Закрепление компенсации за проезд в трудовом договоре

Прежде всего нужно отметить, что затраты на проезд сотрудников могут быть двух видов:

  • Те, которые прописаны во внутренних актах организации и закреплены в трудовом договоре. При таком подходе затраты на проезд включаются в заработную плату и являются ее частью. К таким расходам относятся затраты на поездки в общественном транспорте, в виде материальной помощи строго ограниченному кругу сотрудников
  • Доставка работников до места работы может быть организована силами самого работодателя. Приведем простой пример. Рабочий цех находится в труднодоступном месте за городом, общественный транспорт туда не ходит, а ближайшая остановка находится очень далеко от места работы. В связи с этим работодателем был приобретен автобус и осуществляется доставка рабочих к месту работы. Если у работодателя своего транспорта нет, то можно заключить договор с компанией, которая будет осуществлять такую перевозку

В том случае, когда компенсация за проезд включается в состав зарплаты, она является полноценной частью дохода и сумма должна облагаться зарплатными налогами.

https://www.youtube.com/watch?v=ytadvertiseen-GB

Как уже было сказано выше, компенсация за проезд может быть закреплена в трудовом договоре. В этом случае сумма затрат на проезд является частью заработной платы работника.

До того, как подписать трудовой договор, работник с работодателем обсуждают все нюансы и условия работы.

Что касается расходов на проезд, то работник должен четко понимать, насколько ему выгоден такой «бонус». Поскольку затраты на проезд в этом случае являются частью заработка, то необходимо перечислить зарплатные налоги.

В ситуации, когда работодатель компенсирует работнику стоимость проезда к месту работы и обратно, такая компенсация должна быть предусмотрена трудовым (коллективным) договором и является оплатой труда в натуральной форме.

Налог на прибыль. Пунктом 26 ст. 270 НК РФ предусмотрено, что при определении налогооблагаемой базы по налогу на прибыль не учитывается оплата проезда к месту работы и обратно транспортом общего пользования, специальными маршрутами, ведомственным транспортом, за исключением сумм, подлежащих включению в состав расходов на производство и реализацию товаров (работ, услуг) в силу технологических особенностей производства, и за исключением случаев, когда расходы на оплату проезда к месту работы и обратно предусмотрены трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами.

Таким образом, НК РФ предусмотрена возможность учесть в составе расходов для целей исчисления налога на прибыль оплату проезда работников к месту работы и обратно при следующих условиях;

Оплата проезда работника к месту работы и обратно (за счет ОМС)

— указанные расходы обусловлены технологическими особенностями производства,

— указанные расходы предусмотрены трудовыми (коллективным) договорами как система оплаты труда.

Налоговый кодекс РФ не содержит требования в отношении того, чтобы названные условия выполнялись единовременно. Однако Минфин России неоднократно указывал на то, что выполняться должны оба условия (см. письма от 22.12.2016 № 03-04-06/77047, от 27.11.2015 № 03-03-06/1/69181).

https://www.youtube.com/watch?v=ytcreatorsen-GB

В письме Минфина России от 21.04.2014 № 03-03-06/1/18198 сказано следующее. Поскольку доставка работников в рассматриваемом случае обусловлена удаленностью от населенных пунктов и труднодоступностью мест работы и работники не имеют возможности добираться до места работы и обратно общественным транспортом, организация проезда работников на служебных автобусах от места жительства до места работы и обратно не приводит к возникновению у работников организации экономической выгоды (дохода), соответственно, стоимость такого проезда не является объектом обложения НДФЛ.

В данном письме финансовое ведомство при рассмотрении вопроса оплаты проезда работникам ссылается на п. 25 ст. 255 НК РФ.

В письме Минфина России от 21.01.2013 № 03-03-06/1/18, в котором указывается, что для уменьшения налогооблагаемой базы по налогу на прибыль на затраты на оплату транспортных расходов сотрудникам помимо наличия в трудовом (коллективном) договоре условия об указанной оплате должно выполняться также условие, что доставка должна быть связана с технологическими особенностями производства — если у работников отсутствует возможность добраться до производственной или офисной территории общественным транспортом.

В письме УФНС России по г. Москве от 02.09.2008 № 21-11/082829@ указывается, что затраты на оплату проезда к месту работы и обратно транспортом общего пользования, предусмотренные коллективным и (или) трудовыми договорами, рассматриваются в качестве расходов, уменьшающих базу по налогу на прибыль, если являются частью системы оплаты труда.

