Штатное замещение: образец заполнения и важные нюансы процедуры

Штатное расписание – это документ, фиксирующий структуру, должностной (профессиональный) состав и штатную численность организации. Для него Госкомстатом РФ была разработана и утверждена унифицированная форма № Т-3, которая в настоящее время не является обязательной к применению: организации должны утвердить свои формы данного документа.

Как показала практика, форма № Т-3 является весьма удобной, и даже если какая-то организация утверждает свою форму, она очень похожа на унифицированную.

Какие сведения включает в себя штатное расписание?

· Наименование организации и документа;

· номер документа, дату составления и период действия;

· наименование и код структурного подразделения;

· должность (специальность, профессия) с указанием разряда, класса, категории или квалификации в случае наличия;

· количество штатных единиц по каждой должности (специальности, профессии);

Отличия штатного расписания и штатной расстановки

· тарифная ставка (оклад) по каждой должности (специальности, профессии);

· надбавки, положенные по должности (специальности, профессии);

· подписи должностных лиц.

Таким образом, в штатном расписании мы можем увидеть, какие структурные подразделения существуют в данной организации, какие должности (профессии) и в каком количестве закреплены за каждым подразделением, кто кому подчиняется, так как перечень структурных подразделений и должностей выстраивается в иерархической последовательности.

В нижней строке указываются итоговые суммы по оплате труда, но при желании вы можете добавить строки с промежуточными итогами под каждым структурным подразделением, чтобы увидеть фонд оплаты труда отдельно по каждому подразделению.

То есть штатное расписание – это план. Но, как мы знаем, к каждому плану в пару полагается факт

Бизнес юрист {amp}gt; Бухгалтерский учет {amp}gt; Первичные документы {amp}gt; Штатное замещение: образец заполнения и важные нюансы процедуры

Рабочая деятельность в организации наполнена разного рода бюрократическими нюансами.

Важно

Ведение некоторых документов обязательно и определено на законодательном уровне, в то время как другие бумаги представители компаний могут ввести исключительно по своему желанию.

Одной из последних считается штатное замещение, используемое для формирования списка сотрудников организации и удобного слежения за ее кадровым составом.

Подробней именно об этом документе, принципах его оформления и особенностях данной процедуры пойдет речь сегодня. Также ниже можно найти образец для заполнения штатного замещения, который без проблем используется для ведения списка работников любого российского предприятия.

Штатное замещение или штатная расстановка – один из многочисленных документов, используемых в системе кадрового учета предприятия.

На законодательном уровне необходимость его ведения не утверждена, однако многие организации все-таки предпочитают иметь этот документ в своем наличии и систематически используют таковой в процессе деятельности. Связано подобное положение дел с рядом преимуществ, получаемых любым предприятием при ведении штатного замещения.

Кадровые документы

Использование таких списков позволяет кадровикам организации всегда иметь понимание относительно кадровой ситуации. Однажды составив и своевременно корректируя документ, представители отдела кадров без проблем могут отслеживать текучку сотрудников и грамотно реагировать на нее.

Помимо этого, отраженные в расстановке сведения нередко требуются госструктурам, поэтому при наличии соответствующей необходимости и самого документа руководителю предприятия не потребуется внепланово заниматься сбором сведений о кадровом составе. В общем, юридической подоплеки в ведении штатного замещения нет, но вот с точки зрения общего предназначения для организации эта бумага будет более чем полезна.

Из рассмотренной ранее информации, можно сделать следующие выводы:

  1. Штатное замещение – это удобный инструмент кадрового учета.
  2. Законодательство РФ не обязывает вести данный документ, поэтому руководители организации или представители отдела кадров сами должны определить соответствующую необходимость.

Порядок ведения расстановки ничем не отличается от принципов использования хозяйственной документации в компаниях России.

Check Also

Должностная инструкция офис менеджера по продажам — общие положения Данная профессия в большинстве связана с торговлей. Однако обязанности офис менеджера по продажам гораздо шире, чем просто реализация товаров.

Должностная инструкция инспектора по кадрам — общие положения Сегодня, в большинстве организаций с численностью работающих от 50 до 250 человек, как правило, трудится один кадровый работник.

