Содержание

Законы, факты и домыслы

Более пяти лет закон требует тем или иным способом подтверждать решения собраний хозяйственных обществ.

До сих пор не сложилась единая, непротиворечивая и соответствующая закону практика реализации данных требований.

Возможно, это объясняется ещё и тем, что законодатель, изменив в мае 2014 года Гражданский кодекс, так до сих пор не привёл в соответствие с ним закон «Об обществах с ограниченной ответственностью» (14-ФЗ). И не только его.

Но, возможно, есть и другие причины правовой нескоординированности в данном вопросе.

При этом нормы законов, регулирующие порядок подтверждения решений, непротиворечивы, логически выверены и не допускают двойного прочтения.

Далее – немного теории о возможных способах подтверждения решений, принятых Собранием или единственным Участником, и практики её применения.

Кто хорошо знаком с теорией или вовсе ей не интересуется, может сразу перейти к Примерам или Итогам.

Надеюсь, что в 2020 году мы никогда не узнаем что такое «заверение решений участников ООО», «нотариальное удостоверение решения единственного участника ООО», а также «заверение нотариусом протокола общего собрания ООО» и «нотариально заверенный протокол». Пусть это навсегда останется загадкой Интернета.

Решения общего Собрания ООО

Общество с ограниченной ответственностью – корпоративная организация, и общее Собрание является его высшим органом.

Собрание, как и любой коллегиальный орган, принимает решения по вопросам своей компетенции голосованием, которые фиксируются в протоколе.

Протокол подписывается председательствующим на Собрании и секретарём.

Решения единственного Участника ООО

В обществе одного лица положения 14-ФЗ о созыве и проведении Собрания не применяются, а решения по вопросам, отнесённым к его компетенции, принимаются единственным участником единолично и оформляются письменно.

Подтверждение принятых решений

С 1 сентября 2014 года в соответствии с пунктом 3 статьи 67.1 Гражданского кодекса Российской Федерации требуется подтверждать факт принятия решения на общем собрании (при очном голосовании) и состав участников, присутствовавших при его принятии.

О нотариальном подтверждении факта принятия решений единственным участником ни один ныне действующий закон пока ничего не упоминает.

Даже при увеличении уставного капитала нотариальное подтверждение факта принятия решения с выдачей соответствующего свидетельства требуется только для Собрания.

А для единственного Участника в этом случае необходимо лишь нотариальное свидетельствование подлинности его подписи, подтверждающей это решение, путём проставления на бланке решения соответствующей удостоверительной надписи.

Способы подтверждения решений Собрания

Подтвердить факт принятия решений Собранием и состав участников, присутствовавших при принятии решений, можно различными способами.

Выбранный способ может быть предусмотрен в уставе, либо определён решением Собрания, принятым единогласно.

Факт принятия решения Собранием и состав участников может подтвердить нотариус, выдав организатору Собрания соответствующее свидетельство.

Встречаются, и не только в Интернете, разные прочтения диспозитивных правил, устанавливающих, альтернативные способы подтверждения факта принятия решений Собранием.

Однако при прочтении данной нормы так, как она написана:

«… путем нотариального удостоверения, если иной способ (подписание протокола всеми участниками или частью участников; с использованием технических средств, позволяющих достоверно установить факт принятия решения; иным способом, не противоречащим закону) не предусмотрен уставом такого общества либо решением общего собрания участников общества, принятым участниками общества единогласно»

подпункт 3 пункта 3 статьи 67.1 ГК РФ

можно сделать однозначный вывод, что нотариальное удостоверение для подтверждения факта принятия решения общим Собранием и присутствующих при этом участников возможно в том и только в том случае, если иной способ не указан в уставе или не принят решением данного Собрания.

Иными словами, нотариальное удостоверение возможно лишь в случае, если уставом вообще ничего не предусмотрено, либо предусмотрен один способ подтверждения – нотариальный.

При этом Собрание по единогласному решению всех участников общества может выбрать иной, отличный от указанного (или не указанного) в уставе, способ.