Оплата проезда работника к месту работы и обратно (за счет ОМС)

В то же время в судебной практике встречается позиция, согласно которой расходы признаются, если они обусловлены технологическими особенностями производства. Эта позиция, в частности, приведена в постановлении ФАС Северо-Западного округа от 10.12.2013 по делу № А13-6206/2012, Дальневосточного округа от 20.05.2011 № Ф03-2085/2011 по делу № А59-3144/2010, Восточно-Сибирского округа от 27.09.2010 по делу № А33-18167/2008.

— оплата транспортных расходов обусловлена технологическими особенностями производства (отсутствует возможность добраться до места работы общественным транспортом);

— указанные расходы предусмотрены трудовыми договорами и/или коллективным договорами.

Важно: оплата проезда работникам (доставка) к месту работы и обратно будет относиться именно к расходами на оплату труда.

НДФЛ. В разъяснениях контролирующих органов в части обложения НДФЛ оплаты работникам проезда (доставки) к месту работы и обратно сказано, что если работники не могут добираться общественным транспортом до работы, объекта налогообложения по НДФЛ не возникает (письма Минфина России от 06.03.2013 № 03-04-06/6715, от 24.11.2011 № 03-03-06/1/778, от 20.10.2011 № 03-03-06/1/680).

Если же работник имеет возможность добраться до места работы на общественном транспорте, оплата транспортных расходов будет признаваться доходом в натуральной форме и подлежит обложению НДФЛ (письма Минфина России от 12.10.2011 № 03-04-05/6-728, от 17.07.2007 № 03-04-06-01/247). Поэтому организации следует вести персонифицированный учет сотрудников, которым оплачивается проезд, и расчет суммы оплаты такого проезда, включаемой в налоговую базу по отдельному сотруднику. Такие положения содержатся в письмах Минфина России от 18.05.2006 № 03-05-01-04/110, от 18.05.2006 № 03-05-01-04/128.

Суды в этом вопросе поддерживают мнение налоговиков (см. постановления ФАС Восточно-Сибирского округа от 02.12.2008 № А19-5369/08-30-Ф02-5939/08, Уральского округа от 29.01.2008 № Ф09-9195/07-С2).

Страховые взносы. Как уже говорилось, официальных разъяснений Минфина России или ФНС России по нормам НК РФ в настоящее время нет. Поэтому, руководствуясь письмом Минфина России от 16.11.2016 № 03-04-12/67082, обратимся к письму Минтруда России от 13.05.2014 № 17-4/ООГ-367. В нем сказано, что компенсация работникам стоимости проезда от места жительства до места работы и обратно в ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах…» не поименована и поэтому подлежит обложению страховыми взносами.

По аналогии можно сделать вывод, что поскольку в ст. 20.2 Закона № 125-ФЗ оплата (компенсация) проезда работникам не поименована, с указанной оплаты (компенсации) следует исчислять страховые взносы «на травматизм».

Таким образом, с учетом приведенных разъяснений можно прийти к заключению, что компенсация стоимости проезда работникам к месту работы и обратно подлежит обложению страховыми взносами и взносами на травматизм.

Дебет 20 (23, 25, 26, 44) Кредит 70

— начислена компенсация стоимости проезда;

https://www.youtube.com/watch?v=ytdeven-GB

Дебет 20 (23, 25, 26, 44) Кредит 69

— начислены страховые взносы с компенсации стоимости проезда;

Дебет 70 Кредит 68

— удержан НДФЛ с компенсации стоимости проезда;

Предлагаем ознакомиться  Как правильно внести изменения в должностную инструкцию работника?

Дебет 70 Кредит 51 (50)

— компенсация стоимости проезда выплачена работнику.

Налог на прибыль, НДФЛ и страховые взносы

Многие руководители задаются вопросом обложения страхвзносами оплаты проезда своих подчиненных на работы и с нее. Ответ кроется далее. Вопрос оплаты проезда работника к месту работы и обратно (за счет ОМС) поднимался не раз и ответ основан на заключении трудового ведомства. Ко колдоговору компания компенсирует своему подчиненному проезд по пути на работу и домой.

Проезд работников на работу и обратно подлежит к уплате с него страхвзносов.