Предлагаем ознакомиться  В аварию попал меня стукнули но у меня страховка нету что будет

Относится ли декретный отпуск к трудовому стажу? Многие женщины об этом задумываются, особенно если в планах иметь несколько детей. Можно ли ей использовать все месяцы, которые предоставляются законодательством? Или все-таки вернуться на прежнее место работы пораньше для того, чтобы накопить себе в будущем пенсию? Для начала разберемся, что такое декрет.

Как уволить работника по статье за утрату доверия в 2018? Трудовой кодекс предусматривает немало поводов, чтобы уволить работника с предприятия. Это и ликвидация организации или сокращение штата, и недобросовестное выполнение обязанностей работником, постоянные прогулы и опоздания.

Образец типовой должностной инструкции водителя автомобиля Обязанности водителей в разных компаний могут значительно отличаться. По этой причине для руководителей организации вдвойне важнее разработать должностную инструкцию, которая бы наглядно демонстрировала работнику, что от него требуется.

Общие положения должностной инструкции секретаря-делопроизводителя Многие директора не могут представить повседневную деятельность компании без секретаря-делопроизводителя.

Обратите внимание

Трудовой договор с главным бухгалтером – заключение и расторжение Прием на работу нового сотрудника является важным моментом трудовых отношений. После положительного прохождения собеседования, с кандидатом заключается трудовой договор.

Как составить трудовой договор со сторожем? Некоторые работодатели не считают необходимым оформлять трудовые отношения с принимаемыми на службу работниками. В особенности это касается тех случаев, когда дело касается специфической профессии, такой как сторож.

Трудовой договор с генеральным директором заключение и расторжение В любой компании руководители обладают большим набором прав в сравнении с другими работниками. Главная его функция – это качественное управление организацией.

Увольнение по состоянию здоровья как оформить по закону Никто не застрахован от болезней, поэтому проблемы со здоровьем, к сожалению, могут возникнуть у каждого.

Порядок увольнения работника по соглашению сторон В рамках ТК РФ можно расторгнуть трудовой договор с работником или работодателем разными способами. Во многих случаях при прекращении трудового взаимодействия, т. е. при увольнении, составляется соглашение сторон, в котором отражаются наиболее оптимальные условия для подчиненного и организации.

Увольнение в связи со смертью работника статья ТК РФ Не все сотрудники увольняются по своей воле или иным обоснованным причинам. Бывают случаи, когда разорвать трудовые отношения заставляет внезапно настигшая смерть работника.

Любое нарушение внутреннего распорядка организации, норм и правил, а также действующих законов влечет за собой расторжение всех трудовых обязательств работодателя с работником.

Важно

Увольнение за прогулы статья ТК РФ Любое нарушение внутреннего распорядка организации, норм и правил, а также действующих законов влечет за собой расторжение всех трудовых обязательств работодателя с работником.

Увольнение работника алиментщика Лица, которые обязаны выплачивать содержание на ребенка, должны осуществлять начисления вне зависимости от того обладают ли они официальным местом работы.

Как уволить пенсионера без его желания по закону в 2018? Престарелые граждане часто трудятся на равных условиях с молодым населением, поэтому и уволить пенсионера без его желания можно по общим основаниям.

Заместитель главного бухгалтера должностная инструкция по профстандарту Нормативные документы не содержат каких либо требований к квалификации заместителя главного бухгалтера.

Можно ли сократить должность декретницы во время декретного отпуска Законодательство предусматривает для женщин декретниц возможность уйти в отпуск без переживаний о том, что в это время их лишат места работы.

Существенные условия трудового договора и порядок их изменения Трудовые отношения работника и нанимателя регламентируются широким перечнем законодательных актов. Все принципы профессиональной деятельности сотрудника и работодателя по закону должны быть отражены в соглашении сторон.

Отличия штатного расписания и штатной расстановки

Работа без трудовой книжки по трудовому договору Обязательными реквизитами любого работающего гражданина являются трудовая книжка и соглашение о сотрудничестве.

Совет

Положение об особенностях режима рабочего времени и времени отдыха Каждый человек имеет право на часы отдыха, не нарушая при этом график работы. Есть ряд профессий, при которых работающий человек не может нормально отдохнуть в силу сложившихся условий и режима.