Нотариальный способ подтверждения решений Собрания

В соответствии с Основами о нотариате (статья 103.10) нотариус для установления факта принятия решения Собранием совершает следующие нотариальные действия:

  • присутствует при проведении Собрания

  • проверяет правоспособность общества

  • определяет компетенцию Собрания в части принятия решения

  • определяет наличие кворума

  • на основании подсчёта голосов, представленного счётной комиссией или иным уполномоченным на подсчёт голосов лицом, определяет наличие необходимого количества голосов для принятия решения в соответствии с законодательством и уставом

  • выдаёт соответствующее свидетельство

В целях подтверждения состава участников, присутствовавших при принятии решения, нотариус устанавливает их:

  • личность

  • полномочия

  • право на участие в Собрании

При этом нотариус не проверяет соблюдение порядка созыва Собрания.

Некоторый ошибочно считают, что нотариус заверяет протокол Собрания, или заверяет подписи под ним, как в случае с единственным участником. На самом деле он выдаёт соответствующее свидетельство.

Средняя стоимость таких нотариальных действий на март 2020 года составляет примерно 10.000 рублей.

Способ подтверждения предусмотрен в Уставе

В уставе можно предусмотреть альтернативный способ подтверждения решения Собрания.

Например:

  • подписание протокола всеми участниками или частью участников

  • использование технических средств, позволяющих достоверно установить факт принятия решения

  • иной способ, не противоречащий закону

Участники могут выбрать и указать в уставе только один из этих способов.

Если иное не предусмотрено уставом, данное решение может быть принято 2/3 голосов и с обязательным привлечением нотариуса, если в этом Собрании принимают участие не все участники.

Способ подтверждения принимается самим Собранием

Собрание, независимо от наличия или отсутствия в уставе какого-либо альтернативного способа подтверждения принимаемых им решений, может выбрать иной альтернативный способ подтверждения.

Для этого необходимо присутствие на данном Собрании всех участников общества и принятие ими единогласного решения по этому вопросу. Заранее включать данный вопрос в повестку дня при созыве и подготовке Собрания необязательно.

Способ подтверждения решений Участника

Если факт принятия решений Собрания может увидеть (и подтвердить увиденное) любой присутствующий на Собрании, включая нотариуса, то факт принятия решений не коллегиальным органом, а единственным участником, может подтвердить только сам участник, принявший это решение.

Он может это сделать разными способами (письменно, устно, жестом и т.п.).

Поскольку, в соответствии с законом единственный участник оформляет свои решения письменно, то логично предположить, что и подтверждать он их будет письменно. Например, как в случае увеличения уставного капитала:

«Решение единственного участника общества об увеличении уставного капитала подтверждается его подписью»

пункт 3 статьи 17 14-ФЗ

Там же содержится требование, что подлинность подписи, которой подтверждается решение, должна быть засвидетельствована нотариусом.

При этом:

«Свидетельствуя подлинность подписи, нотариус удостоверяет, что подпись на документе сделана определенным лицом, но не удостоверяет фактов, изложенных в документе»

статья 80 Основ о нотариате

Т.е. нотариус лишь подтверждает подлинность подписи Участника под его решением, но не сам факт принятия им данного решения.

Некоторые эти действия нотариуса называют «нотариальным заверением решений единственного участника ООО». Что, по сути, неверно, но в обыденной речи допустимо, при правильном понимании происходящего. В противном случае это может привести, а иногда и приводит, к непредсказуемым последствиям.

Средняя стоимость таких нотариальных услуг на март 2020 года составляет примерно 1.000 рублей.

Примеры альтернативных способов для Устава

В Интернете присутствуют различные образцы альтернативных способов подтверждения принятых решений Собранием или единственным Участником для указания их в уставах ООО.

В своих Уставах я использую иные конструкции, предусмотренные законом.

Предлагаем ознакомиться  Алгоритм действий работодателя при несчастному случае

Типичные образцы альтернативы из Интернета

Для решений Собрания в Интернете распространена формулировка:

Принятие Собранием решения и состав участников, присутствовавших при его принятии, подтверждаются подписанием протокола председателем и секретарем Собрания, и не требуют нотариального удостоверения, если иное не предусмотрено настоящим Уставом или действующим законодательством.

Такой «способ» можно, наверное, объяснить «заботой» о своих клиентах «разработчиками» уставов. Поскольку протокол и так, в силу закона, подписывается председательствующим и секретарём собрания, то пусть их подписи заодно послужат и соответствующим подтверждением решений.

Однако такой «способ» автоматически не распространяется на общество с одним Участником. При принятии им решений отсутствуют и секретарь, и председательствующий. Сам Участник заменяет их.