Смеем уточнить, что база и объект начисления взносов является налоговая база по ЕСН. Следовательно для компаний объектом считается выплаты и прочие вознаграждения в пользу физлиц по трудовым и гражданско-правовым договорам. По аналогии с рассмотренным порядком по подоходныму по взносам действует та же схема.

Нередки моменты того, что фирма не в состоянии доказать свои расходы на проезд, отсутствуют подтверждающие бумаги и как вывод, такие затраты не будут учтены при исчислении размера единого налога. В этой ситуации можно сослаться на положение НК РФ, по которому выплаты не считаются объектом обложения страхвзносами, когда налогоплательщики не относят на затраты их, уменьшающим налоговую базу по налогу на прибыль в текущем отчетном периоде.

Однако загвоздка заключена в том, что компании-упрощенцы не платят налог на прибыль, поэтому разумно считать, что эти затраты нельзя отнести для уменьшения налоговой базы по налогу на прибыль. Будьте уверены, что налоговики обязательно использует это оружие против Вас в защиту своих интересов.

Минфин соглашается с налоговиками в этом вопросе и считает, что упрощенцы не платят налог на прибыль и таким образом норма кодекса не распространяется. Это огромный минус и пробел в нормативке, что далеко не на руку бизнесу.

Знайте, что закон гласит, что оплата транспортировки невзирая на тот факт, что учтены затраты к просчету единого налога или нет, страхвзносы начислять нельзя.

В соответствии с п. 1 ст. 252 НК РФ расходы, учитываемые для исчисления налога на прибыль, должны быть экономически обоснованны и документально подтверждены. То есть для возможности учета осуществленных расходов при исчислении налога на прибыль они должны быть направлены на получение дохода.

При определении налогооблагаемой базы по НДФЛ учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной формах (п. 1 ст. 210 НК РФ). При этом, как сказано в п. 2 ст. 211 НК РФ, к доходам налогоплательщика в натурально форме относится, в частности, оплата за него организацией или индивидуальным предпринимателем услуг, а также оказание в его интересах услуг на безвозмездной основе или с частичной оплатой.

В то же время согласно п. 3 ст. 217 НК РФ не подлежат налогообложению все виды установленных действующим законодательством РФ компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ) связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей включая переезд на работу в другую местность и возмещение командировочных расходов, в том числе фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа.

Напомним, что с 1 января 2017 г. взимание страховых взносов, кроме взносов на травматизм, регламентируется главой 34 НК РФ. Взносы на травматизм регулируются положениями Федерального закона от 24.07.98 № 125-ФЗ
«Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний» (далее — Закон № 125-ФЗ).

Все выплаты в пользу работников, произведенные в рамках трудовых отношений, подлежат обложению страховыми взносами (подп. 1 п. 1 ст. 420 НК РФ, п. 1 ст. 20.1 Закона № 125-ФЗ).

Выплаты, которые не подлежат обложению страховыми взносами, перечислены в ст. 422 НК РФ и ст. 20.2 Закона № 125-ФЗ. В частности, не подлежат обложению все виды компенсаций, установленные действующим законодательством, связанных с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей (подп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ, подп. 2 п. 1 ст. 20.2 Закона № 125-ФЗ).

https://www.youtube.com/watch?v=ytcopyrighten-GB

В то же время официальных разъяснений Минфина России или ФНС России по применению норм НК РФ о страховых взносах в настоящее время практически нет. Однако в письме от 16.11.2016 № 03-04-12/67082
финансовое ведомством указало, что по вопросам уплаты страховых взносов в 2017 г. следует руководствоваться соответствующими разъяснениями, которые ранее давал Минтруд России.

Особенности налогообложения выплачиваемых работодателем компенсаций, а также их обложения страховыми взносами рассмотрим на практических ситуациях.

Просчет единого налога

При определении величины налога на прибыль следует учитывать тот факт, что в расходы можно принять только суммы затрат на проезд, являющиеся частью заработка и произведенных, исходя из производственной необходимости. При этом нет прямого указания, что эти два условия должны выполняться единовременно.

