Требования к составлению и оформлению документа

Письмо строят по определенной схеме:

  1. Введение. В нем указываются мотивы и причины написания документа, факты, ссылки на прошлые события, решения вышестоящих организаций.
  2. Доказательства. Тут излагаются обоснования всего того, что изложено в документе.
  3. Заключение. В нем делаются выводы, выдвигаются предложения, просьбы, требования.

Возможен и такой вариант, когда служебное письмо содержит только заключительную часть без каких-либо объяснений.

Как правило, письма не имеют больших объемов, обычно это примерно одна страница.

Каким бы способом не отправлялся документ, составление служебного письма подчинено единым требованиям оформления. Они несложные и знание определенных нюансов может когда-то пригодиться.

Давайте рассмотрим, как правильно написать служебное письмо. Пример приведен ниже.

Вот так оформляется подобное письмо.

Общие сведения

Определения

Письма — это бумаги, которые объединены в большую группу по способу их передачи, а именно почтой. На любом предприятии их насчитывается просто огромное количество. Они делятся на входящие и исходящие. В письмах может находится совершенно разная информация, например, приветствие, пожелание, поздравление, да и вообще всё, что угодно. По ГОСТу письма оформляются на специальных бланках формата А4.

СПРАВКА! Если письмо маленькое, имеющее не больше 7 строчек текста, то можно использовать формат А5.

На любом документе должна стоять дата, и на письме в том числе. Дата на письме пишется та, когда его подписали.

Письмо составляется согласно определенной схеме.

  1. Сначала делается введение, в котором описаны причины и мотивы написания письма, а также факты, ссылки на прошлые события, решения вышестоящих организаций.
  2. После введения идёт доказательство. Здесь излагаются обоснования того, что описано в документе.
  3. Заключение является последней частью письма. В ней излагаются выводы, выдвигаются просьбы, предложения, требования.

Может быть такой вариант, что служебное письмо включает в себя только заключение без любых объяснений. Обычно все письма являются небольшими по объему и чаще всего занимают одну страницу.

Каждое письмо имеют свою определенную цель, какой являются побудительные мотивы. Это означает, что содержание писем должно быть коротким, понятным, четким, не должно содержать ненужную лишнюю информацию.

Существуют правила оформления документа, которые нужно соблюдать. Конкретно служебное письмо должно быть посвящено какому-то одному вопросу. Такой подход значительно упрощает дальнейшую обработку всех писем и позволяет ускорить исполнение внутри компании.

Предлагаем ознакомиться  Сроки давности выплаты долга

Текст служебных писем должен быть изложен в третьем лице, в единственном числе. Например, «В следующем месяце университет планирует…». Подписывать любые служебные письма имеет право руководитель компании. Если он по какой-то причине отсутствует, то его полномочия на время передаются человеку, исполняющему его обязанности.

СПРАВКА! На сегодняшний день отправлять служебные письма можно не только обыкновенной почтой, но и по факсу, телеграфу, электронной почте. Понятно, что последний вариант является самым удобным и пользующимся популярностью в наше время.

Требования к составлению и оформлению документа

Образец служебного письма по госту

Целью любого письма являются побудительные мотивы. А значит, содержание должно быть четким, понятным, кратким, без лишней и ненужной информации. Есть несколько правил, которые нужно выполнять при оформлении документа.

Служебное деловое письмо посвящается какому-то одному вопросу. Это упрощает их дальнейшую обработку, что позволяет ускорить исполнение внутри организации.

Текст излагается в третьем лице и единственном числе. Например: «В ближайшее время школа планирует…».

Право подписи любого служебного документа, а значит, и писем, имеет руководитель организации, а во время его отсутствия полномочия передаются временно исполняющему обязанности директора.

В настоящее время служебное письмо можно отправить не только почтой, есть еще телеграф, факсимильная связь, ну и, конечно же, интернет-почта, которая является наиболее удобным и востребованным вариантом.

Подробности

Неважно, каким способом будет отправлен документ, он должен быть правильно оформлен и составлен. Правила оформления служебных писем несложные и все должны знать, как нужно писать этот документ.

Реквизиты письма

Служебное письмо является общим названием большой группы всех деловых документов, нужные для общения организаций между собой, а также с обычными гражданами.

Они должны содержать обязательные реквизиты, такие как:

  1. — дата;
  2. — номер письма;
  3. — если служебное письмо пишется в ответ на какой-то документ, то номер и дата этого документа должны быть указаны.;
  4. — заголовок текста, который должен быть в виде одной фразы.
  5. Важно, чтобы отдельные составные части реквизитов были написаны правильно. К ним относятся:
  6. — название предприятия, организации, компании;
  7. — структурное подразделение;
  8. — должность исполнителя, а также его фамилия и инициалы;
  9. — адрес получателя.

Образец написания можно найти в интернете.

ВАЖНО! Если письмо будет отправляться нескольким адресатам, то первым указывается адрес основного получателя, а потом остальных.

Классифицировать все служебные письма можно по разнообразным признакам. Они могут быть связаны с их содержанием, назначением, значимостью, статусом адресата, срочностью.

Данная квалификация относится к самым универсальным. Ниже рассмотрим некоторые из этих видов немного подробнее.

