§1. Коллективный договор

Коллективный договор — это нормативно — правовой акт, регулирующий социально — трудовые отношения в организации и заключаемый работниками организации, филиала и работодателем в лице их представителя.

Коллективный договор ФГОУ СПО «Челябинский юридический техникум» был принят на общем собрании трудового коллектива юридического техникума 12 ноября 2002 года. Он разрабатывался в процессе коллективных переговоров и равноправных обсуждений его условий и содержания в точном соответствии с законом.

https://www.youtube.com/watch?v=ytdevru

Участники договора и их полномочия

Участниками Коллективного договора являются работники ГОУ «Челябинский юридический техникум» в лице профессионального союза работников государственных учреждений, именуемого в дальнейшем «Профсоюз», с одной стороны и администрация ГОУ «Челябинский юридический техникум», именуемая в дальнейшем «Работодатель», с другой стороны.

Работодатель признает профессиональный союз полномочным представителем трудового коллектива при ведении коллективных переговоров по вопросам регулирования трудовых отношений в ГОУ «Челябинский юридический техникум», в том числе и при заключении коллективного договора.

Отчет по практике: Кадровая служба на предприятии || Отчет по практике штатное расписание

Профсоюз представляет интересы работников ГОУ «Челябинский юридический техникум» при проведении коллективных переговоров, заключении и изменении трудового договора, осуществлении контроля за его исполнением.

С целью соблюдения прав всех членов трудового коллектива, Профсоюз, представляя их интересы, обязан принимать во внимание мнение работников всех структурных подразделений.

От имени Работодателя Коллективный договор подписывает директор ГОУ «Челябинский юридический техникум».

От имени Профсоюза Коллективный договор подписывает председатель профсоюзного комитета ГОУ «Челябинский юридический техникум»

Срок действия договора

Договор вступает в силу со дня его подписания Участниками и действует до 1 января 2009 года. По истечении установленного срока Договор действует до тех пор, пока стороны не заключат новый или не изменят действующий.

В случае заключения нового коллективного Договора до 1 января 2009 года действие настоящего Договора прекращается с момента вступления в силу нового Договора.

Изменения и дополнения условий Договора вносятся по соглашению сторон.

Общие вопросы и сфера действия, договора.

Отчет по практике: Кадровая служба на предприятии || Отчет по практике штатное расписание

1. Коллективный договор — правовой акт, регулирующий социально-трудовые отношения в ФГОУ СПО «Челябинский юридический техникум», и заключаемый между Профсоюзом и Работодателем, закрепляет права и обязанности его участников, а также ответственность сторон за невыполнение его условий.

Договор признает первоочередной обязанность Работодателя и Профсоюза всецело способствовать выполнению задач юридического техникума, повышению качества и профессионального уровня обучения студентов и предоставлению социальных и экономических гарантий для каждого работника.

2. Действие Договора распространяется на всех работников техникума, включая тех, которые приняты на работу после заключения договора, а также пенсионеров, ушедших на пенсию в соответствии с пунктом 9 настоящего Договора.

3. В период действия Договора Профсоюз обязуется не объявлять и предотвращать забастовки и другие действия, направленные во вред Работодателю, по поводу условий, включенных в Договор, при условии выполнения их Работодателем.

4. Любая из сторон, подписавших Коллективный договор, вправе вносить предложения о внесении в него изменений и дополнений, которые не создают препятствий для выполнения уже принятых сторонами обязательств. Эти предложения могут быть приняты только по взаимному согласию сторон.

5. Изменения законодательства, влекущие недействительность отдельных положений Договора, а также изменение формы собственности, ведомственной принадлежности или наименования техникума, не влекут недействительность настоящего Договора и прекращение его действия.

6. Профсоюз оказывает помощь Работодателю в обеспечении нормального функционирования техникума, соблюдении работниками трудовой дисциплины, правил охраны труда и техники безопасности.

