Содержание

Суть инвентаризации

Инвентаризация недвижимого имущества и оборудования предполагает проверку достоверности  информации фактического и бухгалтерского учета с помощью их сличения друг с другом. Эта процедура должна осуществляться не менее одного раза за год, о чем указано в специальных Методических указаниях, и подразумевает действительную перепись отдельных позиций и объектов учета, их количество и техническое состояние в целом.

Что касается животных в сельском хозяйстве, то они инвентаризируются ежеквартально, а, к примеру, библиотечные фонды должны контролироваться не менее одного раза за пять лет. Периодичность исполнения инвентаризаций и их число, а также иные особенности обязательно необходимо фиксировать в принимаемой учетной политике компании.

Объектом учета и контроля при инвентаризации основных средств принимается инвентарный объект, то есть полностью укомплектованный предмет с комплектующими и принадлежностями, обособленный, способный самостоятельно выполнять определенные функции.

Не реже какого срока должна осуществляться инвентаризация?

Инвентаризация основных средств должна осуществляться не реже 1 раза в 3 года, а библиотечных фондов не реже 1 раза в 5 лет (п. 1.5 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств).

Точные сроки проведения инвентаризаций определяются компанией самостоятельно. Как правило, инвентаризация ОС проводится перед годовой отчетностью. Однако законодательством установлены случаи, в которых компания обязана провести инвентаризацию:

  • передача имущества в аренду;
  • реорганизация;
  • ликвидация;
  • продажа имущества;
  • смена материально ответственных лиц или руководителя коллектива (а также по требованию членов коллектива или при выбытии из коллектива больше половины его участников — для участников договора о коллективной ответственности);
  • установление фактов хищения, злоупотребления, порчи имущества;
  • перед составлением бухотчетности за год;
  • чрезвычайные ситуации.

Изучим порядок проведения инвентаризации основных средств.

Порядок и этапы корректного проведения инвентаризации всех объектов основных средств (фото к каждому шагу)

  • при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
  • перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
  • при смене материально ответственных лиц;
  • при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;
  • в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
  • при реорганизации или ликвидации организации;
  •  других случаях, предусмотренных законодательством.

Основные средства проверять необходимо раз в три года (п. 27 Положения о бухгалтерском учете и отчетности в РФ, утвержденное Приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н.) 

Кроме того, руководитель организации имеет право самостоятельно назначить проведение инвентаризации. Для этого ему необходимо определить количество данных мероприятий в отчетном году, их даты, перечень проверяемого имущества и финансовых обязательств при каждой из них (пп. 2.1 п. 2 Методических указаний по инвентаризации).

Порядок проведения инвентаризации имущества и обязательств организации необходимо прописать в учетной политике (п. 3 ст. 6 Федерального Закона № 402-ФЗ).

Комментирует Юлия Бусыгина, руководитель направления обучения по бухгалтерскому учету, Контур.Школа: «Не обязательные случаи проведения инвентаризации фиксируют в учетной политике. Укажите случаи, сроки, состав инвентаризационной комиссии. Случаи, когда инвентаризация обязательна по закону, в учетной политике фиксировать не нужно».

1. Подготовительный этап:

  • подготовка приказа о проведении инвентаризации;
  • формирование инвентаризационной комиссии;
  • определение сроков проведения и видов инвентаризуемого имущества;
  • получение расписок от материально ответственных лиц и т д.
  • распечатка инвентаризационных описей товарно-материальных ценностей (форма № ИНВ-3) отдельно на каждое материально ответственное лицо.

Основным документом, который определяет порядок проведения инвентаризации являются Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденные приказом Минфина России от 13.06.1995 № 49. В них же содержатся  формы по учету результатов инвентаризации, которые утверждены Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88 (в ред. от 27.03.2000).

2. Взвешивание, обмеривание, подсчет, выявление и проверка фактического наличия имущества и обязательств, а также составление инвентаризационных описей.

3. Сопоставление данных инвентаризационных описей с данными бухгалтерского учета: выявляются расхождения, составляются сличительные ведомости и определяются причины расхождений.

4. Оформление результатов инвентаризации. На этом этапе данные бухгалтерского учета приводятся в соответствие с результатами инвентаризации, лица, виновные в неправильном учете имущества, привлекаются к административной ответственности.

Исправляя ошибки по результатам инвентаризации, нужно соблюдать два правила:

  • Во-первых, инвентаризация должна быть закончена до подписания отчетности и сдачи ее в налоговую инспекцию.
  • Во-вторых, записи по исправлению ошибок датируются датой окончания инвентаризации либо 31 декабря отчетного года.

Изменения в утвержденную и сданную бухгалтерскую отчетность вносить нельзя. В такой ситуации все ошибки исправляют в текущем году.

Законодательно не предусмотрена ответственность за непроведение инвентаризации. Однако, инспекция может оштрафовать вас за недостоверность данных учета и отчетности (ст. 120 НК РФ; ст. 15.11 КоАП РФ). Правда, для этого ей придется самой найти расхождения учетных данных с реальными. Хоть это и не просто сделать за предыдущие периоды, но ничего невозможного нет.

Советуем посмотреть запись вебинара «Как провести и оформить инвентаризацию в бухгалтерском и налоговом учете». Лектор на практических примерах покажет, как сделать корректировки в бухгалтерском учете, если при инвентаризации выявлены излишки или недостача. А также разберет наиболее спорные и вызывающие трудности вопросы, возникающие при проведении инвентаризации.

Как именно это будет проводиться – зависит от желания руководителя и составленного им приказа. Но главные действия будут повторяться каждый раз, хотя формально они нигде не закреплены.

Сюда относят все, что происходит до начала самого пересчета. Среди обязательных процессов:

  • составляется и подписывается распоряжение о необходимости проведения;
  • назначаются члены комиссии, а также ее глава;
  • определяются сроки, отведенные на процедуру;
  • со всех материально ответственных лиц собираются расписки;
  • подготавливаются инвентаризационные описи по форме №3.