Возможно, поэтому в Интернете стали появляться образцы «альтернативного» подтверждения и для решений единственного Участника.

Например, такие:

В соответствии с п. 3 ст. 67.1 Гражданского кодекса Российской Федерации принятие решений единственным участником Общества и состав участников Общества, присутствовавших при их принятии подтверждается путем подписания письменно оформленного решения единственным участником Общества.

     Нотариальное удостоверение принятия решения единственным участником Общества не требуется, если иное не предусмотрено настоящим Уставом или действующим законодательством.

Ущербность подобной формулировки в том, что

  • во-первых, никаких случаев, в том числе и иных, нотариального удостоверения решений единственного участника действующее законодательство не предусматривает

  • во-вторых, указанная ссылка относится исключительно к Собранию, т.е. коллегиальному органу

  • в-третьих, как следствие из «во-вторых», никаких иных присутствовавших участников в обществе одного лица нет по определению

  • в-четвёртых, установленное законом требование обязательного нотариального подтверждения подлинности подписи участника императивно, и не может быть отменено уставом

Причина этих несуразностей заключается в попытке при отсутствии здравого смысла создать непредусмотренную законом непротиворечивую конструкцию.

Альтернативный способ для Собрания в Уставах

В Уставах я использую конструкцию, которая, на мой взгляд, более соответствует требованиям подпункта 3 пункта 3 статьи 67.1 ГК РФ и здравому смыслу.

Закон в качестве альтернативного способа подтверждения первым выделяет «подписание протокола всеми участниками или частью участников«.

В этом случае, помимо обязательного подписания председательствующим и секретарём, протокол общего собрания участников общества должен ещё быть подписан всеми или частью участников.

Что вполне логично.

Председательствующий, в силу закона (если иное не предусмотрено уставом), всегда избирается из числа участников. Обязанности секретаря обычно возлагаются на иных лиц.

Закон предусматривает, но не устанавливает чёткий критерий выбора «части участников». Это должны сделать сами участники и закрепить свой выбор в уставе.

Выбор способа зависит от целей. Если цель защищать интересы участников, включая миноритариев, иногда и в ущерб интересов самого общества, то тогда можно альтернативный способ вообще не использовать, и подтверждать все решения нотариально.

Для сокращения нотариальных издержек можно предусмотреть подтверждение путём подписания протокола всеми участниками общества.

Но такая конструкция может затруднить принятие решений Собранием, даже тех, которые не требуют единогласия.

Можно предусмотреть, что для подтверждения принятых решений протокол подписывается не всеми участниками общества, а лишь присутствовавшими на данном Собрании.

Но при конфликте и такой вариант не всегда удастся реализовать.

Основываясь на практике и логике законов, в своих Уставах я пока использую следующую конструкцию:

Принятие Собранием решения и состав Участников, присутствовавших при его принятии, подтверждаются подписанием протокола Собрания всеми Участниками, принимавшими участие в данном Собрании.

     В случае отказа одного или нескольких Участников от подписания протокола, протокол подписывают Участники, голосовавшие за принятое решение, а при принятии нескольких решений разным составом Участников, они ставят свои подписи в протоколе Собрания под каждым решением, за которое они голосовали.

Такая конструкция подходит как для обществ с несколькими участниками, где решения принимаются Собранием, так и для обществ одного лица, в которых решения принимаются единственным Участником.

Возможно, в будущем она будет корректироваться.

Рекомендуемый Законом способ для Участника

Устав это набор диспозитивных правил, выбранных участниками и отличных от правил, предусмотренных в законе по умолчанию.

Закон не содержит диспозитивных норм (т.е. норм, правила которых могут регулироваться уставом), позволяющих выбрать альтернативные способы подтверждения решений единственного Участника.

В законе есть лишь одна императивная норма (т.е. действующая независимо от её указания или неуказания в Уставе) о способе подтверждения решения Участника – подтверждение собственноручной подписью (пункт 3 ст.17 14-ФЗ).

Поэтому, предусматривая подобное положение в уставе, следует к нему относиться не как к выбранному участником правилу, а лишь, как к «шпаргалке» перемещённой зачем-то из закона в устав. С таким же успехом её можно разместить не в уставе, а в записной книжке участника. Результат будет одинаков.