7. Вопросы, не оговоренные в настоящем Договоре,

регулируются в соответствии с действующим трудовым законодательством РФ.

8. Все приложения к Договору, оговоренные в нем, являются его неотъемлемыми частями.

9. К пенсионерам, ушедшим на пенсию из юридического техникума, относятся неработающие пенсионеры по возрасту или по инвалидности, расторгнувшие трудовой договор с техникумом на основании ст. 81 п.п. 1, 2, 4, а также ст. 80 (в связи с выходом на пенсию) ТК РФ.

Найм и увольнение работников. Гарантии занятости.

https://www.youtube.com/watch?v=ytcopyrightru

1. При приеме на работу и заключении трудового договора (контракта) Работодатель руководствуется нормами трудового законодательства РФ.

Работодатель обязан заключать с работниками индивидуальные трудовые договоры (контракты), включающие в качестве обязательных условий трудовую функцию, место работы, срок, время преступления к работе, а также дополнительные условия, определяемые сторонами.

Отчет по практике: Кадровая служба на предприятии || Отчет по практике штатное расписание

До оформления трудового договора (контракта) работник должен быть ознакомлен с Правилами внутреннего распорядка, расписанием занятий и настоящим Договором.

2. Порядок расторжения трудового договора (контракта) регламентируется трудовым законодательством РФ.

Работодатель при увольнении имеет право требовать от работника заполнения обходного листа в целях обеспечения сохранности материальных ценностей и книжного фонда техникума.

Сокращение численности и высвобождение работников согласовывается с Профсоюзом в случаях, предусмотренных трудовым законодательством.

3. Изменение условий трудового договора допускается по соглашению сторон — любая из сторон может выступить с инициативой изменения условий.

4. Работодатель обязуется обеспечить полную занятость работающих в техникуме в соответствии с их профессией, квалификацией и трудовым договором (контрактом).

5. Работодатель обязуется всемерно содействовать повышению квалификации работников, их обучению и переобучению, предоставлять гарантии и льготы, предусмотренные трудовым законодательством для лиц, совмещающих работу с обучением, без ущерба для основной производственной деятельности.

Рабочее время и время, отдыха

Отчет по практике: Кадровая служба на предприятии || Отчет по практике штатное расписание

Для всех работников, как с нормальной, так и с сокращенной продолжительностью рабочего времени, график работы должен обеспечивать годовой баланс рабочего времени.

· для хозяйственно-обслуживающего персонала — 40 часов в неделю (8 часовой рабочий день);

для вахтеров продолжительность смены 12 часов;

https://www.youtube.com/watch?v=ytaboutru

для дежурных по общежитию продолжительность смены 24 часа;

· для аппарата управления — 36 часов в неделю;

· для педагогического состава устанавливается суммарный учет рабочего времени, при этом ежемесячная оплата труда производится из расчета 1/10 части годовой тарификации,

Отчет по практике: Кадровая служба на предприятии || Отчет по практике штатное расписание

Общий режим работы техникума — 6-ти дневная рабочая неделя с одним выходным днем.

Для административного и хозяйственно-обслуживающего персонала — 5-ти дневная рабочая неделя с двумя выходными днями: суббота, воскресенье. Вахтеры и дежурные по общежитию работают по графикам, составляемым непосредственными руководителями. Режим работы преподавательского состава устанавливается расписанием занятий.

Привлечение отдельных работников к работе в выходные допускается только в случаях, предусмотренных трудовым законодательством, с разрешения выборного профсоюзного органа. Работа в выходной день компенсируется по соглашению сторон предоставлением другого дня отдыха или в денежной форме, но не менее чем в двойном размере.

Всем работникам предоставляются ежегодные отпуска с сохранением рабочего места (должности) и среднего заработка. Ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется работникам продолжительностью 28 календарных дней.

