • готовятся остальные важные бумаги и журналы;
    • необходимо решить, кто будет отвечать за трудовые книжки. Пока люди официально не приняты на работу, осуществлять их прием будет вынужден руководитель. Соответственно, делается приказ о принятии ответственности за сохранность, заполнение и выдачу трудовых руководителем;
    • после этого начинается официальный прием работников.
  • Важно обеспечить хранение всех кадровых бумаг и их использование.

Учет кадров в организации

После оформления трудоустройства для кадровика наступают обычные трудовые дни. Каждый день ведется табель учёта времени присутствия на работе каждого человека. Раз в год оформляется график отпусков.

Кадровик обязан заниматься документальным передвижением людей на предприятии, готовя соответствующую документацию. Кроме того, он должен составлять множество других бумаг.

Если предприятию пришлось столкнуться с такой проблемой, когда нет возможности самостоятельно наладить кадровые процессы, то решить такую ситуацию не сложно. Для этих целей существуют компании, которые способны оказать такую услугу.

Специалисты консалтинговых компаний проведут аудит и разработают необходимый пакет документов. В целом такие организации призваны решить такие задачи:

  1. Подобрать оптимальную систему кадрового делопроизводства на предприятии.
  2. Разработать внутренние нормативные документы.
  3. Разработать необходимые инструкции и положения.

Помимо этого, такие специалисты могут, при необходимости, руководить созданием службы по управлению персоналом и отделом документооборота. В целом привлечение сторонних специалистов помогает руководству наладить работу в данном направлении. Это очень полезно для предприятия в целом, особенно при его создании.

Цели и задачи

Целью кадрового учета является налаживание эффективной, работающей системы кадрового делопроизводства и оформления надлежащим образом трудовых отношений между работодателем (предприятием) и непосредственно самим работником (персоналом).

А вот задачами, которые призван решать кадровый учет, являются следующие — регламентация взаимоотношений между работодателем и работниками предприятия и создание организационно-правовой основы трудовых отношений.

Поняв, что представляет собой кадровый учет, можно приступить к рассмотрению вопроса о том, как правильно организовать кадровый учет с нуля пошагово.

Предлагаем ознакомиться  Как заставить приставов взыскать долг по алиментам

Необходимые кадровые документы для ООО

Ряд основной документации, используемой кадровым работником:

  • Различные приказы о движении сотрудников: прием, перевод, увольнение, командировка и многие другие.
  • Штатное расписание. Его содержание должно совпадать с данными, указанными в договорах работников. Если что-то не совпадает, это говорит о нарушениях Трудового кодекса РФ. А это, как правило, приводит к наложению штрафов.
  • Табель учета рабочего времени.
  • Трудовые книжки. Кадровик забирает их при приеме на работу, в них делаются соответствующие записи, при увольнении они возвращаются.
  • Правила трудового распорядка внутри организации.
  • Трудовые договора. С каждым человеком заключается такой контракт, он служит началом рабочих отношений. Здесь главное проверить правильность составления, наличие всех подписей и дат. Если в условия работы вносятся изменения, например, перевод трудящегося или изменение оклада, обязательно готовится дополнительное соглашение. Они составляются на каждый случай отдельно.
  • График отпусков. Самое позднее за две недели до конца года во всех организациях должны быть готовы графики ухода работников в отпуск. Важно составить их так, чтобы одновременный отдых людей не сказался на рабочем процессе отдела или компании в целом.
  • Журналы учета. Существует множество журналов, необходимых для учета документов.
  • Обязательно ведется личное дело. Оно включает в себя: карточку Т-2, заявление о приеме на работу, листы ознакомления с приказами работодателя, копия удостоверения личности, справка о медосмотре, копии дипломов и военного билета.
  • Должностные инструкции. В них содержится подробное описание прав и обязанностей сотрудника.
  • Положение по оплате труда и премированию. Регламентирующий документ, на основании которого производятся все начисления заработной платы.

Существует еще много разной документации, которая тоже присутствуют на предприятиях. Но это уже относится к специфическим документам.

Существует ряд документов, которыми обязательным образом руководствуются те, кто ведет кадровый учет и делопроизводство. В первую очередь таким документом является штатное расписание. Оно представляет собой документ, в котором отображается состав, численность в штатном расписании и заработная плата работников, а также наименование должностей.

Следующим шагом является разработка типовой формы кадровых приказов, в которых будут отображены сведения о приеме, переводе на другую должность, направление в отпуск и увольнении работников предприятия.