Инвентаризация на предприятии: когда необходима, что подлежит инвентаризации

Стоит отметить, что если мат. ответственных несколько, то для каждого отдельно составляется пакет документов под заполнение в зависимости от перечня объектов, которые за ним закреплены.

В этот период можно проводить инвентаризацию основных средств. Считают ОС, проверяют, есть ли они фактически, сверяют их инвентаризационные номера и характеристики, которые должны быть по бумагам. Все это можно найти в карточках материалов, оформленных по форме № ОС-6, также формируется опись по №ИНВ-1.

Проводится сверка полученных результатов переписи с теми, которые есть в программах. Для этого бухгалтерия готовит ведомость, которая открывается на дату проверки. Каждую строчку сравнивают отдельно, контролируют корректность заполнения, количество экземпляров и так далее.

Если необходимо, то из бухгалтерского ПО удаляются неактуальные данные, вписываются новые факты. Если обнаружатся недостачи либо не будут указаны сведения о продаже или списании ОС, то составляются соответствующие документы. После этого будут инициированы проверки в отношении ответственных за сохранность предметов учета работников.

В зависимости от того, насколько окажется виновным сотрудник, ему выносится предупреждение или штраф. Его могут привлечь к административной ответственности или вынести дисциплинарное взыскание.

Важные нюансы для исправления ошибок:

  • стоит провести ее до утверждения годовой отчетности;
  • следует запись отметить в день окончания сверки либо 31 декабря в текущем году.

Второе правило относится к нарушениям, которые были выявлены в предыдущем периоде. Не забывайте, что уже закрытые отчеты править нельзя. Если что-то было найдено в настоящем месяце, то и исправлять это предстоит сейчас, а не тогда, когда была допущена погрешность.

Есть сразу несколько поводов выполнять подобное исследование складов и ОС:

  • можно с достоверностью говорить о наличии или отсутствии определенных объектов на территории;
  • становится просто сличить установленные фактически данные с теми, которые указаны в бухгалтерских регистрах;
  • допускается исправить документ бухучета в соответствии с информацией, выявленной по факту.

Когда проверка проводится внепланово, то это происходит обычно из-за обнаруженного хищения, последствий ЧС или смены руководства.

Сейчас допускается не использовать бланки строгой отчетности, а разработать собственную учетную документацию. Главное – чтобы были все реквизиты и позиции. Если нет времени на разработку таких шаблонов, можно воспользоваться типовыми примерами в программе.

Важно, чтобы ПО полностью закрывало все задачи, которые возникают на предприятии. Если этого не происходит, то можно обратиться за помощью профиссионалов, например, в компанию «Клеверенс».

Так, эффективно провести проверку ОС предприятия можно с помощью программного продукта «Инвентаризация ОС».

Данное ПО позволяет использовать терминал сбора информации со встроенным считывателем штрихкода для проведения сверки основных средств компании.

Исправление некорректных данных возможно, но только после установления факта совершения нарушений в соответствии с законодательством. Сведения передаются председателю служебной комиссии и на время склад с ценностями закрывается.

После того как недочеты были подтверждены, их корректируют непосредственно в заполненной ранее документации. В подтверждение, что новым сведениям можно доверять, все члены группы, ответственной за опись материально-технических средств, ставят свои подписи. Затем работа продолжается.

Процесс инвентаризации на предприятии ★ Книга-бестселлер «Бухучет с нуля» для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа)
куплено {amp}gt; 8000 книг

этапы инвентаризации основных средств

Основные средства компании – материальные ресурсы, благодаря которым организация может осуществлять свою хозяйственную деятельность, а потому контроль над их наличием, физическим и техническим состоянием – важная процедура бухучета. Инвентаризация основных средств позволяет выявить ошибки или неточности, которые допускает бухгалтер при постановке и ведении учета, а также поставить на приход неучтенные основные средства или же списать пришедшие в негодность или похищенные объекты.

Порядок осуществления инвентаризации недвижимого имущества и оборудования предполагает использование определенных методов, к которым, как правило, относят:

  • непосредственный осмотр объектов имущества данной категории;
  • проверка технического состояния, правильности обслуживания и использования объектов недвижимого имущества;
  • сличение фактических данных осмотра с информацией бухучета;
  • формирование документов по проведенной инвентаризации и формирование сличительной ведомости при выявлении расхождений.

Инвентаризационная комиссия обязана при проверке составлять опись наличного имущества, в которой непосредственно указываются наименование объекта, его инвентарный номер, функциональное назначение, а также основные технические характеристики и эксплуатационные параметры. При ревизии может возникнуть ситуация, когда будет обнаружен объект, не отраженный на счетах бухгалтерского учета, или же о нем будут содержаться недостоверные сведения.

Кроме того, инвентаризационная комиссия обязана составить дополнительную опись по тем объектам основных средств, которые не могут пригодиться к эксплуатации ввиду их испорченности и невозможности ремонта. В обязательном порядке в документе должен быть указан факт и причина непригодности имущества, к примеру, его порча вследствие стихийного бедствия или же полный износ.

Как проводится инвентаризация основных средств: основные этапы и необходимые документы по учету

Наиболее актуальные бумаги, без которых не может проводиться инвентаризация основных средств (ОС):

  • опись – ИНВ-1 – здесь расписывается все, что сходится или отличается в фактических остатках от плановых, включая инвентарные номера и нарушение эксплуатационных особенностей;
  • ИНВ-22 – приказ, который составляется перед началом переписи;
  • ИНВ-18 – сличительная ведомость;
  • ИНВ-23 – журнал, в котором должны отражаться все проводимые пересчеты.
Предлагаем ознакомиться  Процесс заключения брака

Стоит помнить, ИНВ-18 необходимо составлять в 2 экземплярах, потому что один отдается МОЛ, а второй уходит в бухгалтерию.