Первоочередное право на получение отпуска в летнее или другое удобное для них время предоставляется работающим женщинам,

имеющим двух и более детей в возрасте до 12 лет, работникам моложе 18 лет (продолжительность не менее 31 календарного дня), работникам, совмещающим работу с обучением в образовательных учреждениях начального, среднего и высшего профессионального образования.

Порядок предоставления отпуска регулируется Графиком отпусков, который составляется с условием обеспечения нормальной работы техникума, согласовывается с профсоюзным комитетом и доводится до сведения работников не позднее 1 февраля каждого года.

Ежегодный оплачиваемый отпуск учебно-методическому и преподавательскому персоналу предоставляется, как правило, в период летних каникул. Продолжительность отпуска устанавливается Постановлением Правительства РФ от 13.09.1994. г. «Об отпусках работников образовательных учреждений и педагогических работников других учреждений, предприятий, организаций».

Ежегодный отпуск должен быть перенесен или продлен при временной нетрудоспособности работника, при выполнении государственных или общественных обязанностей, в других случаях, предусмотренных законодательством. В исключительных случаях, когда предоставление отпуска работнику в текущем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы техникума, допускается с согласия работника перенесение отпуска на следующий рабочий год.

Предлагаем ознакомиться  Материнский капитал — сроки получения и использования в 2019 году

Отчет по практике: Кадровая служба на предприятии || Отчет по практике штатное расписание

Не допускается не предоставление ежегодного отпуска в течение двух лет подряд, а также не предоставление отпуска работникам моложе 18 лет.

Замена отпуска денежной компенсацией не допускается, кроме случаев увольнения работника, не использовавшего отпуск.

— заместителям директора, главному бухгалтеру — до 12 календарных дней;

— водителям легковых автомобилей, обслуживающим аппарат техникума — до 12 рабочих дней.

https://www.youtube.com/watch?v=ytpressru

— заведующей канцелярией — до 12 рабочих дней;

Список работников, имеющих право на данный отпуск, может быть уточнен директором по согласованию с профсоюзным

комитетом, но при этом данный перечень не подлежит расширительному толкованию

Дополнительный отпуск присоединяется к основному отпуску. Оплата дополнительных отпусков производится за счет экономии фонда оплаты труда.

§1 Общее ознакомление с правовой и кадровой службой. Полномочия кадровой службы

По общему правилу в каждой организации должна быть создана кадровая служба в форме самостоятельного структурного подразделения. Название кадровой службы может быть различным, например, отдел кадров, или, как в ФГОУ СПО «Челябинский юридический техникум» «Правовая и кадровая служба».

Если в организации работает небольшое количество работников, то кадровая служба как отдельное структурное подразделение может и не создаваться, а вводится ставка специалиста или инспектора по кадрам. Также полномочия кадровой службы могут возлагаться на одного из работников организации.

Специалист по кадрам подчиняется начальнику отдела кадров, а начальник отдела кадров непосредственно подчиняется директору ФГОУ СПО «Челябинского юридического техникума». Специалист по кадрам исполняет определенные должностные обязанности, а также должен обладать определенными знаниями.

1. выполняет работу по комплектованию техникума кадрами требуемых профессий, специальностей и квалификации

2. принимает участие в работе по подбору, отбору и расстановки кадров

— должностей и профессионально-квалификационной структуры персонала техникума и его подразделений

— установленной документации по учету кадров, связанной с приемом, переводом, трудовой деятельностью и увольнением работников

— результатов аттестации работников и оценки деловых качеств с целью определения текущей и перспективной потребности в кадрах

— подготовки предложений по замещению и созданию резерва на выдвижение

4. Участвует в изучении рынка труда для определения источников удовлетворения потребностей в кадрах, установление и поддержание прямых связей с учебными заведениями, контактов с техникумами аналогичного профиля