Следующий обязательный документ — это правила внутреннего трудового распорядка. В них отображаются основные моменты, регламентирующие трудовую деятельность всех сотрудников предприятия. Согласно этому документу, если работник нарушает правила, описанные в документе, он может быть наказан путем привлечением его к дисциплинарной ответственности.

Учет кадров в организации

Также еще одним документом кадрового учета является типовой договор о заключении трудовых отношений между предприятием и работником. Трудовые договоры могут быть однотипными или прорабатываться под каждую должность отдельно. Помимо этого, на предприятии должен быть разработан табель учета рабочего времени, в котором будут отображаться фактические часы, за которые работник будет получать заработную плату.

Также следует помнить о графике отпусков на предприятии. Этот документ разрабатывается не позднее, чем за две недели до окончания года. График отпусков отображает календарный план направления людей в обязательные отпуска. При составлении такого плана следует помнить о том, что персонал должен направляться в отпуск таким образом, чтобы одновременное отсутствие определенных работников не повлекло за собой перерыв в трудовом процессе предприятия.

Не следует забывать и о разработке положения об оплате труда. Этот документ отображает процесс начисления заработной платы персоналу организации, а также регламентирует начисление дополнительных выплат, к примеру, надбавок, поощрений или премий. Заключительным этапом является разработка положений о подразделениях предприятия и должностных инструкций специалистов и работников.

Чтобы не попасть под ответственность перед законом, нужно обязательно знать какие же документы должна иметь организация.

Что должно быть:

  • Протоколы о том, что Общество было создано.
  • Решение самих учредителей о том, что ООО было создано.
  • Заключения от органов по контролю.
  • Деловую бумагу, которая фиксирует государственную регистрацию созданной фирмы.
  • Документы, которые устанавливают право и подтверждают наличие имеющегося имущества у Общества.
  • Специальные бумаги, которые связаны с производством ценных бумаг, в том числе и облигаций.
  • Положения о созданных филиалах организации.
  • Список аффилированных лиц.
  • Специальные протоколы о заседаниях и собраниях органов ООО.
  • Иные деловые бумаги, которые предусмотрены законодательством.

Кадровые документы, по целевой принадлежности, делятся на 2 обширные группы:

  1. Деловые бумаги, которые закреплены с воплощением способов по управлению предприятием труда и персоналу (к примеру, пункты о структурных подразделениях и правила о трудовом распорядке в предприятии, а также другие).
  2. Деловые бумаги, которые связаны с учётом личного количества рабочих (относятся к ним: приказы о приёме на должность или переводе на иную и другие).
Предлагаем ознакомиться  Забыл удержать НДФЛ из зарплаты. Что делать? — Дело Модульбанка

Унифицированные формы по учету кадров

Основные унифицированные формы по учёту кадров:

  1. T-1 «Указ о приеме рабочего на работу».
  2. T-2 «Карточка рабочего, его собственные данные».
  3. T-3 «Штатное расписание».
  4. T-4 «Карточка по учёту научного, научно-педагогического рабочего».
  5. T-5 «Указ о переводе рабочего на иную работу».
  6. T-6 «Указ о предоставлении отпуска работнику».
  7. T-7 «График отпусков».
  8. T-8 «Указ о прекращении трудового соглашения с рабочим».
  9. T-9 «Указ о направлении работника в командировку».
  10. T-10 «Командировочное удостоверение».
  11. T-11 «Указ о поощрении работника».
  12. T-1а «Указ о приеме рабочих на работу».
  13. T-2ГС (МС) «Личная карточка государственного (муниципального) служащего».
  14. T-5а «Указ о переводе работников на другую работу».
  15. T-9а «Указ о направлении работников в командировку».
  16. T-11а «Указ о поощрении рабочих».
  17. T-10а «Служебная задача для направления в командировку и отчет о воплощении его в действие».
  18. T-6а «Указ о предоставлении отпуска работникам».
  19. T-8а «Указ о прекращении трудового соглашения с рабочими».

Итак, прежде чем приступить к организации кадрового учета пошагово с нуля, потребуется четкий план действий, разбитый на этапы. Это поможет не упустить важные моменты в этом процессе.