Таким образом, при производственной необходимости, затраты на проезд работников можно принять в составе расходов для налога на прибыль в случаях:

  1. Процесс работы непрерывен, остановить его не представляется возможным. Такое положение закреплено в постановлении ФАС МО от 17.06.2009 года
  2. Если работа на предприятии предусмотрена в несколько смен, например, в три смены. Положение закрепляет письмо Минфина №03-03-06/1/449 от 31.08.2012 года
  3. Если до места работы очень трудно добраться
ВАЖНО! До ближайшей остановки транспорта не должно быть больше 300-500 метров. В промышленных зонах остановки должны располагаться не более, чем в 400 метрах от проходной предприятия (п.11.15 Свода градостроительных правил)

Учет расходов на проезд, отраженных в трудовом договоре, при расчете налога на прибыль, осуществляется на основании пункта 25 статьи 255 и пункта 26 статьи 270 НК РФ, а также писем Минфина №03-03-06/14664 от 18.03.2015 года и №03-03-06/1/449 от 31.08.2012 года и №  03-03-07/26913 от 16.04.2020 года.

Оплата проезда работника к месту работы и обратно (за счет ОМС)

Кроме того, следует помнить, что такие расходы должны быть обязательно обоснованными. Для того чтобы доказать, например, что место работы является труднодоступным можно приложить схемы движения транспорта, с указанием остановок или получить в письменной форме от Администрации информацию о том, как налажено транспортное обслуживание данного направления.

Расходы на проезд, связанные с другими ситуациями, не уменьшают базу по налогу на прибыль.

Оплата проезда работника к месту работы и обратно (за счет ОМС) ★ Книга-бестселлер «Бухучет с нуля» для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа)
куплено {amp}gt; 8000 книг

Рассмотрим две основные формы организации доставки: использование собственного (арендованного) транспорта фирмы и услуги других организаций. Как в этих случаях нужно учитывать налоговые платежи?

Проанализируем учет затраченных средств по основным налогам и сборам:

  • при уплате налога на прибыль расходы нужно учесть как материальные затраты (на топливо, горюче-смазочные материалы, запчасти и т.п.), оплату труда (должности водителя), списания по амортизации основного средства (если транспорт является собственностью фирмы) или арендный платеж (в случае аренды транспорта);
  • налогообложение работодателей на УСНО предусматривает учет этих затрат таким же, как и на других налоговых системах;
  • начисление НДС не происходит, поскольку эти траты вычитаются при учете налога на прибыль, то же касается входного НДС на запчасти, топливо и ГСМ, а также на аренду;
  • НДФЛ не начисляется;
  • страховые взносы не начисляются.

ВНИМАНИЕ! Причина неначисления НДС и страховых взносов – в том, что нет трат в пользу конкретных сотрудников, а также существует производственная необходимость в указанных расходах.

Предлагаем ознакомиться  Как правильно оформить премии работникам

Основные налоги и сборы будут немного отличаться от отраженных затрат по доставке транспортом фирмы:

  • при налоге на прибыль траты следует учесть как «прочие расходы»;
  • НДС принимается к вычету (имеется в виду входной налог на добавленную стоимость, начисляемый на услуги по договору с транспортной компанией);
  • НДФЛ и страховые взносы также не начисляются.

Стоит далее обсудить вопрос включения цены на проезд служебным транспортом на работу и назад к налогооблагаемой базе по подоходному налогу. Ответ здесь однозначно нет. Данный вид блага подчиненным не признается их доходом, а следовательно, не может быть включен к исчислению налога в бюджет. Доставки людей не связана просто с желанием подчиненных ездить с комфортом.

Цена служебного проезда не есть объектом налогообложения НДФЛ. Поэтому любое взимание налогов с данных сумм считается незаконным и это опирается на судебные решения.

На основании установленной практики были случаи, когда проверка на фирме посчитала доставку подчиненных на работу их доходом в натуральной форме, что нужно было обчислить подоходным, хотя это и было прописано в колдоговоре. Проверка приводила в доводы норму НК РФ, по которой доходы в натуральной форме имеют в своем составе такие затраты компании, как оплата обучения, питания, рекреации и коммуналки.

https://www.youtube.com/watch?v=ytpressen-GB

Есть такое положение, что для предприятий лесной промышленности, при месте проживания больше, чем 3 километра от места работы и если туда не ходит никакой общественный транспорт, то на доставку должны идти средства компании, а не подчиненных. По итогам проверки, компания не согласилась с ее результатами и обратилась с исковым заявлением в суд.

Многие компании стремятся удержать свои высококвалифицированный кадры и предлагают для подчиненных различные допблага. Среди этого может быть соцпакет, пенсионное обеспечение и проезд автотрансопртом. Компания может купить подчиненным проездные, возместить понесенные им расходы на перевозку или организовать спецмаршрут.