Тем не менее, откликаясь на многочисленные запросы владельцев обществ и их обслуживающих, предлагаю следующую не альтернативную, а императивную формулировку для устава (или записной книжки) подтверждения решений:

Единственный Участник принимает решения по вопросам, отнесённым к компетенции Собрания единолично, оформляет их письменно и подтверждает своей подписью, подлинность которой в случаях предусмотренных законодательством должна быть засвидетельствована нотариусом.

Возможно, она появится в будущих Уставах.

Итоги​

Следует различать нотариальные действия при подтверждении факта принятия решений Собранием от свидетельствования подлинности подписи Участника под его решением.

Нотариус может не только непосредственно присутствовать при самом принятии решений Собранием, но и наблюдать весь процесс, всю церемонию, которая разворачивается на его глазах. Увиденное он потом может отфиксировать в соответствующем свидетельстве.

Ни нотариус и никто иной не может пока ни физически, ни технически присутствовать при принятии решений не коллегиальным органом, а одним лицом, и наблюдать за процессом принятия этим лицом решения.

Поэтому фактом подтверждения принятия решения единственным участником может являться лишь его собственноручная подпись под письменно оформленным решением.

В этом случае нотариусу остаётся лишь возможность засвидетельствовать подлинность этой подписи в установленных Законом случаях.

Рекомендации

Даже когда законодательство не меняется, время от времени стоит посмотреть на свой устав новым взглядом и, возможно, не дожидаясь рака, грома и петуха, привести его в соответствие с законом и здравым смыслом.

И воспользоваться при этом ускользающей возможностью оформить свой новый устав не в электронном, а в бумажном (человеческом) виде.

Актуальность материала

март 2020

Отметка о получении документа на нем самом

Сначала предлагаем разобраться, какие отметки на документе будут свидетельствовать факт его получения адресатом. А потом расскажем, как стараются увильнуть от этого, и что делать, если вы попали в подобную ситуацию.

Как должно быть?

ГОСТ Р 6.30-2003 рассказывает о реквизите «Отметка о поступлении документа в организацию» (выделен оранжевой заливкой в Примере 1). В процессе регистрации входящего документа данные о нем заносятся в регистрационную форму организации – так он получает входящий номер, который потом и отображается на нем вместе с датой регистрации в нижнем правом углу первого листа или на обороте. В ГОСТе Р 6.

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»

3.29. Отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости – часы и минуты).

Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.

Практика делового оборота выработала еще один способ «расписаться в получении документа» (см. содержимое оранжевой заливки в Примере 2). Причем он более совершенный, потому что при таком оформлении видно, какое должностное лицо организации-адресата и когда получило документ, наличие личного росчерка не позволит ему потом отпираться.

Можно попросить дополнительно удостоверить подпись печатью (а вдруг поставят?), потом это будет вашей зацепкой в случае попыток отречься от получения документа надлежащим лицом.

Что творят!

Давайте посмотрим, как могут оформить отметку на документе так, чтобы она напоминала желанную вами, но при этом все-таки не доказывала факт получения организацией вашего документа. Вариаций на заданную тему может быть множество. Они не ограничиваются приведенными далее примерами. Поэтому будьте бдительны.

Отметку о поступлении документа в организацию могут оформить «красиво» от руки (без штампа и указания наименования организации):

но при этом не внести документ в свою регистрационную форму (не включить его в информационный массив организации) либо после вашего ухода удалить его. Сейчас ведь мало кто ведет рукописные журналы регистрации, из них вытравить запись было гораздо сложнее, чем удалить «строку» из электронного журнала.

Предлагаем ознакомиться  Договор дарения с отменой в случае смерти одаряемого образец

Спасти ситуацию может наличие рядом с данными регистрации входящего документа личного росчерка должностного лица организации-адресата с расшифровкой и указанием должности, включающим наименование организации. При этом нужно понимать, что вам имеют право отказать. Но если организация не собирается потом открещиваться от получения документа, вам могут пойти навстречу. Тогда отметка на вашем экземпляре будет выглядеть так:

В этом случае отметка начинает напоминать показанную в Примере 2 на оранжевом фоне, только дата получения перемещается на первую строку и вместо слова «Получено» стоит входящий номер документа. Благодаря этим трансформациям мы получаем некий гибрид из двух видов отметок.