Учет кадров в организации

Итак, организация ведения кадрового учета в целом подразумевает прохождения следующих этапов:

  1. Создание кадровой службы (отдела) в случае, если предприятие планирует трудоустраивать большое количество работников, или возложение обязанностей по ведению учета на определенного специалиста, если предприятие планирует иметь небольшое количество персонала.
  2. Разработка основной регламентирующей документации (в области управления кадрами предприятия).
  3. Организация делопроизводства (определение того, кто и как будет оформлять документацию, разработка форм приказов по кадровым вопросам, ведение журналов отчетности пр.).
  4. Автоматизация кадрового учета (при необходимости).
  5. Определение способов контроля за правильностью ведения учета (регламентация и возложение полномочий на должностных лиц, отвечающих за надлежащий учет).

Каждый из этих этапов имеет в себе определенные задачи и подзадачи. Необходимо рассмотреть все из них.

Кто этим обычно занимается?

В основном этот вопрос возникает в маленьких организациях. Обычно этим занимается кадровик, так как ведение этого учета является достаточно сложной задачей. К сожалению, не каждого руководителя можно уговорить на введение в штат такой отдельной должности. В связи с этим, ведением кадров часто занимается главный бухгалтер или сам руководитель по совместительству.

Как правило, это происходит в маленьких фирмах с целью экономии. Да и смысла нет на два-три человека вводить дополнительную единицу в штат. В данном случае схема получается такая: руководитель оформляет работников, а главный бухгалтер начисляет им зарплату. Основным законом, который регулирует отношения сотрудника и работодателя, является Трудовой Кодекс РФ. Именно он определяет права и обязанности обеих сторон.

Кто должен вести учет?

Как уже было отмечено ранее, существует два способа определения того, кто будет заниматься ведением учета кадров на предприятии. В целом это зависит от того, сколько человек планируется трудоустроить для достижения целей (как правило, цель предприятия – организация коммерческой деятельности для получения прибыли).

Для крупных компаний рекомендуется создание службы по персоналу или полноценного отдела кадров. Для предприятий небольшого размера допустимо возложение обязанностей кадровика на бухгалтера или секретаря. Однако существует и третий вариант – передача дел по ведению учета на аутсорсинг специализированным организациям.

При создании службы или отдела понадобится создать определенные регламентирующие документы, а именно положение о службе (отделе) и должностные инструкции работников. В случае возложения обязанностей на бухгалтера или секретаря понадобится прописать функции кадровика в должностную инструкцию выбранного работника.

Если существует такая необходимость, рекомендуется направить бухгалтера или секретаря на курсы кадрового делопроизводства. Это поможет повысить квалификацию работников, на которых будут возложены обязанности по кадровым вопросам. А вот если было принято решение сотрудничать со сторонними организациями по вопросу передачи им обязанностей по ведению учета, то обязательным образом требуется заключение договора.

Делопроизводство включает в себя ведение надлежащим образом документации, связанной с приемом, движением и высвобождением кадров.

Обязательным является ведение личных дел, которые заводятся на каждого сотрудника предприятия. Оно включает в себя личную карточку кадрового учета, заявление о приеме, копию паспорта, копии документов об образовании, справку о прохождении медицинского осмотра, копию военного билета (в случае, если таковой имеется) и прочие документы, которые образуется в ходе осуществления работником трудовой деятельности. А также еще одной и очень важной задачей является заполнение трудовых книжек.

Помимо всего вышеперечисленного, могут разрабатываться и другие документы, которые связаны непосредственно со спецификой предприятия, обеспечивающие правильность работы в области учета кадров.

В первую очередь необходимо завести следующие журналы:

  • ознакомления с правилами внутреннего трудового распорядка;
  • регистрации кадровых приказов;
  • регистрации приказов о приеме на работу;
  • регистрации приказов по очередным отпускам;
  • учета больничных листов;
  • регистрации трудовых договоров;
  • учета командированных работников;
  • учета рабочего времени;
  • учета движения трудовых книжек;
  • учета личных карточек;
  • учета проверок.
Предлагаем ознакомиться  Изменения в постановке на кадастровый учет

Помимо самих журналов, в качестве дополнения к ним могут быть разработаны инструкции по их заполнению. А также вся документация, проходящая регистрацию в данных журналах, хранится в отдельных папках согласно утвержденной номенклатуре.

Автоматизация процесса

Для удобства учета на предприятии руководитель должен позаботиться о внедрении специальной программы. В наше время таких систем большое количество, и все они удобны в обращении.

документы

Широко используемая программа — это «1С: Предприятие». Она помогает систематизировать данные. Практически все документы печатаются с неё автоматически. Использование автоматизированных технологий упрощает сам процесс ведения учета.