5. Информирует работников техникума об имеющихся вакансиях

6. Принимает участие в разработке перспективных и текущих планов по труду

7. Осуществляет контроль за размещением и расстановкой молодых специалистов и молодых рабочих в соответствии с полученной в учебном заведении профессией и специальностью, проведением их стажировок, принимает участие в работе по адаптации вновь принятых работников к производственной деятельности

https://www.youtube.com/watch?v=ytpolicyandsafetyru

8. Участвует в подготовке предложений по развитию персонала, планированию деловой карьеры, обучению и повышению квалификации кадров, а также в оценке эффективности обучения

9. Принимает участие в техникуме: работы, методическом и информационном обеспечении квалификационных, аттестационных, конкурсных комиссий, оформлении их решений

10. Анализирует состояние трудовой дисциплины, и выполнение работниками техникума правил внутреннего трудового распорядка, движение кадров, участвует в разработке мероприятий по снижению текучести и улучшению трудовой дисциплины.

— своевременное оформление приема, перевода и увольнения работников

— выдачу справок о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников

— соблюдение правил хранения и заполнения трудовых книжек

Отчет по практике: Кадровая служба на предприятии || Отчет по практике штатное расписание

— подготовку документов для установления льгот и компенсаций

— оформление пенсий работникам и другой установленной документации по кадрам, а также внесение соответствующей информации в банк данных о персонале техникума

12. Составляет установленную отчетность

— законодательные и нормативные правовые акты, методические материалы по управлению персоналом;

— трудовое законодательство;

https://www.youtube.com/watch?v=ytadvertiseru

— структуру и штаты техникума, его профиль, специализацию и перспективы развития;

— порядок определения перспективной и текущей потребности в кадрах;

— источники обеспечения техникума кадрами;

— положение о проведении аттестации и квалификационных испытаний;

— порядок избрания (назначения) на должность;

— порядок оформления, ведения и хранения документации, связанной с кадрами и их движением;

— порядок формирования и ведения банка данных о персонале техникума;

Отчет по практике: Кадровая служба на предприятии || Отчет по практике штатное расписание

— порядок составления отчетности по кадрам;

https://www.youtube.com/watch?v=https:accounts.google.comServiceLogin

— основы психологии и социологии труда;

— основы экономики, техники труда и управления;

— средства вычислительной техники, коммуникаций и связи;

— правила и нормы охраны труда.

1. оформление приема, перевода и увольнения работников

2. оформление, хранение и выдача трудовых книжек

3. учет личного состава работников, в том числе ведение личных дел

4. оформление личных карточек по форме Т-2

5. оформление документов для назначения пенсии

6. подготовка документов для награждения и поощрения

7. организация и проведение аттестации

8. проведение работы с образовательными учреждениями по подготовке специалистов и повышению квалификации

9. ведение установленной отчетности и предоставление ее в соответствующие органы

a) Книгу регистрации приказов по личному составу

b) Книгу регистрации трудовых договоров

c) Книгу регистрации личных дел

d) Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

§1. Рабочее время и время отдыха

Рабочее время — время, в течении которого работник в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка организации и условиями трудового договора должен исполнять трудовые обязанности , а также иные периоды времени, которые в соответствии с законами и иными нормативными правовыми актами относится к рабочему времени.

https://www.youtube.com/watch?v=ytcreatorsru

Нормальная продолжительность рабочего времени не может превышать 40 часов в неделю.

Работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником.

Время отдыха — время, в течении которого работник свободен от исполнения трудовых обязанностей и которое он может использовать по своему усмотрению.

{amp}gt; перерывы в течении рабочего дня (смены);

{amp}gt; ежедневный (междусменный) отдых;

Отчет по практике: Кадровая служба на предприятии || Отчет по практике штатное расписание

{amp}gt; выходные дни (еженедельный непрерывный отдых);

В техникуме в соответствии с законодательством нормальную и сокращенную продолжительность рабочего времени обеспечивает годовой баланс.