Если будут упираться, смотреть на вас изумленными глазами и настаивать на том, что ваши пожелания неправильные, то просто предложите оформить 2 корректные отметки: одну – с регистрационным номером и датой, вторую – с подписью должностного лица:

Личный росчерк присутствует в различных реквизитах (в резолюции; в подписи; в надписи, заверяющей копию; в визе, демонстрирующей согласование документа с этим лицом). И только окружающие подпись слова однозначно позволяют толковать, в чем расписался человек. Поэтому если на вашем экземпляре есть только подпись с расшифровкой, да еще без указания должности, то нельзя однозначно сказать, о чем она свидетельствует:

И вам потом придется дополнительно убеждать (например, при рассмотрении дела в суде), что такая отметка доказывает факт получения вашего документа должностным лицом организации-адресата (скорее всего, суд будет оценивать все предъявленные доказательства в совокупности). А дата получения документа при такой отметке вообще не ясна!

Поэтому попросите сразу дописать все необходимые сведения:

С подписью должностного лица организации, которой адресован документ, тоже могут возникнуть сложности:

  • если человек сидит в офисе нужной вам фирмы, это не значит, что он числится в ее штате. Распространена ситуация дробления единого бизнеса на несколько юридических лиц. И расписавшийся человек действительно может быть юристом, но совсем не в организации «Василек», которой адресован ваш документ, а например, в ООО «Ромашка». Это позволит потом «Васильку» откреститься от получения документа, ведь его должностные лица документ не получали, а кто расписался в его получении, они «не знают»;
  • часто в случае конфликта «гонца» вообще в офис не пускают, забирая документ у входа на охране, и потом выносят его с отметкой, в которой есть подпись, но «гонец» не видел, кто ее поставил.

«Лечить» подобные уловки можно проставлением оттиска печати организации-адресата. Попросите сделать это. Строго говоря, делать это адресат не обязан, но так он сможет развеять ваши сомнения (а потом и сомнения судьи) в факте получения документа надлежащим лицом.

Какой можно сделать вывод? «Комплекс», гарантирующий юридическую силу отметки о получении документа, следующий:

  • слово «Получил», «Получено» либо «Документ получил» или иная фраза с аналогичным смыслом;
  • личный росчерк должностного лица организации-адресата;
  • его расшифровка в виде фамилии и инициалов;
  • полное указание должности, включая наименование организации;
  • дата получения документа.

Добиваемся подтверждения факта получения документа

Входящий номер и оттиск печати факультативны. Их назначение мы объяснили выше.

Берите с собой несколько экземпляров документа. Один отдадите адресату, на втором попросите оформить отметку о получении. И если с первого раза она не получится в надлежащем виде, то у вас должны быть экземпляры для последующих попыток.

Старайтесь получить максимум. А потом оценивайте, хватит ли вам того, что удалось добыть. Если нет, то лучше признаться себе в этом сразу и организовать еще одну доставку документа, но уже другим способом.

Решения общего Собрания ООО

Общество с ограниченной ответственностью – корпоративная организация, и общее Собрание является его высшим органом.

Собрание, как и любой коллегиальный орган, принимает решения по вопросам своей компетенции голосованием, которые фиксируются в протоколе.

Протокол подписывается председательствующим на Собрании и секретарём.

https://www.youtube.com/watch?v=ytdevru

Подтвердить факт принятия решений Собранием и состав участников, присутствовавших при принятии решений, можно различными способами.

Выбранный способ может быть предусмотрен в уставе, либо определён решением Собрания, принятым единогласно.

Факт принятия решения Собранием и состав участников может подтвердить нотариус, выдав организатору Собрания соответствующее свидетельство.

Встречаются, и не только в Интернете, разные прочтения диспозитивных правил, устанавливающих, альтернативные способы подтверждения факта принятия решений Собранием.

«… путем нотариального удостоверения, если иной способ (подписание протокола всеми участниками или частью участников; с использованием технических средств, позволяющих достоверно установить факт принятия решения; иным способом, не противоречащим закону) не предусмотрен уставом такого общества либо решением общего собрания участников общества, принятым участниками общества единогласно»

подпункт 3 пункта 3 статьи 67.1 ГК РФ

можно сделать однозначный вывод, что нотариальное удостоверение для подтверждения факта принятия решения общим Собранием и присутствующих при этом участников возможно в том и только в том случае, если иной способ не указан в уставе или не принят решением данного Собрания.

Иными словами, нотариальное удостоверение возможно лишь в случае, если уставом вообще ничего не предусмотрено, либо предусмотрен один способ подтверждения – нотариальный.