Минус в нормах законов и кодекса для упрощенцев в том, что уменьшая базу список затрат, что можно при этом рассмотреть, довольно мал и должны быть сопоставимы с критериями по НК РФ. При рассмотрении учета трат используйте критерии по налогу на прибыль, чтобы точно быть уверенным в том можно их учитывать или же нет.

Вы вправе посчитать траты на проезд относимыми к оплате труда. Кодекс оговаривает такую возможность и считает, что можно причислить такие траты к тем, что причисляются к оплате труда согласно колдоговору. Но прямо это там не сказано, поэтому придется искать пункт, куда можно подтянуть наши затраты.

Затраты на проезд спецтранспортом учитываемы при исчислении налога в таких моментах:

  1. Данное требуется для производственных целей фирмы. Подчиненные не могут добраться на работу из-за отсутствия гортранспорта или нерегулярности рейсов. То есть, если человек задержится на работе, то он уже не сможет добраться домой.
  2. Данные траты указаны в трудовом контракте, то есть априори считаются как траты на оплату труда. Это требование определено кодексом и любые допблага, не указанные в колдоговоре подлежат налогообложению.
  3. Даже когда траты не связаны с потребностями производства, но они прописаны в договоре и на него есть соответствующая ссылка, то можно считать такие траты обоснованными.

Возмещение транспортных расходов в соответствии с ТК РФ

От того, какой вид транспорта Вы выберете для транспортировки своих подчиненных напрямую зависит порядок налогообложения.

№ пп Вид транспорта Характеристика
1 Общественный Если подчиненному компенсируется проезд общественным транспортом на рабочее место и обратно, то с данного возмещения будут удержаны страхвзносы
2 Служебный Такая дополнительная привилегия для подчиненных, как их доставка на работу и обратно служебным транспортом, не облагается подоходным. Главное прописать этот пункт в колдоговоре

Перечислим случаи, когда по нормам ТК РФ работодатель должен возместить транспортные расходы работника.

При направлении работника в командировку, возмещается стоимости проезда (ст. 168 ТК РФ).

Работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, а также работникам, работающим в полевых условиях или участвующим в работах экспедиционного характера, работодатель возмещает связанные со служебными поездками расходы по проезду (168.1 ТК РФ).

При переезде работника по предварительной договоренности с работодателем на работу в другую местность работодатель обязан возместить работнику расходы по переезду работника, членов его семьи и провозу имущества (за исключением случаев, когда работодатель предоставляет работнику соответствующие средства передвижения) (ст. 169 ТК РФ).

Лицам, работающим в организациях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, один раз в два года оплачивается стоимость проезда и провоза багажа в пределах территории РФ к месту использования отпуска и обратно (ст. 325 ТК РФ).

Работникам, успешно осваивающим имеющие государственную аккредитацию программы бакалавриата, программы специалитета или программы магистратуры по заочной форме обучения, один раз в учебном году работодатель оплачивает проезд к месту нахождения соответствующей организации, осуществляющей образовательную деятельность, и обратно (ст. 173 ТК РФ).

Расходы по оплате проезда работников могут отражаться как в составе расходов от обычных видов деятельности (например, если производится оплата проезда к месту командирования и обратно или если указанная оплата является частью системы оплаты труда), так и в составе прочих расходов (если оплата транспортных расходов произведена не в рамках основной деятельности организации, не предусмотрена системой оплаты труда) (п. 4 Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99, утв. приказом Минфина России от 06.05.99 № 33н; далее — ПБУ 10/99).

Расходы на оплату проезда работникам признаются в бухгалтерском учете единовременно (п. 18 ПБУ 10/99).

— счет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» предназначен для обобщения информации о расчетах с работниками организации по оплате труда (по всем видам оплаты труда, премиям, пособиям, пенсиям работающим пенсионерам и другим выплатам), а также по выплате доходов по акциям и другим ценным бумагам данной организации;

https://www.youtube.com/watch?v=ytabouten-GB

— счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» предназначен для обобщения информации о всех видах расчетов с работниками организации, кроме расчетов по оплате труда и расчетов с подотчетными лицами.

При этом в Плане счетов не содержится четкого указания на то, на каком счете следует отразить признание задолженности перед работником по оплате транспортных расходов — на счете 70 или 73.

Кроме того, План счетов содержит счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Как разобраться, в какой ситуации использовать эти счета?