Есть несколько ситуаций, в которых действия будут слегка отличаться от привычных:

  • если инвентарь находился в ремонте на момент проведения, то следует составить ИНВ-10, в которой будет отражаться общая стоимость вместе с затратами на исправление;
  • для тех объектов, которые были сданы в аренду, придется составлять собственную документацию с подтверждением контрагента;
  • отдельные бумаги нужны для тех материалов, которые далее в хозяйственной деятельности использоваться не могут, а восстановить их невозможно – их списывают с указанием причин.

Кроме того, если материал сменил назначение после ремонта, то важно ввести обновленные актуальные данные. Особенно это касается случаев, когда после такой реконструкции меняется балансовая стоимость, которую еще не отразили в бухучете.

Ниже мы предлагаем образец того, как именно должно выглядеть списание, которые происходят по вине работников и в результате выхода из строя.

– таблица

Дт

Кт

Сумма, тыс. руб

Обоснование

Документация

Когда нет виновных лиц

01 (выб)

01

53

Списывается первоначальная цена станка

Акт о списании

02

01 (выб)

15

Амортизационные затраты

Бух. справки

94

01 (выб)

38

Остат. стоимость

91

94

30

Убытки после списания

Когда есть виновные

01 (выб)

01

350

Списывается первоначальная цена автомобиля

Акт о списании

02

01

250

Амортизационные затраты

Бух. справки

94

01 (выб)

100

Остат. стоимость

73

94

100

Недостачи отнесены на счет виновного Ерохина Е.С.

 

73

98,4

25

Разница между остаточной и рыночной ценой

70

73

125

Стоимость автомобиля была удержана из зарплат Ерохина Е.С.

 

Порядок инвентаризации основных средств устанавливает руководитель компании в соответствии с действующим законодательством.

1. В организации должна быть создана инвентаризационная комиссия, состав которой руководитель компании утверждает в приказе о проведении инвентаризации по форме ИНВ-22.

что такое инвентаризация имущества

В инвентаризационную комиссию следует включить бухгалтеров, специалистов по ОС, руководство компании. Недопустимо отсутствие хотя бы одного члена комиссии — только при стопроцентной явке всех участников инвентаризации процедура считается состоявшейся. Помимо состава комиссии, в ИНВ-22 регистрируются сроки проведения инвентаризации, причины и объекты проверки.

Все проводимые компанией инвентаризации должны быть зафиксированы в журнале по форме ИНВ-23.

Перед началом инвентаризации члены комиссии получают актуальные документы по ОС компании. На них делается пометка «до инвентаризации на ____ (дата)». Материально ответственные лица письменно подтверждают, что к началу процедуры все документы на ОС были переданы комиссии.

Помимо бухгалтерских документов по ОС, комиссия проверяет:

  • сведения, которые подтверждают права собственности компании на здания;
  • техпаспорта и иную техдокументацию;
  • регистры аналитического учета;
  • наличие документов на объекты природных ресурсов, принадлежащие компании.

2. Комиссия в ходе инвентаризации осматривает ОС и фиксирует в описи по форме ИНВ-1 название ОС, назначение, инвентарные номера и основные показатели объекта.

Для ТС и оборудования в описи должен быть указан заводской номер в соответствии с техпаспортом изготовителя, год выпуска, назначение, мощность.

Однотипные ОС, которые поступили в организацию одновременно и учитываются на инвентарной карточке группового учета, в описи указываются по наименованиям с указанием количества.

ОС, которые на момент инвентаризации отсутствуют в компании (кроме переданных в аренду), например, судно или железнодорожный состав отправлены в рейс, проверяются до момента их временного отсутствия.

3. Выявляются расхождения между фактическими и учетными данными. Расхождения между данными бухучета и фактическим состоянием ОС, зафиксированные в ИНВ-1, отражаются в сличительной ведомости по форме ИНВ-18.

Документальное оформление инвентаризации объектов основных средств (нюансы)

Ведомость составляется в 2 экземплярах: один для бухгалтерии, второй — для материально ответственных лиц, при этом комиссия запрашивает у них письменные объяснения причин расхождений.

ОС, которые во время инвентаризации находятся в ремонте, отражаются в ведомости по форме ИНВ-10 с указанием стоимости и расходов предприятия на ремонт.

На ОС, переданные в аренду или на ответственное хранение, составляется отдельная опись с указанием документов, подтверждающих принятие контрагентом имущества.

Также отдельная опись составляется на ОС, которые не могут быть использованы в хозяйственной деятельности компании и восстановлению не подлежат: члены комиссии указывают время ввода в эксплуатацию и причины, по которым пользоваться имуществом теперь невозможно.

Если в ходе реконструкции или восстановления ОС поменялось назначение объекта, то в опись следует внести новые сведения. Если в результате проведенных работ балансовая стоимость ОС изменилась, а в бухучете эти данные не зафиксированы, то этот факт следует отразить в описи.

Если инвентаризационная комиссия выявила ошибки в характеристиках объектов, то члены комиссии включают в ИНВ-1 правильные сведения и техпоказатели.

Неучтенное ОС, выявленное в ходе инвентаризации, чиновники требуют приравнивать к внереализационному доходу (п. 20 ст. 250 НК РФ) и начислять по нему впоследствии амортизацию в соответствии с рыночной стоимостью и фактическим износом, зафиксированным инвентаризационной комиссией. Сведения о стоимости ОС должны быть подтверждены документами или путем экспертизы (п. 10.3 ПБУ 9/99).

ВНИМАНИЕ! Амортизационную премию по обнаруженным в ходе инвентаризации неучтенным ОС применять нельзя.

Итоги инвентаризации фиксируются в ведомости по форме ИНВ-26.

Главным образом ее проводят для того, чтобы убедиться в реальности ситуации, представленной в бухгалтерской документации. Это позволяет избежать появления внезапных проблем с контролирующими службами. Дополнительными задачами можно назвать:

  1. Проверку качества, особенно если дело касается оптовых или розничных продаж. Товары должны быть правильно упакованы, иметь привлекательный внешний вид, соответствовать установленным требованиям реализации.