При этом Собрание по единогласному решению всех участников общества может выбрать иной, отличный от указанного (или не указанного) в уставе, способ.

В соответствии с Основами о нотариате (статья 103.10) нотариус для установления факта принятия решения Собранием совершает следующие нотариальные действия:

  • присутствует при проведении Собрания

  • проверяет правоспособность общества

  • определяет компетенцию Собрания в части принятия решения

  • определяет наличие кворума

  • на основании подсчёта голосов, представленного счётной комиссией или иным уполномоченным на подсчёт голосов лицом, определяет наличие необходимого количества голосов для принятия решения в соответствии с законодательством и уставом

  • выдаёт соответствующее свидетельство

В целях подтверждения состава участников, присутствовавших при принятии решения, нотариус устанавливает их:

  • личность

  • полномочия

  • право на участие в Собрании

При этом нотариус не проверяет соблюдение порядка созыва Собрания.

Некоторый ошибочно считают, что нотариус заверяет протокол Собрания, или заверяет подписи под ним, как в случае с единственным участником. На самом деле он выдаёт соответствующее свидетельство.

Средняя стоимость таких нотариальных действий на март 2020 года составляет примерно 10.000 рублей.

В уставе можно предусмотреть альтернативный способ подтверждения решения Собрания.

Например:

  • подписание протокола всеми участниками или частью участников

  • использование технических средств, позволяющих достоверно установить факт принятия решения

  • иной способ, не противоречащий закону

Участники могут выбрать и указать в уставе только один из этих способов.

Если иное не предусмотрено уставом, данное решение может быть принято 2/3 голосов и с обязательным привлечением нотариуса, если в этом Собрании принимают участие не все участники.

Собрание, независимо от наличия или отсутствия в уставе какого-либо альтернативного способа подтверждения принимаемых им решений, может выбрать иной альтернативный способ подтверждения.

Для этого необходимо присутствие на данном Собрании всех участников общества и принятие ими единогласного решения по этому вопросу. Заранее включать данный вопрос в повестку дня при созыве и подготовке Собрания необязательно.

Доставка по электронной почте

Если адресат отбился от ваших просьб (не удостоверил факт получения документа нужным вам способом) и успокоился на этом, то отрезвить его может получение того же документа позже в качестве заказного почтового отправления с описью вложений и уведомлением о вручении.

https://www.youtube.com/watch?v=ytadvertiseru

При этом вам важно сохранить все документы, выданные на почте при отправке, и потом дождаться заполненного получателем уведомления о вручении. «Почтовые» документы лучше хранить с вашим экземпляром документа (так потом будет легче понять / вспомнить, что именно вы отправляли).

Отправлять нужно на юридический адрес организации. Его можно посмотреть в документах, которые вы получали или подписывали с этой организацией (договор, письмо, счет на оплату и др.). Если эти документы оформлялись давно, то на всякий случай стоит проверить, не изменился ли адрес организации в ЕГРЮЛ, по которому она обязана получать корреспонденцию.

Рисунок 1

Доставка по «обычной» почте

Если между сторонами заключен договор и документ, который вы пытаетесь доставить, относится к регулируемым им отношениям, а в договоре стороны прописали, что переписка по электронной почте или факсовые сообщения приравниваются к полноценным документам, то вам повезло (см. Пример 6). Направляйте свое письмо по указанному в договоре адресу. Это будет оперативно и эффективно.

В противном случае придется учесть, что электронную переписку суды пока воспринимают неоднозначно: используют только в совокупности с другими доказательствами и не считают электронное письмо как таковое юридически значимым документом.

Елизавета Добренко, юрист

Предлагаем ознакомиться  Что слышно о материнском капитале

Самая главная характеристика любого доказательства и слабое место электронных документов – это достоверность содержащихся в них данных. По общему правилу помимо подтверждения правдивости сведений документа важна и аутентификация – подтверждение авторства документа. Если же документ электронный, то помимо вышеназванных характеристик необходимо также подтверждение отправителя и получателя.

Еще нужно понимать, что судья рассматривает и оценивает все доказательства по своему внутреннему убеждению, предугадать которое заранее достаточно проблематично. Хотя можно изучить судебную практику по вашему территориальному округу и «прикинуть» свои шансы.