{amp}gt; для хозяйственно — обслуживающего персонала — 40 часов внеделю (8 часовой рабочий день);

{amp}gt; для аппарата управления — 36 часов в неделю;

{amp}gt; для педагогического состава устанавливается суммарный учет рабочего времени, при этом ежемесячная оплата труда производится из расчета 1/10 части годовой тарификации.

Общий режим работы техникума — шестидневная рабочая неделя

с одним выходным днем. Для административного и хозяйственно -обслуживающего персонала — пятидневная рабочая неделя с двумя выходными днями: суббота, воскресенье. Режим работы преподавательского состава устанавливаются расписанием занятий.

Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма N Т-9), применяются для оформления и учета направления работника в командировку(и).

Заполняются работником кадровой службы на основании служебного задания, подписываются руководителем организации или уполномоченным им на это лицом.

Все приказы регистрируется в «Книге регистрации трудовых приказов».

Предлагаем ознакомиться  Судебная практика по ч1 ст 2281 УК РФ

— фамилия и инициалы

— структурное подразделение

Отчет по практике: Кадровая служба на предприятии || Отчет по практике штатное расписание

— должность (специальность, профессия) командируемого

— цель

— время и место(а) командировки.

При необходимости указываются источники оплаты сумм командировочных расходов, другие условия направления в командировку.

Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма N Т-10а), применяется для оформления и учета служебного задания для направления в командировку, а также отчета о его выполнении.

Служебное задание подписывается руководителем структурного подразделения, в котором работает командируемый работник. Утверждается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом и передается в кадровую службу для издания приказа (распоряжения) о направлении в командировку.

Работником, прибывшим из командировки, составляется краткий отчет о выполненной работе за период командировки, который согласовывается с руководителем структурного подразделения и предоставляется в бухгалтерию вместе с командировочным удостоверением и авансовым отчетом.

Отчет по практике: Кадровая служба на предприятии || Отчет по практике штатное расписание

Командировочное удостоверение (форма N Т-10) — является документом, удостоверяющим время пребывания в служебной командировке (время прибытия в пункт (ы) назначения и время убытия из него (них)).

В каждом пункте назначения делаются отметки о времени прибытия и выбытия, которые заверяются подписью ответственного должностного лица и печатью.

Выписывается в одном экземпляре работником кадровой службы на основании приказа (распоряжения) о направлении в командировку.

Кадровая служба, заполняя командировочное удостоверение, делает отметку о выбытии в журнале учета работников, выбывающих в командировки.

{amp}gt; фамилия и должность командированного работника

{amp}gt; фамилия и должность лица, подписавшего командировочное удостоверение

{amp}gt; даты выбытия и прибытия

{amp}gt; подпись работника, подтверждающая получения удостоверения.

В каждой организации должен вестись раздельно журналы регистрации выбывающих и прибывающих командированных работников.

На основании приказа о направлении в командировку бухгалтером составляется смета расходов. Работник получает в кассе предприятия аванс на командировочные расходы по расходному кассовому ордеру.

После возвращения из командировки в организацию работником (подотчетным лицом) составляется авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы.

Всем работникам предоставляются ежегодные отпуска с сохранением рабочего места и среднего заработка.

Ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется работникам продолжительностью не менее 28 календарных дней. Ежегодный оплачиваемый отпуск учебно-методическому составу предоставляется, как правило, в период летних каникул. Продолжительность отпуска устанавливается Постановлением Правительства РФ от 13.09.

Представление отпуска работникам оформляется приказом о предоставлении отпуска по форме № Т-6.

Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (форма N Т-6), применяются для оформления и учета отпусков, предоставляемых работнику в соответствии с законодательством, коллективным договором, локальными нормативными актами организации, трудовым договором.

Составляются работником кадровой службы или уполномоченным им на это лицом, подписываются руководителем организации или уполномоченным им на это лицом, объявляются работнику под расписку.