  2. Возможность обнаружить недостачу и выявить ее причину.

  3. Отслеживание всех активов фирмы с момента поступления в распоряжение и при каждом дальнейшем перемещении.

  4. Контроль правильности хранения и использования.

Задачи в каждой конкретной организации могут быть разными. Это связано с ее основной деятельностью и во многом от нее же зависит частота проведения таких проверок.

  • магазины

    одежда, обувь, продукты,
    игрушки, косметика, техника

    Подробнее

  • склады

    материальные, внутрипроизводственные,
    сбытовые и транспортных организаций

    Подробнее

  • маркировка

    табак, обувь, легпром,
    лекарства

    Подробнее

  • производство

    мясное, заготовительное, механообрабатывающее,
    сборочно-монтажное

    Подробнее

  • rfid

    радиочастотная идентификация
    товарно-материальных ценностей

    Подробнее

  • егаис

    автоматизация учётных операций
    с алкогольной продукцией

    Подробнее

  • Решения для бизнеса

    Для проведения процедуры предусмотрено несколько унифицированных нормативных актов. Они идентифицируются разными наименованиями и номерами:

    1. ИНВ-1 – используется при ревизии основных материально-технических средств компании. Составляется в двух экземплярах на каждое место складирования собственности. Готовится отдельно для разных видов имущества: производственного и непроизводственного, собственного и взятого в аренду.
    2. ИНВ-3 – хранит информацию о материальных ценностях, запасах, ресурсах, которыми располагает конкретный объект.
    3. ИНВ-5 – во многом схожа с предыдущим нормативным актом, но оформляется для имущества, взятого на ответственное хранение.
    4. ИНВ-6 – заполняется в отношении собственности, которая уже была закуплена, но еще находится на стадии перевозки к месту складирования или использования.
    5. ИНВ-11 – здесь фиксируются данные о финансах, которые будут затрачены в течение следующих нескольких лет или месяцев.
    6. ИНВ-15 – прописывается при учете наличных денежных средств.

    Все перечисленные выше бланки заполняются комиссией в ходе описи.

    При инвентаризации основных средств в ООО “Искра” обнаружена недостача дорогостоящего компьютера. Он был приобретен 2 года назад по цене 120 000 руб., размер начисленных амортизационных отчислений – 20 000 руб. Сумма НДС, принятая к вычету, равна 24 000 руб. Ответственным за сохранность имущества был назначен исполнительный директор ООО “Искра”. В своих объяснениях он подтвердил, что виновен в недостаче и согласен возместить рыночную стоимость компьютера – 130 000 руб.

    Проводка

    Сумма, руб.

    Описание

    Д 01/выбытие К 01/основные средства 120 000 Списана первоначальная стоимость
    Д 02 К 01/выбытие 20 000 Списана сумма амортизации
    Д 94 К 01 /выбытие 100 000 Списана остаточная стоимость
    Д 94 К 68 18 000 Восстановлена предъявленная к вычету сумма НДС по остаточной стоимости
    Д 73 К 94 100 000 Остаточная стоимость отнесена на виновное лицо
    Д 73 К 98 10 000 Учтена разница между рыночной и остаточной стоимостью
    Д 70 К 73 110 000 Сумма недостачи удержана из зарплаты сотрудника

    Порядок проведения инвентаризации основных средств

    Главной целью инвентаризации основных средств предполагается выявление фактического наличия объектов в компании и сопоставление этой информации с показателями бухгалтерского учета. В корреляции с данной целью инвентаризация предполагает решение следующих задач:

    • определение фактического наличия основных средств;
    • обеспечение защиты и сохранности объектов;
    • контроль над действиями ответственных сотрудников;
    • проверка обеспечения правильности и условий размещения и хранения;
    • обеспечение достоверности и надежности данных бухучета и отчетности.

    Основными ситуациями, при наступлении которых проводится инвентаризация основных средств, считаются следующие моменты:

    • увольнение материально-ответственного сотрудника;
    • формирование ежегодной финансовой отчетности;
    • чрезвычайный случай или бедственное положение ввиду неблагоприятных климатических условий;
    • обнаружение или подозрение факта хищения либо порчи какого-либо объекта недвижимого имущества.

    Классификация процедуры определяется разными основаниями. Рассмотрим самые популярные из них:

    1. Полная – предполагает методическую проверку абсолютно всех активов и обязательств компании. Чаще всего проводится в период годовой отчетности.
    2. Частичная – касается определенных материально-технических средств. Может быть связана с выявленной недостачей или другими проблемами.
    3. Плановая – проводится в заранее установленный срок, указанный во внутреннем приказе предприятия.
    4. Внеплановая – назначается внезапно, а потому подготовиться к ней заранее невозможно.
    5. Натуральная – производит подсчет реально существующих объектов собственности непосредственно в месте их хранения или использования.
    6. Документальная – сверяются данные с имеющимися документами.

    Регулярно проводимые мероприятия по учету ценностей относятся к полным плановым проверкам. Именно они отличаются особой масштабностью и сложностью реализации.

    Кроме уже указанных выше задач, которые позволяет решить данная процедура, существуют и другие причины ее проведения. Вот главные из них:

    1. Подготовка бухгалтерского отчета для контролирующих служб, в том числе налоговой.
    2. Необходимость сдать собственность в аренду или продать.
    3. При обнаружении фактов краж, намеренной или случайной порчи.
    4. Реорганизационные мероприятия в компании.
    5. Чрезвычайные происшествия или стихийные бедствия, которые привели к потере значительной части материально-технических средств.
    6. Назначение нового ответственного лица.

    Указание о том, в каком виде будет проводиться опись и каких именно ценностей она коснется, дает руководитель фирмы или лицо, исполняющее обязанности директора.