Заметим, что не только судьи, но и все юридическое сообщество придерживается двух точек зрения об электронных доказательствах. Одни принимают переписку с учетом остальных обстоятельств дела. Другие считают, что по письму без электронной подписи невозможно с достаточной достоверностью определить его автора, а для подтверждения отправителя и получателя письма требуются дополнительные усилия. Ведь даже «запароленной» почтой, как в офисе, так и дома, теоретически может воспользоваться другое лицо.

Пример 6

Условия договора, придающие электронной переписке юридическую силу

7.2. Стороны признают юридическую силу за документами, переданными по факсимильной связи и электронной почте.

7.3. Стороны определили, что взаимодействие между ними будет происходить с использованием номеров телефонов (факсов) и адресов электронной почты, поименованных в разделе 10 «Реквизиты и подписи сторон». Стороны принимают на себя обязанность при изменении телефонных номеров, адресов электронной почты и полномочных представителей уведомлять об этом контрагента в течение трех рабочих дней.

на

Электронная подписка за 8400 руб.Печатная версия за YYY руб.

Способ подтверждения решений Участника

В обществе одного лица положения 14-ФЗ о созыве и проведении Собрания не применяются, а решения по вопросам, отнесённым к его компетенции, принимаются единственным участником единолично и оформляются письменно.

Если факт принятия решений Собрания может увидеть (и подтвердить увиденное) любой присутствующий на Собрании, включая нотариуса, то факт принятия решений не коллегиальным органом, а единственным участником, может подтвердить только сам участник, принявший это решение.

Он может это сделать разными способами (письменно, устно, жестом и т.п.).

«Решение единственного участника общества об увеличении уставного капитала подтверждается его подписью»

пункт 3 статьи 17 14-ФЗ

Там же содержится требование, что подлинность подписи, которой подтверждается решение, должна быть засвидетельствована нотариусом.

«Свидетельствуя подлинность подписи, нотариус удостоверяет, что подпись на документе сделана определенным лицом, но не удостоверяет фактов, изложенных в документе»

статья 80 Основ о нотариате

Т.е. нотариус лишь подтверждает подлинность подписи Участника под его решением, но не сам факт принятия им данного решения.

Некоторые эти действия нотариуса называют «нотариальным заверением решений единственного участника ООО». Что, по сути, неверно, но в обыденной речи допустимо, при правильном понимании происходящего. В противном случае это может привести, а иногда и приводит, к непредсказуемым последствиям.

Средняя стоимость таких нотариальных услуг на март 2020 года составляет примерно 1.000 рублей.

Способы подтверждения решений Собрания

С 1 сентября 2014 года в соответствии с пунктом 3 статьи 67.1 Гражданского кодекса Российской Федерации требуется подтверждать факт принятия решения на общем собрании (при очном голосовании) и состав участников, присутствовавших при его принятии.

О нотариальном подтверждении факта принятия решений единственным участником ни один ныне действующий закон пока ничего не упоминает.

Даже при увеличении уставного капитала нотариальное подтверждение факта принятия решения с выдачей соответствующего свидетельства требуется только для Собрания.

https://www.youtube.com/watch?v=ytaboutru

А для единственного Участника в этом случае необходимо лишь нотариальное свидетельствование подлинности его подписи, подтверждающей это решение, путём проставления на бланке решения соответствующей удостоверительной надписи.

В Интернете присутствуют различные образцы альтернативных способов подтверждения принятых решений Собранием или единственным Участником для указания их в уставах ООО.

В своих Уставах я использую иные конструкции, предусмотренные законом.

Принятие Собранием решения и состав участников, присутствовавших при его принятии, подтверждаются подписанием протокола председателем и секретарем Собрания, и не требуют нотариального удостоверения, если иное не предусмотрено настоящим Уставом или действующим законодательством.

Такой «способ» можно, наверное, объяснить «заботой» о своих клиентах «разработчиками» уставов. Поскольку протокол и так, в силу закона, подписывается председательствующим и секретарём собрания, то пусть их подписи заодно послужат и соответствующим подтверждением решений.

Однако такой «способ» автоматически не распространяется на общество с одним Участником. При принятии им решений отсутствуют и секретарь, и председательствующий. Сам Участник заменяет их.

Возможно, поэтому в Интернете стали появляться образцы «альтернативного» подтверждения и для решений единственного Участника.