Как уже стало понятно из изложенной выше информации, кадровый учет – это очень кропотливый процесс, требующий особого внимания от работников, на которых возложена ответственность за ведение этого вопроса. Поэтому на сегодняшний день его можно упростить путем автоматизации.

Существует множество программ, которые упрощают трудовую деятельность кадровикам и уменьшают вероятность допущения каких-либо ошибок. Как правило, на предприятии необходимо устанавливать лицензионные версии такого программного обеспечения. Однако стоит отметить, что покупка такой программы окупит себя в короткие сроки и не даст допустить серьезных ошибок в работе. В целом, такие программы решают такие задачи:

  • ведение кадрового учета согласно трудовому законодательству;
  • составление и формирование отчетности по вопросу кадров;
  • произведение своевременных согласований всех кадровых процессов с расчетным отделом или бухгалтерией.

Одной из самых популярных и востребованных программ на сегодняшний день является 1С с конфигурацией «Управление персоналом».

Нюансы у ИП и ООО

Документация всегда должна быть в порядке. Важно правильно её вести и хранить. Существует несколько нюансов, которые важно брать во внимание в данной сфере:

  • Если ИП впервые оформляет работника, ему нужно будет пройти процесс регистрации в некоторых территориальных органах в статусе работодателя. А конкретнее — в Пенсионном фонде и Фонде социального страхования. Существуют определенные сроки на такую процедуру:
    • 10 дней при оформлении в ФСС;
    • 30 дней на постановку на учет в ПФР.

    Количество дней отсчитывается с первого дня приема на работу первого человека. Если этого не сделать, организацию ждут крупные штрафы.

  • Руководитель должен ознакомлять своих работников со всеми регламентирующими документами под роспись. Для этого заводятся специальные журналы, где сотрудники ставят подпись после того, как прочитали документы. К примеру, расчетный лист организация должна предоставлять каждый месяц лично в руки. В связи с этим, разумно заводить книгу о регистрации их выдачи. Это удобно тем, что в случае возникновения какого-либо конфликта, именно подпись докажет, что документ выдавался.

Штрафы за неведение кадрового учёта

Прежде всего, всё зависит от должности проверяющего и от тяжести этого нарушения. При нарушении определенного законодательства штраф может составлять от 5-ти МРОТ до 50-ти МРОТ. Вообще, при повторном нарушении будет возможно отстранение ответственной личности с периодом от 1-го года до 3 лет.

курсы кадрового делопроизводства

На этом, статья будет закончена. Спасибо за прочтение!

При отсутствии кадрового учета должностные лица будут отвечать по закону «Об административных правонарушениях». Им предусмотрен штраф:

  • на должностное лицо — в размере от 1 до 5 тысяч рублей;
  • на юридических лиц — от 30 до 50 тысяч рублей.

Кроме того, возможна приостановка деятельности организации до 90 суток. Если правонарушение повторяется, руководитель может быть подвергнут дисквалификации.

В случае, если организации предстоит проверка контролирующими органами, важно к ней подготовиться. Для этого нужно знать:

  • о предстоящей процедуре контролирующие инстанции должны предупредить минимум за трое суток;
  • проверка не должна превышать двадцать дней;
  • выездную проверку не имеют право проводить без руководителя.

Этот вид учета является главной составляющей любого предприятия. Поэтому его достоверное ведение позволяет обойти большое количество неприятностей.

Заключение

Подводя итог данной статье, стоит отметить, что кадровый учет и управление персоналом – это взаимосвязанные процессы, где от качества организации первого будет полностью зависеть кадровая политика предприятия.

Упускать из виду кадровые вопросы нельзя ни в коем случае, ведь от них зависит не только деятельность организации, но чаще всего и судьбы работников. Стоит только представить себе, как возмущены те люди, которые не могут получить свою заслуженную пенсию или какую-либо другую выплату из-за некачественного исполнения своих обязанностей кадровиком.

Рассмотрев вопрос о том, как правильно организовать кадровый учет с нуля пошагово, можно приступать к реализации программы по налаживанию этого процесса на предприятии. Самое главное – не пренебрегать рекомендациями Трудового Кодекса, постановлениями Министерства труда, Госкомстата, Росархива и других государственных ведомств.

После того как все кадровые процессы внутри были налажены, не стоит упускать их из виду. Важно помнить о том, что работников, которые занимаются учетом кадров, хотя бы изредка следует направлять на курсы кадрового делопроизводства, для повышения их квалификации. А также следует проводить плановый аудит процессов учета в области кадров. Это поможет поддерживать на должном уровне работу в данном направлении.