Предлагаем ознакомиться  Отличия договоров займа и кредита

Каждая компания должна составлять большое количество официальных локальных документов, на основании которых обеспечивается эффективное применение трудовых ресурсов. Эти документы нередко проверяются государственными учреждениями.

К таким документам относится и штатная расстановка, обладающая определенными отличиями от штатного расписания.

Штатная расстановка представлена специальной таблицей, при заполнении которой используются сведения из штатного расписания. Дополнительно в нее вносятся другие сведения, на основании которых значительно упрощается процесс изучения передвижения кадров в компании.

Как составить штатное расписание?

Чтобы упростить процедуру составления, необходимо прописать ее нюансы в инструкции по делопроизводству:

  • сроки и основные правила разработки/внесения изменений;
  • форма приказа об утверждении расписания и изменений;
  • ответственные лица за формирование документа и подписание приказов;
  • сотрудники, с которыми нужно согласовать проект расписания или его изменений;
  • состав нормативных актов, которые регулируют все вопросы, связанные с ним.

Как утверждается? После составления штатного расписания его необходимо утвердить. До того, как будет готова финальная форма для подписания, необходимо согласовать ее с указанными в инструкции сотрудниками. После этого утверждение необходимо сделать с помощью специального приказа или распоряжения, которое должно быть подписано либо руководителем компании, либо уполномоченным лицом.

Отличия штатного расписания и штатной расстановки

Также существует возможность составлять форму Т-3 на несколько лет – но это можно делать только тем фирмам, которые не планируют корректировать штат, вводить новые должности или убирать некоторые из существующих.

Поэтому данный вариант нельзя рассматривать как целесообразный на момент 2017 года – кризисные условия заставляют организации постоянно менять различные аспекты своей деятельности.

Обратите внимание

Что касается срока хранения, на данный момент документ должен храниться в компании в течение 3-х лет.

При этом данный срок исчисляется со следующего года после того, в котором расписание утратило свою силу.

Мы подготовили для вас таблицу Excel, которая подойдет большинству компаний. Она поможет разобраться, кто на какой должности, сколько в компании вакансий и какую зарплату вы по факту платите.

  • перечень структурных подразделений;
  • наименования должностей;
  • сведения о количестве штатных единиц;
  • сведения о заработной плате: окладе и надбавках.

Утверждается штатное расписание приказом (распоряжением), подписанным руководителем организации или уполномоченным им на это лицом.

Срок действия штатного расписания нормативно не определен, поэтому данное решение возлагается на руководителя. Как правило, штатное расписание составляется на один календарный год. При этом период его действия обязательно должен быть указан на самом документе.

При необходимости внести изменения в штатное расписание в течение года возможно либо утвердить новое штатное расписание, либо внести соответствующие изменения в действующий документ.

Внимание!

Оба эти действия должны оформляться соответствующими приказами руководителя.

Это позволяет многим юристам указывать на обязательное наличие штатного расписания. Некоторые даже отмечают, что прием на работу на должность в отсутствие штатного расписания может быть квалифицирован как нарушение трудового законодательства (ст. 5.27 КоАП РФ).

Системный анализ нормативных актов, рекомендаций государственных органов и судебной практики, также приводит к выводу, что штатное расписание необходимо для корректного осуществления деятельности, поскольку:

  • является первичной документацией по учету выплат по заработной плате;
  • является доказательством в судебном процессе по спорам с работниками;
  • облегчает ведение кадровой работы и предоставляет наглядную информацию о вакантных должностях;
  • является документом, который зачастую запрашивают при проверках налоговые органы, ФСС, ЦБ РФ;
  • определяет перечень сотрудников, подлежащих обучению по ПОД/ФТ.

Форма штатного расписания установлена Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

Оно представляет собой таблицу с разделами, подлежащими заполнению.

Графа 1. В данную графу вносятся наименования структурных подразделений организации в порядке иерархии. Например: Администрация, бухгалтерия, юридический отдел, секретариат.

Предлагаем ознакомиться  Отчет по практике: Кадровая служба на предприятии || Отчет по практике штатное расписание

Графа 2. Указывается код структурного подразделения. Например: Администрация -001 , бухгалтерия — 002, юридический отдел — 003, секретариат — 004.