В соответствии с п. 3 ст. 67.1 Гражданского кодекса Российской Федерации принятие решений единственным участником Общества и состав участников Общества, присутствовавших при их принятии подтверждается путем подписания письменно оформленного решения единственным участником Общества.

     Нотариальное удостоверение принятия решения единственным участником Общества не требуется, если иное не предусмотрено настоящим Уставом или действующим законодательством.

Ущербность подобной формулировки в том, что

  • во-первых, никаких случаев, в том числе и иных, нотариального удостоверения решений единственного участника действующее законодательство не предусматривает

  • во-вторых, указанная ссылка относится исключительно к Собранию, т.е. коллегиальному органу

  • в-третьих, как следствие из «во-вторых», никаких иных присутствовавших участников в обществе одного лица нет по определению

  • в-четвёртых, установленное законом требование обязательного нотариального подтверждения подлинности подписи участника императивно, и не может быть отменено уставом

Причина этих несуразностей заключается в попытке при отсутствии здравого смысла создать непредусмотренную законом непротиворечивую конструкцию.

https://www.youtube.com/watch?v=ytcreatorsru

В Уставах я использую конструкцию, которая, на мой взгляд, более соответствует требованиям подпункта 3 пункта 3 статьи 67.1 ГК РФ и здравому смыслу.

Закон в качестве альтернативного способа подтверждения первым выделяет «подписание протокола всеми участниками или частью участников».

В этом случае, помимо обязательного подписания председательствующим и секретарём, протокол общего собрания участников общества должен ещё быть подписан всеми или частью участников.

Что вполне логично.

Председательствующий, в силу закона (если иное не предусмотрено уставом), всегда избирается из числа участников. Обязанности секретаря обычно возлагаются на иных лиц.

Закон предусматривает, но не устанавливает чёткий критерий выбора «части участников». Это должны сделать сами участники и закрепить свой выбор в уставе.

Выбор способа зависит от целей. Если цель защищать интересы участников, включая миноритариев, иногда и в ущерб интересов самого общества, то тогда можно альтернативный способ вообще не использовать, и подтверждать все решения нотариально.

Для сокращения нотариальных издержек можно предусмотреть подтверждение путём подписания протокола всеми участниками общества.

Но такая конструкция может затруднить принятие решений Собранием, даже тех, которые не требуют единогласия.

Можно предусмотреть, что для подтверждения принятых решений протокол подписывается не всеми участниками общества, а лишь присутствовавшими на данном Собрании.

Но при конфликте и такой вариант не всегда удастся реализовать.

Принятие Собранием решения и состав Участников, присутствовавших при его принятии, подтверждаются подписанием протокола Собрания всеми Участниками, принимавшими участие в данном Собрании.

     В случае отказа одного или нескольких Участников от подписания протокола, протокол подписывают Участники, голосовавшие за принятое решение, а при принятии нескольких решений разным составом Участников, они ставят свои подписи в протоколе Собрания под каждым решением, за которое они голосовали.

Такая конструкция подходит как для обществ с несколькими участниками, где решения принимаются Собранием, так и для обществ одного лица, в которых решения принимаются единственным Участником.

Возможно, в будущем она будет корректироваться.

https://www.youtube.com/watch?v=ytpolicyandsafetyru

Устав это набор диспозитивных правил, выбранных участниками и отличных от правил, предусмотренных в законе по умолчанию.

Закон не содержит диспозитивных норм (т.е. норм, правила которых могут регулироваться уставом), позволяющих выбрать альтернативные способы подтверждения решений единственного Участника.

В законе есть лишь одна императивная норма (т.е. действующая независимо от её указания или неуказания в Уставе) о способе подтверждения решения Участника – подтверждение собственноручной подписью (пункт 3 ст.17 14-ФЗ).

Поэтому, предусматривая подобное положение в уставе, следует к нему относиться не как к выбранному участником правилу, а лишь, как к «шпаргалке» перемещённой зачем-то из закона в устав. С таким же успехом её можно разместить не в уставе, а в записной книжке участника. Результат будет одинаков.

Единственный Участник принимает решения по вопросам, отнесённым к компетенции Собрания единолично, оформляет их письменно и подтверждает своей подписью, подлинность которой в случаях предусмотренных законодательством должна быть засвидетельствована нотариусом.

https://www.youtube.com/watch?v=ytcopyrightru

Возможно, она появится в будущих Уставах.