1) оплата расходов в командировках и других затрат, по которым сотрудник предоставляет авансовые отчеты, — используется счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами»;

2) если оплата проезда рассматривается работодателем как оплата труда в натуральной форме (это прописано в трудовом договоре или ЛНА), тогда следует использовать счет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»;

3) если возмещение расходов не рассматривается работодателем как оплата труда в натуральной форме (в трудовом договоре или локальном акте нет указаний на это), тогда следует использовать счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».

При этом данные счета будут корреспондировать с затратными счетами в зависимости от назначения поездки и отдела, в котором работает сотрудник. Например, если осуществляется компенсация расходов сотрудника отдела продаж, затраты относятся на счет 44, а если расходы компенсируются сотруднику склада, это может быть и счет 20, и счет 26 — в зависимости от положений учетной политики организации.

Предлагаем ознакомиться  Нарушение разметки в попутном направлении

Возмещение транспортных расходов в соответствии с ТК РФ

Достаточно часто работники, особенно в крупных компаниях, ездят в командировки.

Когда сотрудник направляется в командировку, работодатель обязан возместить ему понесенные расходы, в том числе и на проезд.

Величина возмещения расходов на проезд на законодательном уровне не ограничена никакими рамками. Работодатель компенсирует стоимость билетов на проезд или перелет к месту командировки, а также возмещает все транспортные расходы во время нахождения в командировке.

Несмотря на то, что такие расходы не нормируются и не ограничиваются на законодательном уровне, многие работодатели закрепляют во внутренних нормативных актах определенные рамки, которых нужно придерживаться. Например, сотрудник имеет право приобретать билеты только эконом класса. Многие запрещают пользоваться услугами такси, если есть возможность передвигаться на общественном транспорте.

Таким образом руководство компаний прикладывает усилия к экономии своего бюджета. Ранее подобные ограничения больше были свойственны бюджетной сфере, однако многие коммерческие организации стали устанавливать подобные ограничения.

Отражение доставки персонала в бухучете

Обоснование такой привилегии, как бесплатный проезд, считается обоснованной в том случае, когда данное положение прописано в колдоговоре. Руководство компании идет на такие условия ввиду отсутствия рейсов общественного транспорта или их редкостью, а компания удалена от города, что затрудняет доставку персонала на рабочие места.

Объяснением для налоговиков таких дополнительных затрат, как доставка персонала, может послужить оговорка об этом в трудовом контракте.

К Вашему сведению сообщаем, что имеются судебные слушания по данному вопросу и суть их такова:

  • Когда обязанность компании – это развозка подчиненных согласно положениям колдоговора, то вполне допустимо учитывать данные затраты при исчислении налога на прибыль;
  • Относительно включения стоимости проезда подчиненных служебным транспортом на работу и обратно, нельзя считать подобное благо доходом подчиненного, а следовательно это не облагается подоходным. Основное требование к действию данной формулировки как и говорилось выше, прописать об этом в колдоговоре.
  • Целесообразным считается организация служебной доставки даже в случае наличия аналогичного общественного маршрута, но он не в состоянии в полном объеме обеспечить развозку людей в компанию. Следовательно, производственные нужды фирмы не удовлетворены полностью.

Судебные постановления в основном опираются на букву кодекса при правомерном списании затрат. В нем говорится, что прочие издержки могут быть причислены к затратам при обеспечение нормальных условий труда людей. Список таких затрат кодекс содержит не исчерпывающий, что позволяет отнести в него и доставочные расходы.

https://www.youtube.com/watch?v=upload

В противном случае, если не ввести служебный транспорт, то производственные потребности компании не будут удовлетворены. Законодательство оставляет за работодателями возможность внедрения перевозки служащих ввиду удаленного местонахождения компании, куда попросту не доедет городской транспорт. Поэтому внесение в колдоговор бесплатной транспортировки кадров обеспечивает законное право работодателя исключить от налогообложения такое благо.

Можно сделать вывод, что траты на транспортировку людей для компании являются экономически целесообразными и подтверждены соответствующими бумагами. То есть, предоставляя служебный транспорт в пользование своим работникам, руководство воплотило принятое на себя обязательство по предоставлению такой гарантии.