{amp}gt; заявление работника

{amp}gt; объяснительная и докладная записка

{amp}gt; справка

{amp}gt; график отпусков

На основании приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска делаются отметки в личной карточке, лицевом счете и производится расчет заработной платы, причитающейся за отпуск, по форме N Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику».

1.4 График отпусков

Порядок предоставления отпуска регулируется Графиком отпусков по форме № Т-7.

График отпусков (форма № Т-7), применяется для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений организации на календарный год по месяцам.

График отпусков — сводный график. При его составлении учитываются положения действующего законодательства Российской Федерации, специфика деятельности организации и пожелания работников.

График отпусков подписывается руководителем кадровой службы и утверждается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом с учетом мотивированного мнения выборного профсоюзного органа (при наличии последнего) данной организации об очередности предоставления оплачиваемых отпусков.

При переносе срока отпуска на другое время с согласия работника и руководителя структурного подразделения в график отпусков вносятся соответствующие изменения с разрешения лица, утвердившего график, или лица, уполномоченного им на это.

Перенос отпуска производится в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, на основании документа, составленного в произвольной форме.

Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда (форма N Т-13), применяется для учета времени, фактически отработанного и (или) неотработанного каждым работником организации, для контроля за соблюдением работниками установленного режима рабочего времени, для получения данных об отработанном времени, расчета оплаты труда, а также для составления статистической отчетности по труду.

Форма N Т-13 применяется для учета рабочего времени. Составляется в одном экземпляре уполномоченным на это лицом, подписывается руководителем структурного подразделения, работником кадровой службы, передается в бухгалтерию.

{amp}gt; листок нетрудоспособности

{amp}gt; справка о выполнении государственных или общественных обязанностей

{amp}gt; письменное предупреждение о простое

{amp}gt; заявление о совместительстве

{amp}gt; письменное согласие работника на сверхурочную работу вслучаях, установленных законодательством.

в форме N Т-13 (графа 4) — четыре строки (по две на каждую половину месяца) и соответствующее число граф (15 и 16).

в форме N Т-13 (в графах 4, 6) верхняя строка применяется для отметки условных обозначений (кодов) затрат рабочего времени, а нижняя — для записи продолжительности отработанного или неотработанного времени (в часах, минутах) по соответствующим кодам затрат рабочего времени на каждую дату.

При необходимости допускается увеличение количества граф для проставления дополнительных реквизитов по режиму рабочего времени, например, времени начала и окончания работы в условиях, отличных от нормальных.

Затраты рабочего времени учитываются в Табеле или методом сплошной регистрации явок и неявок на работу, или путем

Отчет по практике: Кадровая служба на предприятии || Отчет по практике штатное расписание

регистрации только отклонений (неявок, опозданий, сверхурочных часов и т.п.). При отражении неявок на работу, учет которых ведется в днях (отпуск, дни временной нетрудоспособности, служебные командировки, отпуск в связи с обучением, время выполнения государственных или общественных обязанностей и т.д.), в Табеле в верхней строке в графах проставляются только коды условных обозначений, а в нижней строке графы остаются пустыми.

· при записи учетных данных для начисления заработной платы только по одному виду оплаты и корреспондирующему счету, общим для всех работников, включенных в Табель, заполняются реквизиты «код вида оплаты», «корреспондирующий счет» над таблицей с графами с 7 — 9 и графа 9 без заполнения граф 7 и 8;

· при записи учетных данных для начисления заработной платы по нескольким (от двух до четырех) видам оплаты и корреспондирующих счетов заполняются графы 7 — 9. Дополнительный блок с идентичными номерами граф предусмотрен для заполнения данных по видам оплаты, если их количество превышает четыре.

§2. Формирование дел

Формирование дел — называется группировка исполнительных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дел.

— для оперативного поиска нужных документов;

— обеспечения сохранности документов, так как исключает возможность попадания важных документов в дела с второстепенными документами;

— облегчения проведения подготовки дел к сдаче в архив, так как не проводится переформирование дел;

— защиты персональных данных работников, так как они сосредоточены в определенных папках, подлежащих особому хранению.