    Вся процедура должна выглядеть следующим образом:

    1. Подготовка к процессу. В это время руководитель компании издает приказ, постановление или другой нормативно-правовой акт, в котором указывается как, кем и в отношении чего будет проведена проверка. Здесь же устанавливаются ее сроки.
    2. Проведение ревизии. Группа, ответственная за опись, фиксирует наличие или отсутствие в указанных местах конкретных материально-технических средств.
    3. Заполнение унифицированных бумаг. Их количество зависит от того, что именно описывается, обычно достаточно двух экземпляров.
    4. Полученные и зафиксированные сведения сравниваются с тем, что было указано в более ранних бухгалтерских отчетах. Если выявляются недостачи или излишки, назначаются процедуры по приведению документации в норму.
    5. Составляется итоговый отчет. Излишки списываются, недостачи оформляются в соответствии со списанием или с помощью других механизмов.

    Процесс инвентаризации на предприятии

    В первую очередь это пересчет активов, которые есть в компании. С помощью такого действия становится возможным сохранить имущество фирмы невредимым. Ее главная задача – сопоставить реальные остатки и виртуальные, проверив данные, указанные в бухучете. Так считают деньги, оборудование, здания, долговые обязательства и многое другое.

    С помощью переписи можно контролировать правильность отражения информации на счетах организации. При необходимости вносятся исправления, чтобы отчетность была актуальной.

    Во время описи определяют:

    • есть ли фактически объекты, которые указаны на бумаге и в программе;
    • насколько корректно присвоены инвентарные номера;
    • правильно ли ведется бухгалтерский учет;
    • объемы недостач/излишков.

    По законодательству проводить проверку следует не реже, чем один раз в 3 года на предприятии. Библиотечные фонды пересчитывать и проверять придется не так часто – раз в пятилетний период. Это установлено на основании Методических Указаний.

    Конкретные данные каждая компания определяет для себя самостоятельно. Обычно это делается перед началом годового отчета. Но согласно закону есть случаи, когда это следует проводить чаще:

    • в результате чрезвычайной ситуации;
    • если началась реорганизация или ликвидация;
    • имущество собираются сдавать в аренду или полностью продавать;
    • МОЛ или руководитель скоро поменяются;
    • вскоре будет составляться годовая отчетность;
    • были выявлены факты кражи, порчи собственности или злоупотребление полномочиями.

    Стоит отметить, что если члены коллектива требуют, то такую сверку проводят и в случае, когда выбывает более половины всех участников договора.

    По приказу владельца или директора организации это может происходить внезапно, в любой момент. Разделяют сплошную опись, когда пересчитывается все, что есть в компании, и выборочную, когда считают ОС в одном подразделении, филиале или даже кабинете.

    Есть несколько типичных нарушений, которые допускают многие компании:

    • не составляется приказ о назначении комиссии;
    • в УП не были прописаны сроки и порядок, в котором должна проходить опись;
    • привлекли независимого аудитора, который сделал ошибки в отчетности;
    • неправильно заполнялся приказ – ошибочные реквизиты, не те ФИО;
    • на пересчете не было одного из проверяющих;
    • все провели только на бумаге, фактические подсчеты не проводились;
    • допущены нарушения при взвешивании, измерении и подобные;
    • склад стал доступен всем желающим, появился риск пропаж;
    • выбран новый МОЛ, но перед уходом старого не проводили перепись.

    Зачастую, при инвентаризации выявляются «лишние» материально-производственные запасы и, как ни странно, даже основные средства. Причинами могут быть ошибки, совершённые в процессе ранее проводимых контрольных и учётных мероприятий.

    причина проведения инвентаризации основных средств

    Выявленные излишки подлежат отражению на следующих счетах бухгалтерского учета: по дебету соответствующего счета учета материальных ценностей (01 «Основные средства», 10 «Материалы», 41 «Товары», 43 «Готовая продукция») и кредиту счета 91-1 «Прочие доходы».

    Пример 1.

    В ходе инвентаризации были выявлены излишки товара по рыночной стоимости 15 000 руб.

    Дебет 41 Кредит 91-1 – 15 000 — стоимость излишков товара включена в состав внереализационных доходов

    Пример 2.

    Дебет 10 Кредит 91-1 – 20 000 — приняты к учету излишки строительных материалов

    Кроме этого, необходимо установить причины возникновения излишков и виновных лиц (п. 5.1 Методических указаний по инвентаризации).

    Если материалы или товары, выявленные в ходе инвентаризации — неликвидны, а, проще говоря, испорчены, или есть другие причины, не позволяющие их реализовать, например запчасти к оборудованию, которое уже не производится, товары, вышедшие из моды и т.п., то их следует также списать, отразив в учете бухгалтерской записью: Дебет 91 Кредит 10.

    В налоговом же учете доход в виде стоимости излишков материально-производственных запасов и прочего имущества, которые выявлены в результате инвентаризации, признается внереализационным доходом (п. 20 ст. 250 НК РФ). Излишки приходуются также по рыночной стоимости (без НДС и акцизов) (п. 5 и 6 ст. 274 НК РФ).

    Подготовительные мероприятия при инвентаризации основных средств

    Перед тем как проводить инвентаризацию основных средств, руководитель обязан издать приказ (см. → Приказ о проведении инвентаризации. Форма ИНВ-22), в котором отражаются сроки мероприятия, объекты осмотра и состав рабочей инвентаризационной комиссии. Кроме того, на предприятии должен составляться график проведения инвентаризации различного имущества, в том числе и основных средств, согласно которому будет проводиться ревизия на указанную в нем дату.

    Однако проверка может проводиться не только в плановом режиме, но и внезапно с целью более полного анализа создавшегося положения на предприятии. Особенно это актуально в том случае, когда в компании случаются факты хищения или порчи имущества сотрудниками – в этом случае по официальному приказу руководителя инвентаризация может быть проведена и в более частые сроки.

    Проверка наличия и состояния основных средств должна обязательно проводиться в присутствии сотрудника, ответственного за их состоянии и хранение. Если работник отсутствует на законном основании, срок ревизии должен быть изменен.