С точки зрения бухгалтера, данные траты – это расходы по «прочим видам деятельности». Их можно отражать по дебетам таких счетов:

  • 20 «Основное производство»;
  • 25 «Общепроизводственные расходы»;
  • 26 «Общехозяйственные расходы»;
  • 44 «Расходы на продажу».

Эти счета в зависимости от компании-собственника транспортных средств могут корреспондировать:

  • при оказании услуг сторонней организацией – счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»;
  • при использовании собственного автопарка – счета 02 «Амортизация основных средств»; 10 «Материалы», субсчет 3 «Топливо», 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению», 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда».

Документы, подтверждающие расходы на проезд

Для того чтобы расходы были компенсированы и приняты к учету, необходимо подтвердить не только их обоснованность. Каждый факт проезда должен быть подтвержден документально.

Проще всего дело обстоит с командировочными расходами. Сотрудник должен  предоставить все билеты на проезд, квитанции, чеки, электронные билеты или другие документы, которые могут подтвердить факт оплаты проезда.

Если у организации есть свой автобус, который развозит работников, то учету подлежат затраты на топливо на основе путевых листов и установленных нормативов расхода топлива. Покупка бензина, запасных частей для ремонта  и прочие подобные расходы, связанные с перевозкой сотрудников, подтверждаются первичными бухгалтерскими документами.

В том случае, если услуги по перевозке оказывает транспортная организация, то нужен акт выполненных работ, договор на выполнение перевозок.

Оплата проезда как материальная помощь

Если у работника складывается тяжелая ситуация и ему нужна помощь, то одной из форм поддержки такого сотрудника является компенсация оплаты проезда. В этом случае:

  • работник обязан написать заявление с просьбой предоставить ему компенсацию за проезд
  • объяснить причины, почему такая поддержка должна быть оказана. К заявлению прикладываются подтверждающие документы
  • если работодатель согласен оказать помощь, то издается приказ и решается вопрос о сумме компенсации

Бухгалтерские проводки по некоторым операциям, связанным с проездом

Приведем в таблице основные проводки, связанные с учетом затрат на проезд (в соответствии со статьей 164 ТК РФ).

Содержание Д К
Начисление компенсации по расходам на проезд, в том числе в пределах нормы 20(23, 25, 26, 44) 73
Выплата компенсации сотруднику 73 50(51)
Сумма компенсации, которая не принимается в налоговом учете 91.2 73
Постоянное налоговое обязательство 99 68
Затраты по доставке работников собственным транспортом компании 26 (44) 10 (02, 70, 68, 69)
Затраты по доставке работников наемным транспортом 26 (44) 60 (76, 73)

Постоянное налоговое обязательство возникает в том случае, когда расходы нормируются частично, то есть часть суммы укладывается в установленный норматив, а часть превышает его.

Ошибки и вопросы по теме

Ошибка

Организация находится далеко за городом и добраться туда своими силами работникам очень проблематично. В связи с этим было принято решение организовать доставку к рабочему месту и обратно. Однако была совершена ошибка – ни в одном акте компании возможность организации доставки закреплена не была. При проведении проверки налоговый орган может доначислить налог на прибыль, НДС, а также предъявить пени и штрафы.

Вопрос

Компания организовала доставку сотрудников к месту работы, хотя острой необходимости в этом нет. Нужно ли начислять НДФЛ и страховые взносы н такие суммы?

https://www.youtube.com/watch?v=https:accounts.google.comServiceLogin

В данной ситуации расходы на доставку включаются в состав оплаты труда. В связи с этим с таких сумм производятся те же удержания, что и с самой зарплаты. В обязательном порядке удерживается и перечисляется в бюджет НДФЛ и страховые взносы. Причем сделать это нужно в том случае, если в трудовом договоре пункт о доставке не зафиксирован.

Компенсация расходов на проезд сотрудников так или иначе присутствует во многих организациях. Чаще всего такие затраты встречаются в бюджетном секторе и крупных компаниях. Однако при наличии мест работы, которые расположены очень далеко от цивилизации, даже небольшие компании организуют доставку сотрудников.

https://www.youtube.com/watch?v=ytpolicyandsafetyen-GB

В зависимости от того, по какой причине производится подвоз работников, расходы по – разному учитываются на предприятии. В случае, когда есть необходимость доставки сотрудников и затраты на такую доставку являются частью зарплаты, такие расходы участвуют в расчете налога на прибыль. НДФЛ и страховыми взносами суммы облагаются только в том случае, если они входят в состав зарплатных выплат.