За формирование дел отдела кадров отвечает специально назначенный работник под непосредственным контролем руководителя отдела.

Формирование дел осуществляется в соответствии с заголовками дел по заранее составленной номенклатурой дел отдела кадров.

Предлагаем ознакомиться  Решение суда о расторжении брака: как его получить 2020

Заголовки дел должны быть краткими и соответствовать смысловому содержанию документов, находящихся в данном деле.

На большинстве предприятий формирование дел проводится по названиям видов документов, например: приказы, трудовые договоры, приказы и т.п.

· в дело помещаются документы, работа по которым завершена;

· документы, подшитые в дело, являются подлинниками или заверенными копиями;

· документы разных сроков хранения формируются в разные дела;

· документы, касающиеся одного вопроса, помещаются в одно дело;

· в дело включается, как правило, один экземпляр документа;

· каждый документ, помещенный в дело, должен быть правильно оформлен (иметь дату, подпись, отметку об исполнении и т.п.);

· в дело формируются, как правило, документы одного года;

· в дело не должны подшиваться документы, подлежащие возврату, а также черновики, проекты документов;

· документы внутри дела чаще всего располагаются в обратной хронологической последовательности, то есть только что исполненные документы будут подшиты в папку сверху (используется также расположение документов по алфавиту фамилий, порядковым номерам документов или в логической последовательности решения вопроса). Чтобы облегчить поиск нужных документов внутри дела составляется внутренняя опись дела.

Внутренняя опись составляется для учета документов постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызван спецификой документации (наличие грифа секретности, особо ценные документы и т.п.)

Внутренняя опись составляется лицом, ответственным за документы дела, и подшивается в начале дела.

Планы и отчеты хранятся в делах того года, к которому они относятся по содержанию, независимо от времени их составления или утверждения.

При формировании дел используется скоросшиватели, рассчитанные в среднем на 200 листов и на годовую подшивку документов, а также папки-файлы, позволяющие подшивать в 2-3 раза больше. Папки-файлы (типа «Ьеуггг», «ОгапсГ, «Вапе1х» и т.п.) могут вестись на протяжении нескольких дел.

Поэтому для оперативного поиска документов внутри дела необходимо использовать разделители с указанием года.

§3. Подготовка документов отдела кадров для архивного хранения

Специалистами установлен оптимальный срок использования документов в делопроизводстве — 3 года. После истечения этого срока решается дальнейшая «судьба» документов: передать ли их в архив предприятия или уничтожить. Проведение такой работы называют научно-технической обработкой документов.

Научно-техническая обработка включает в себя весь комплекс работ по подготовки документов к сдаче в архив, включая экспертизу их ценности, а также уничтожение документов с истекшими сроками хранения.

С целью обеспечения сохранности документов и оперативного наведения справок в архивах Росархивом установлены правила подготовки и передачи дел на архивное хранение.

Для определения сроков хранения документов, подготовки документов к архивному хранению и отбора документов для уничтожения на предприятии создается постоянно действующая экспертная комиссия.

Экспертная комиссия назначается приказом руководителя предприятия и состоит из 3-5 человек.

— зам. директора

— ведущий специалист (юрист, работник службы делопроизводства, отдела кадров или бухгалтерии)

— секретарь-референт

Если на предприятии есть архив, то в состав комиссии входит архивист.

Главной задачей комиссии является проведение ежегодного отбора документов для архивного хранения и уничтожения тех документов, сроки, хранения которых истекли.

Первым этапом научно-технической обработки является определения наиболее подходящего времени для ее проведения. Если в организации очень напряженная пора авралов, подведение итогов, завершения срочных работ и т.п., то лучше перенести обработку на более спокойный период. Начало года или время отпусков, как правило, подходят лучше всего.