    Какие формы документов используются при описи

    – таблица

    Результаты инвентаризации должны оформляться соответствующими бухгалтерскими проводками, различающимися в зависимости от ситуации:

    • в ходе ревизии обнаружен излишек (ситуация встречается не слишком часто, но вполне может произойти на предприятии)

    инвентаризация основных средств как часто проводится

    Дебет 01 Кредит 91/1 недвижимое имущество оприходовано в учете

    • в ходе ревизии выявлена недостача или убыток, но виновник не найден

    Дебет 02 Кредит 01 списаны амортизационные отчисления по недостающему объекту

    Дебет 94 Кредит 01 списана остаточная стоимость недвижимого имущества

    Дебет 92/1 Кредит 94 недостача списана в счет внереализационных расходов

    • в ходе ревизии выявлена недостача или убыток, и виновник найден

    Дебет 02 Кредит 01 списаны амортизационные начисления по недостающему объекту

    Дебет 73 Кредит 94 недостача отнесена на счет установленного виновника

    Дебет 50 Кредит 73 сумма недостачи погашена в кассу компании

    Компания ООО «Сигма» перед годовой отчетностью провела инвентаризацию основных средств. В результате сличения учетных и фактических данных выявили:

    • недостачу станка гидравлического покупной стоимостью 42 тыс. руб. (28 тыс. руб. остаточная стоимость и 14 тыс. руб. амортизация);
    • недостачу ноутбука (виновное лицо Самохина Л. Е.) стоимостью 52 тыс. руб. (36 тыс. руб. остаточная стоимость и 16 тыс. руб. амортизация);
    • излишки насоса гидравлического рыночной стоимостью 45 тыс. руб.

    Дт

    Кт

    Сумма (тыс. руб.)

    Описание проводки

    Документы

    1. 1.       Для учета недостачи без виновных лиц

    01 выбытие

    01

    42

    Списана первоначальная стоимость станка гидравлического

    Акт о списании объекта ОС по форме ОС-4

    02

    01 выбытие

    14

    списана амортизация станка гидравлического

    Бухгалтерская справка

    94

    01 выбытие

    28

    Списана остаточная стоимость станка гидравлического

    91

    94

    28

    Убыток от списания станка

    1. 2.       Для учета недостачи с виновными лицами

    01 выбытие

    01

    52

    Списана первоначальная стоимость ноутбука

    Акт о списании объекта ОС по форме ОС-4

    02

    01

    16

    Списана амортизация ноутбука

    Бухгалтерская справка

    94

    01 выбытие

    36

    Списана остаточная стоимость ноутбука

    73

    94

    36

    Недостача отнесена на счет Самохиной Л. Е.

    73

    98.4

    16

    Разница между остаточной стоимостью ноутбука и рыночной стоимостью

    70

    73

    52

    Стоимость ноутбука удержана из зарплаты Самохиной Л. Е.

    ВНИМАНИЕ! Удержать сумму ущерба, причинного недостачей, из зарплаты сотрудника можно в рамках лимита — не более 20% месячной зарплаты (ст. 138 ТК РФ).

    Согласно п.36 Методических рекомендаций по бухучету ОС, утвержденных приказом Минфина от 13.10.2013 №91н, неучтенные объекты ОС, выявленные в ходе ревизии, учитываются на счетах учета ОС по рыночной стоимости. Поэтому принять на учет насос гидравлический следует проводкой:

    • Дт 08 Кт 91 — оприходован насос гидравлический, обнаруженный в ходе инвентаризации;
    • Дт 01 Кт 08 — насос гидравлический введен в эксплуатацию

    Итоги

    Мы рассмотрели порядок проведения и организация инвентаризации основных средств (ОС), изучили последовательность его этапов и документальное оформление. С помощью пересчета становится возможным понять, какие активы корректно отражаются на счетах, а каких на самом деле нет. Мы советуем обязательно проводить своевременный контроль и оформлять проводки.

    ИНВ-22

    Образец заполнения ИНВ-22

    Образец заполнения ИНВ-1

    Акт о результатах

    Протокол инвентаризационной комиссии

    Количество показов: 303

    Инвентаризация ОС — обязательная процедура, которая позволяет компании контролировать собственное имущество. Еще одна причина, по которой фирма должна быть заинтересована в проведении проверок фактического наличия имущества — штрафы за ошибки в учете. Если налоговики сами в ходе проверки компании обнаружат неучтенное имущество, то это означает искажение статьи бухотчетности.

    правила инвентаризации основных средств

    О том, какие штрафы ожидают компанию за ошибки в учете и как правильно их исправить, читайте в материале «Способы исправления в бухгалтерском учете и отчетности».

    5 распространенных вопросов про инвентаризацию на ООО

    Вопрос №1. По какой стоимости поставить здание на учет – кадастровой или рыночной, если оно не было учтено ранее, и документы на него не сохранились?

    Лучше всего такое здание оприходовать по рыночной стоимости, для чего следует провести мониторинг рынка среди подобных объектов и вывести среднюю стоимость. Также можно обратиться за помощью в строительную организацию или к независимой оценочной компании, которые проведут проверку технического состояния объекта и дадут экспертное заключение по стоимости, оформленное в законном виде.

    Вопрос №2. Если имущество учитывается на забалансовых счетах, необходимо ли проводить его инвентаризацию и с какой периодичностью?

    Объекты, отражаемые на забалансовых счетах, подвергаются проверке и инвентаризации. Периодичность и процесс осуществления указанного мероприятия аналогичны, как и для объектов основных средств, имеющихся на балансе предприятия.

    Вопрос №3. Кто является ответственным за хранение технической документации на объекты основных средств, которая в последующем проверяется ревизионной рабочей комиссией?

    Законодательством не установлено лицо, ответственное за хранение данной документации. На предприятии необходимо издать приказ, в котором будет отражен этот момент, то есть конкретно будет указано, кто именно несет ответственность за хранение технической документации.