Сопроводительные служебные письма

Предлагаем ознакомиться  Письмо в электросеть образец

Предназначение сопроводительного письма в том, что с помощью этого документа получателя информируют о том, что к нему отправлены какие-то документы. Также в нем может быть что-то уточнено или разъяснено. Данное письмо не включает в себя адресную часть. Чаще всего сопроводительное письмо начинается со слов:

Образец служебного письма по госту

«Сообщаем Вам…» или что-то подобное. Также там можно иметься и другая информация по поводу производственной или управленческой ситуации. К примеру, «В соответствии с договорённостям…». Такое письмо может содержать в своем тексте просьбы или пояснения по поводу тех документов, которые приложены к сопроводительном у письму.

СПРАВКА! Такое письмо должно быть оформлено на бланке. На нем обязательно должны быть реквизиты, а также отметка об имеющихся приложениях.

Письмо-приглашение

Этот документ предназначен для того, чтобы пригласить адресата участвовать в каком-то мероприятии. Такое письмо может отправлять как конкретному человеку, так и компании.

Такие письма чаще всего начинаются со фраз «Приглашаем Вас на …» или что-то подобное. В приглашении должна указываться суть будущего мероприятия и указываться его дата и время проведения.

Служебное информационное письмо

Такое письмо является, пожалуй, самым распространенным. Их сутью является предоставление какой-то информации официального характера. В основном информационные письма очень похожи друг на друга и из рассылка осуществляется управленческими структурами в подведомственные организации. Информационные письма могут содержать отдельные законодательные положения, рекомендации и предложения.

Рекламное письмо

Гарантийное письмо

Данный документ включает в себя обязательства или их подтверждение. Он должен быть адресован конкретному человеку или организации. Такие письма могут быть гарантом оплаты товаров, или аренды, или услуг, или сроков проведения работ. Гарантийное письмо должно быть подписано двумя лицами — директором и главным бухгалтером. Кроме того, оно должно быть завершено печатью.

Претензионное письмо

Реквизиты письма

Служебное письмо – общее название большой группы деловых документов, которые необходимы для общения учреждений между собой и с обычными гражданами. Они содержат обязательные элементы в оформлении.

Реквизиты служебного письма:

  1. Дата.
  2. Номер письма.
  3. Ссылки на регистрационные номера и даты тех документов, на которые пишется ответ.
  4. Заголовок текста в виде одной фразы.

Кроме того, правильно должны быть указаны отдельные составные части реквизитов:

  1. Название фирмы.
  2. Структурное подразделение.
  3. Должность исполнителя.
  4. Фамилия и инициалы.
  5. Адрес получателя.
Предлагаем ознакомиться  Конвенция ООН о правах ребёнка

В том случае, когда письмо адресовано нескольким людям или организациям, вначале указывают основного получателя (его адрес), а затем уж остальных.

Классификации служебных писем

Служебные письма могут быть классифицированы по совершенно разным признакам, которые могут быть связаны с назначением, содержанием, значимостью, срочностью, статусом адресата.

Вообще все деловые письма можно разделить на такие виды:

  1. Сопроводительные.
  2. Письмо-запрос.
  3. Информационные.
  4. Рекламные.
  5. Гарантийные.
  6. Претензионные.
  7. Арбитражные.
  8. Письма-напоминания.
  9. Письма-подтверждения.
  10. Письма-просьбы.
  11. Письма-извещения.

Такая классификация является наиболее универсальной. Давайте рассмотрим подробнее некоторые разновидности делового письма.

Сопроводительное письмо

Сопроводительное служебное письмо – документ, с помощью которого информируют получателя о том, что к нему направлены какие-либо бумаги, возможно, что-то разъясняется или уточняется. Такое письмо не содержит адресной части.

Как правило, такой документ начинается словами: «Направляем Вам…», «Сообщаем Вам…»

Может вместе с тем содержаться и какая-либо дополнительная информация относительно производственной или управленческой ситуации. Например: «В соответствии с договоренностями…»

Текст такого документа может содержать пояснения или просьбы относительно тех материалов, что приложены к сопроводительному письму. Оформляется оно на бланке. Кроме всех вышеуказанных реквизитов, в нем должна быть отметка о присутствии приложений.

Информационное письмо

Такой вид письма очень распространен. В нем отправителю сообщается информация официального характера. Как правило, такие письма довольно типичны и рассылаются управленческими структурами в подведомственные организации. В них могут быть указаны отдельные законодательные положения, предложения и рекомендации.

Кстати, информационные письма могут иметь приложения. Объемы документа, как правило, не превышают нескольких страниц. Подписываются они руководителем предприятия.

Письмо-извещение

Такой документ информирует о мероприятиях (общественных). Письма рассылаются большому количеству организаций или людей для их привлечения, участия. Они могут информировать не только о проведении мероприятий, месте и времени, но и одновременно и зазывать для участия. В письме могут содержаться приложения, например, анкета участника, программа мероприятия.

Вместо послесловия

В нашей статье мы рассмотрели наиболее используемые виды деловых писем, а также нюансы их написания. Немного изучив тему, вы теперь можете свободно в ней ориентироваться и не растеряетесь, если к вам обратятся с предложением: «Составьте служебное письмо». Как вы могли убедиться, в этом нет ничего сложного, особенно если помнить все основные требования и реквизиты для написания документа. Пример того, как оформить служебное письмо (образец), мы привели в статье. Желаем вам удачи.