На заседании экспертной комиссии определяется место проведения научно-технической обработки. Комната или кабинет должны быть недоступны для посторонних посетителей, оборудованы средствами охранной сигнализации и находится в месте, удобном для сосредоточения документов структурных подразделений предприятия.

Экспертная комиссия решает вопрос определения хронологических рамок обрабатываемых документов.

Временные стоки хранения применяются всеми организациями, постоянный срок хранения применяется только теми государственными, муниципальными организациями, документы которых поступают на хранение в соответствующие архивы, и негосударственными организациями, с которыми заключены соответствующие договоры, то есть источниками комплектования архивов.

Другие организации хранят эти документы от 10 лет до ликвидации организации в соответствии с законодательством и необходимостью практического использования документов.

По документам, сроки хранения которых не предусмотрены перечнями, экспертной комиссией предприятия выносится самостоятельное решение о продолжительности их хранения с учетом важности документов, необходимости их использования в справочных целях, обращения к ним в случае возникновения споров, исков, претензий.

В зависимости от значимости документов устанавливается следующие сроки хранения.: 1 год, 3 года, 5, 10, 15, 50, 75 лет и постоянно. При истечении сроков хранения учитываются только годы. Срок хранения документов на нетрадиционных носителях соответствует сроку хранения аналогичных видов документов на традиционных носителях.

— документы, предназначенные для архивного хранения

— документы, подлежащие уничтожению

— документы, необходимые для дальнейшего использования в делопроизводстве

— приказы по личному составу

— личные карточки ф. Т-2

— личные дела

— книги, журналы учета сотрудников, алфавитные книги

— книги, журналы учета приема, увольнения и перевода работников

— книги учета выдачи трудовых книжек

— невостребованные трудовые книжки

— протоколы заседаний аттестационных и квалификационных комиссий.

· документы в деле необходимо расположить в хронологическом порядке, если он не соблюдался в процессе формирования дела;

· произвести нумерацию листов дела в правом верхнем углу простым карандашом или нумератором;

· подшить в конце дела заверительный лист, в котором указывается количество листов в деле;

· на наиболее важные документы (по личному составу или имеющие гриф ограничения доступа) составить внутренние описи дел, если они не были составлены ранее, и подшить их в начале дела;

· переплести дело или прошить его в 4 прокола;

· дополнительно указать на обложке дела количество листов согласно заверительному листу, срок хранения дела, уточнить заголовок и крайние даты дела.

Дела временного хранения (до 10 лет включительно) разрешается хранить в скоросшивателях без прошивки и нумерации листов и без уточнения крайних дат документов. Документы в подобных делах хранятся в прямой и обратной хронологической последовательности, пересистематизация их не обязательна.

На документы отдела кадров, передаваемые в архив, составляется отдельная опись — опись № 1 л/с (дел по личному составу).

■ книги, журналы учета сотрудников (если она ведется)

■ приказы по личному составу

■ личные карточки и личные дела

■ невостребованные трудовые книжки

■ лицевые счета по заработной плате (берутся из бухгалтерии)

В конце каждой описи указывается цифрами и прописью количество включенных в нее дел. Каждое дело в описи получает свой порядковый (архивный) номер, который затем поставляется на обложке соответствующего дела.

На документы, выделенные к уничтожению, составляется акт.

Акты и описи составляются и подписываются членами экспертной комиссии, рассматриваются и утверждаются руководителем предприятия.

В период подготовки дел к передаче на хранения работником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количество дел описи. Все выявленные при проверке недостатки экспертная комиссия обязана устранить.

https://www.youtube.com/watch?v=upload

Прием-передача дел в архивохранилище проводится членами экспертной комиссии и архивистом. Только после передачи документов в архив предприятию разрешается производить уничтожение документов, включенных в акт.

Уничтожение документов осуществляется с помощью специальных машин, не менее чем тремя работниками предприятия.