    Вопрос №4. Если на предприятии имеется несколько подразделений, находящихся в разных регионах, как провести инвентаризацию?

    В данном случае на предприятии составляется график проведения инвентаризаций, и при этом создается одна ревизионная комиссия, которая выезжает на проверку согласно этому графику. Также можно создать комиссии в каждом подразделении, и тогда они могут приступить к проверке в один день, а результирующие инвентаризационные документы сдать в центральную бухгалтерию.

    Вопрос №5. В ходе инвентаризации выявлена ошибка в наименовании объекта основных средств. Каким образом можно ее исправить?

    Если выявлена ошибка в какой-либо характеристике объекта, ревизионная рабочая комиссия обязана внести в опись достоверные данные. На основании данного документа сотрудник бухгалтерии вносит изменения в инвентарную карточку и в автоматизированную систему бухучета.

    Комиссия по инвентаризации основных средств

    В задачи этих людей входит осмотр и проверка соответствия виртуальных остатков реальным. Они фиксируют в имеющуюся у них ведомость все различия, записывают инвентарные номера, следят за характеристиками.

    Все актуальные документы они получают перед началом изучения. Кто будет входить в состав проверяющих, вписывается в ИВН-22. Материально ответственные лица должны поставить отметки , что они сдают все подотчетное.

    Изучению и сверке подлежат не только бухгалтерские листы, но и:

    • сведения, в соответствии с которыми можно определить права собственности на объекты;
    • технические паспорта;
    • наличие документации на природные ресурсы, которые принадлежат фирме.

    Как оформить протокол, который составляется на заключительном заседании

    Пример 1.

    Пример 2.

    порядок проведения инвентаризации объектов основных средств

    Каждая перепись начинается именно с этого документа, который готовит руководитель организации. Можно пользоваться формой ИНВ-22 или создать свой типовой шаблон для этих целей.

    Необходимо указать определенные пункты:

    • наименование предприятия;
    • дата, в которую начнется и завершится процесс;
    • кто будет председателем и членами комиссии;
    • насколько комплексной будет проверка (выборочная или полная);
    • по какой причине инициируется;
    • в какой срок следует сдать документацию в бухгалтерию.

    Оформленный приказ должен быть зарегистрирован в журнале ИНВ-23, а затем – вручен главному проверяющему.

    До того как начинать, следует проверить, есть ли в наличии:

    • техпаспорта на все объекты;
    • карточки учета;
    • документы в случае если ОС сдаются в аренду.

    После того как завершится инвентаризация и заполнятся все документы, собирается последний совет для подведения итогов. Руководителю приносят отчет о проделанной работе. Это не обязательный процесс, но протокол его ведения может стать реальным доказательством в суде, если будет подан иск о причинении ущерба предприятию.

    В ходе встречи зачитываются все перемены, недостачи, излишки, слушаются пояснения МОЛ и мнения экспертов.

    В заключении готовится документация, где вписывается:

    • итоги выполненной процедуры;
    • причины, по которым были указаны в бухучете неверные данные;
    • заключения, которые приняла комиссия;
    • предложения – как устранить все недостатки и исправить ошибки.

    Подписывают его все присутствующие, затем его передают руководителю, чтобы он принял окончательное решение по всем неточностям и несоответствиям.

    Как оформить ведомость

    Как сделать инвентаризацию основных средств – пересчитать их и зафиксировать все отличающиеся параметры. Стоит помнить, что проведение необходимо не только для установления соответствия количества единиц фактически и по плану. Также сличаются и другие характеристики, которые должны совпадать с данными в карточке:

    • работоспособность;
    • инвентарные номера;
    • для чего предназначается;
    • как выглядит внешне, уровень амортизации;
    • наличие/отсутствие дефектов.

    Когда осматриваются здания, важно обратить внимание на:

    • количество этажей;
    • год строительства;
    • материал, из которого было построено помещение;
    • общая площадь и доля полезной из нее.

    Если изучается природное месторождение, то интересуют его глубина и вероятная длина. У имеющихся растений и деревьев значение имеют возраст и их наличие на участке.

    Все это фиксируется на листе, сравнивается и утверждается. Все обнаруженные отклонения будут вписаны в бухучет. Это позволяет понять, насколько соответствует предприятие в отчетности тому, которое есть на самом деле. С актуальными данными можно работать и планировать дальнейшее развитие организации.

    Мы разобрали, в каких случаях проводится инвентаризация основных средств. Важно определиться, в каких случаях составляется документ. Его оформляют, когда выявляется, что определенный объект не отвечает более требуемым характеристикам или не работает должным образом. В отдельных случаях производится списание, потому что материала нет из-за пересорта, хищений или порчи.

    Нужно указать:

    • МОЛ;
    • состав комиссии, который выявил неточность;
    • даты ведомостей, их номера, данные сличительной описи;
    • когда была начата и завершена перепись.

    К ней прикрепляются все бумаги, которые отражают расхождение бухучета и реальной картины.

    Правила реализации процедуры

    Порядок проведения инвентаризации имущества и обязательств организации фактически определяется нормативными документами и установленными требованиями. Поэтому до начала мероприятия, во время его реализации и даже после окончания должны быть выполнены конкретные шаги. Выделим 5 основных этапов:

    1. Формирование группы из числа сотрудников фирмы, которые будут отвечать за процесс.
    2. Подготовка и сбор необходимой документации.
    3. Непосредственно опись имеющейся собственности.
    4. Сверка полученных данных и бухгалтерских отчетов.
    5. Ознакомление руководства с результатами.

    Решение о том, на что повлияет процедура, будут ли приняты какие-то меры, принимаются только после прохождения всех шагов, даже если недостача становится очевидна гораздо раньше. Рассмотрим все этапы проведения инвентаризации имущества более подробно.

    Приказ о ревизии

    В первую очередь должен быть подготовлен внутренний документ компании, в котором указываются где, когда и в отношении каких материально-технических средств проводится проверка. Он может быть подготовлен в форме письменного распоряжения, постановления или другого нормативно-правового акта.