Графа 3. Заполняются сведения о должностях. Это делается в строгом соответствии с трудовым договором и трудовой книжкой. Например: Генеральный директор, главный бухгалтер, бухгалтер, юрист, секретарь.

Отличия штатного расписания и штатной расстановки

Графа 4. В данную графу вносят сведения о количестве штатных единиц. Необходимо обратить внимание, что указывается не фактическое количество сотрудников, работающих в организации в данный момент, а максимально возможное количество сотрудников, которые могут занимать ту или иную должность. Например.

В ООО «Фемида» фактически работают 3 юриста. При этом, в организации есть еще 2 аналогичных вакантных должности. Соответственно, в штатном расписании в графе 4 необходимо указать «штатные единицы – 5».

Графа 5. Заполняются сведения о тарифной ставке (окладе).

Указывается в рублевом исчислении месячная заработная плата по тарифной ставке (окладу), тарифной сетке, проценту от выручки, доле или проценту от прибыли, коэффициенту трудового участия (КТУ), коэффициенту распределения и пр.

Важно

в зависимости от системы оплаты труда, принятой в организации в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, коллективными договорами, трудовыми договорами, соглашениями и локальными нормативными актами организации.

Графа 6-8. Сведения о надбавках. Здесь показываются стимулирующие и компенсационные выплаты (премии, надбавки, доплаты, поощрительные выплаты), установленные действующим законодательством Российской Федерации (например, северные надбавки, надбавки за ученую степень и пр.), а также введенные по усмотрению организации (например, связанные с режимом или условиями труда).

Графа 9. Является показателем ежемесячного фонда заработной платы на каждую конкретную должность. Вычисляется путем суммирования граф с 5-9 и умножения полученной суммы на графу 4.

Графа 10. Примечание. В нее вносится любая информация, относящаяся к штатному расписанию: сдельная или повременная оплата труда, локальные нормативные акты организации, устанавливающие размер оплаты труда, виды и размеры надбавок, и т. д.

Штатная расстановка является более детальным документом, нежели штатное расписание, однако вообще не упоминается на законодательном уровне.

Отличия штатного расписания и штатной расстановки

Выделим основные отличия штатной расстановки от штатного расписания:

  • не является обезличенным документом в отличие (от штатного расписания), то есть содержит ФИО сотрудников, занимающих конкретные должности;
  • не имеет унифицированной формы, но, как правило, составляется на основе штатного расписания;
  • содержит в себе информацию о фактически занятых и вакантных должностях;
  • является постоянно изменяемым документом в связи с происходящими кадровыми перестановками.

Согласно Приказу Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», установлены следующие сроки хранения:

  • штатные расписания организации, изменения к ним:

а) по месту разработки и/или утверждения – постоянно (либо не менее 10 лет);

б) в других организациях – 3 года;

  • проекты штатных расписаний, документы (справки, предложения, заключения) по их разработке и изменению — 5 лет;
  • переписка по разработке и изменению штатных расписаний — 3 года.

Отметим, что штатные расстановки (штатно-списочный состав работников) хранятся 75 лет.

На основании штатного расписания удобно составлять Перечень сотрудников, которые должны проходить обязательную подготовку и обучение в целях ПОД/ФТ (Перечень обучаемых). Во многом именно наименование должности сотрудника является основанием для прохождения обучения по ПОД/ФТ. Однако, следует учитывать и функционал (должностные обязанности).

Надзорные органы при проверке системы ПОД/ФТ часто запрашивают копию штатного расписания. При выездной проверке, как правило, запрашиваются все редакции штатного расписания, действовавшие в проверяемом периоде. Причем нередко проверяющие требуют предоставить именно штатную расстановку (должности с указанием ФИО занимающих их сотрудников, а также дат приема на работу и увольнения).

При изменении штатного расписания рекомендуем проверять необходимость соответствующей корректировки Перечня обучаемых.

Отличия штатного расписания и штатной расстановки

Внимание!

Ошибки в штатном расписании могут привести к ошибкам в Перечне обучаемых, что, в свою очередь, может повлечь административное наказание по ч. 1 ст. 15.27 КоАП РФ.