    Частные предприятия обычно обходятся простым приказом, тогда как государственные – руководствуются иными бумагами. Кроме уже указанных выше сведений, сюда включается информация о лицах, ответственных за мероприятие.

    Состав группы служащих, на которых возлагается обязанность по инвентаризации имущества предприятия, всегда однороден, поскольку регулируется установленными государством нормами и требованиями. В нее включаются:

    1. Представители администрации, к примеру, заместитель директора.
    2. Главный бухгалтер или человек, исполняющий его обязанности.
    3. Руководители структурных подразделений, в которых будет проводиться опись.
    4. Специалисты, работающие в организации. Они должны обладать достаточной квалификацией, чтобы подтвердить качество той или иной собственности, определить разницу между двумя схожими типами товаров.
    5. Независимые эксперты или приглашенные аудиторы.

    Каждый член комиссии прописывается в приказе еще до начала процедуры. Выполнять ревизию в отсутствии хоть одного из них недопустимо, а замена возможна только с оформлением новой документации.

    Лица, официально несущие ответственность за сохранность материально-технических средств, не допускаются до участия. Это исключает возможность подтасовки результатов, утаивания важной информации.

    Поскольку инвентаризация имущества проводится учреждением в соответствии с имеющимися документами, еще на подготовительном этапе должны быть подготовлены приходно-расходные акты, предыдущие отчеты и прочие бумаги, позволяющие в полной мере представить картину имеющейся собственности, денежных средств, обязательств. Их передают членам комиссии для ознакомления.

    После получения перечисленных выше бумаг с ответственных лиц берется расписка о том, что необходимая документация предоставлена своевременно и в полном объеме. Это позволяет определить наличие всей собственности, в отношении которой проводится проверка.

    Таким образом, группа ответственных сотрудников определяет список активов, которые должны быть проверены, поскольку в отношении них был издан приказ о ревизии, а документы подтвердили, что вещи исправны, находятся в конкретном месте или используются по назначению.

    проведение инвентаризации основных средств предприятия

    Процедура реализуется только в присутствии всех причастных к ней людей. Если кто-то из них не может присутствовать на проверке, она переносится на другое время. Это обусловлено тем, что каждый из членов комиссии обладает уникальными знаниями и навыками, без которых невозможно составить правильный отчет.

    Сама же процедура выполняется вручную, из-за чего тратится много сил, а целый ряд ведущих специалистов в это время не может заниматься непосредственными обязанностями. Ускорить процесс позволяют программы для инвентаризации собственного имущества, приобрести которые можно в компании «Клеверенс».

    «Учет имущества» — система, подходящая для того, чтобы полностью  автоматизировать управленческий учета имущества в компаниях и организациях (конфигурация для «1С:Предприятия» 8.3). Подходит для:

    • компании с большим количеством кабинетов и филиалов
    • инжиниринговые организации
    • учебные заведения
    • крупные холдинги
    • больницы и клиники
    • банки

    «Драйвер инвентаризации основных средств»  — драйвер позволяет проводить быструю инвентаризацию, учитывать штрихкоды и RFID, выдачу, возврат, внутренние перемещения имущества, а также вести учет уникальных единиц (ОС) и материалов, МОЛ, организаций, складов, помещений.

    Эти продукты позволяют учитывать как уникальные объекты собственности, так и большое число однотипных. Современные технологии делают процесс максимально простым и быстрым, что сокращает время ревизии. Это позволяет оперативно получить итоговый отчет и предпринять необходимые меры при обнаружении проблем.

    Фиксация данных, полученных в ходе описи, проводится в соответствии с установленными нормами и требованиями, как и все прочие этапы работы. Унифицированные образцы актов инвентаризации имущества могут касаться разных групп собственности:

    1. Основных средств.
    2. Товарно-материальных ценностей, в том числе принятых на ответственное хранение.
    3. Активов, еще находящихся в пути к месту использования.
    4. Денежных средств.

    Некоторые компании предпочитают разрабатывать свои нормативные акты, но большинство пользуются теми, что подготовил Госкомстат, поскольку в них указываются все требующиеся реквизиты.

    Итоговые ведомости

    порядок проведения инвентаризации основных средств

    После того как получены окончательные результаты проверки, они приводятся в документальный вид для дальнейшего использования. Формируются бумаги, в которых указываются выявленные расхождения между тем имуществом, которое реально было зафиксировано в ходе ревизии, и активами, о которых говорилось в бухгалтерских отчетах.

    Результат сравнения может быть как положительным, когда обнаружен излишек, так и отрицательным – недостача. В ведомости определяется не только наименование и количество материально-технических средств, но и их цена. Руководитель, ознакомившись с полученными сведениями, принимает решение о том, каким образом список должен быть приведен в соответствии с официальными данными.

    Если никаких проблем не обнаружено, составляется простой итоговый отчет, который позднее используется бухгалтерами при оформлении акта по итогам годовой деятельности. На этом этапе проверка завершается до нового приказа или постановления.

    Собственная или независимая инвентаризация: что лучше

    Плюсы и минусы есть у обоих вариантов. Если говорить об организации процедуры собственными силами фирмы, необходимо учесть, что важные специалисты, которые займут место в комиссии, вынуждены будут тратить свое рабочее время именно на это мероприятие, оставив прочие обязанности. Если предполагается, что процесс будет длительным, гораздо проще позаботиться о привлечении группы проверяющих со стороны.

    Заинтересованные лица гарантированно проведут объективную оценку, не утаив каких-либо проблем, фактов хищения и так далее. Однако мнение некоторых компаний гласит, что посторонние лица не смогут разобраться в тонкостях оцениваемого имущества, например, на строительном производстве.

    Оптимально было бы совместить оба варианта, пригласив как своих сотрудников, вызывающих полное доверие, так и аудиторов из других фирм. Упростить их работу поможет автоматизация описи с использованием современных технических средств.