Приложение N 7 к Инструкции. Продольный бланк письма Уполномоченного Российской Федерации при Европейском Суде по правам человека — заместителя Министра юстиции Российской Федерации

ИП один за всех Индивидуальный предприниматель, имеющий право выполнять и функции главного бухгалтера, может ставить свою подпись не только на документах, требующих директорской визы, но и расписываться в графе «главный бухгалтер», например, в товарно-транспортной накладной. Подпись по доверенности Доверенность – это письменный документ, которым делегируются те или иные полномочия.

В нашем случае, это передача права ставить свою подпись. Такую доверенность на право подписи может выдать только то лицо, которое обладает этим правом безоговорочно по учредительным данным, то есть, чаще всего, представитель руководства.

Формат доверенности и формат подписываемого документа должен совпадать. Например, если по доверенности будет подписана сделка, требующая заверения у нотариуса, то доверенность также должна быть нотариально удостоверена.

Исполняющий обязанности руководителя Личная подпись В. В. Уйба Основание для права подписи Назначение должностного лица исполняющим обязанности оформляется приказом руководителя (приложение N 1).

В приказе должны быть указаны причина передачи полномочий, должность и фамилия лица, на которого возлагаются обязанности или дата начала исполнения обязанностей руководителя. Право подписывать документы, как правило, имеют руководитель организации и иные уполномоченные им лица.

Право руководителя издавать организационно-распорядительные документы закрепляются в учредительных документах (уставе, положении). Это право, а также право вести переписку могут быть делегированы руководителем другим должностным лицам. Оформляется это приказом о распределении обязанностей (о делегировании полномочий) (приложение N 2) или доверенностью на выполнение определенных действий от имени организации.

Приложение N 6к Инструкциипо делопроизводствув Министерстве юстицииРоссийской Федерации

Образец углового бланкаУполномоченногоРоссийской Федерациипри Европейском Суде поправам человека — заместителяМинистра юстицииРоссийской Федерации

Приложение N 7к Инструкциипо делопроизводствув Министерстве юстицииРоссийской Федерации

Образец продольного бланкаУполномоченного Российской Федерациипри Европейском Суде по правамчеловека — заместителя Министра юстицииРоссийской Федерации

Воспроизведение Государственногогерба Российской Федерации

УПОЛНОМОЧЕННЫЙ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ПРИ ЕВРОПЕЙСКОМ СУДЕ ПО ПРАВАМ ЧЕЛОВЕКА — ЗАМЕСТИТЕЛЬ МИНИСТРА ЮСТИЦИИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Representative
of the Russian Federation at
the European Court of Human Rights —
deputy Minister of Justice
of the Russian Federation

Representant
de la Fdration de Russie aupres
de la Cour Europeenne
des Droits de l’Homme — vice-ministre
de la Federation de Russie

14, Zhitnaya, Moscow, 119991

tel.: (495) 677-09-40, fax (495) 677-06-93

Приложение N 17. Образец оформления полного протокола

В обычном порядке в оформлении реквизита «Подпись» нет совершенно ничего сложного – указания п. 3.22 ГОСТа Р 6.30-2003 весьма просты. Лицо, которое имеет полномочия подписывать данный документ:

  • сначала указывает свою должность (от границы левого поля),
  • ставит личный росчерк,
  • затем – его расшифровку в виде инициалов и фамилии.

Если подписывается документ, изготовленный на бланке организации, то должность в подписи указывается кратко (без повторения в ней наименования организации, которое уже фигурирует вверху на бланке) – см. Пример 1. Если же подписывается иным способом изготовленный документ, то в должности необходимо указать наименование ­организации – см. Пример 2.

Пример 1

Оформление подписи на бланке организации

Пример 2

Оформление подписи не на бланке организации

Если точно следовать правилам, то в документе обязательно должно быть указание на право подписанта выступать от имени организации: подпись на основании учредительных документов, приказа или распоряжения руководства, доверенности. ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если доверенность выдается от имени юридического лица, то выдавать ее должен директор либо другое лицо, указанное в учредительных документах.

Внимание

attention

Однако даже такие подписи можно сделать более компактными и менее «высокомерными», деликатно используя аббревиатуры: 1) Самойлов Виктор Георгиевич, Зам. старшего начальника Сектора ОРК ОПГП Департамента ТП Южного филиала АО «Северная компания». Тел. (8457)789-78-78. Доб. 12-00. 2) Куркина Анна Васильевна, Зам.

начальника отдела выездных проверок

МРИ ФНС № 189 По Ивановскому району Ивановской области. Тел. (8457)789-78-78. Доб. 12-00. «Сокращенные» подписи не вызывают раздражения и смотрятся более «приветливо».

Должности сотрудников малых предприятий обычно указываются в сообщениях полностью. Примеры подписи в электронных письмах частных компаний: 1) С уважением к Вам, Васильев Сергей Иванович, Генеральный директор ООО «Принтер». Тел. 8-975-999-99-99. E-mail: 2) Всегда Ваша, Короткова Анна, Ведущий косметолог салона «Диваж». Тел. (874)78-78-78.

Инфо

info

Под подписью (правом подписи) понимается полномочие должностных лиц на подписание тех или иных документов. Должностные лица имеют право подписывать документы в пределах должностной компетенции, что обычно определено учредительными документами, нормативными актами предприятия (положениями, инструкциями, приказами руководителя о делегировании права подписи).

В связи с тем, что именно подпись придает документу юридическую значимость, оформление этого реквизита требует особого внимания. Подпись нельзя отрывать от текста и печатать на отдельном листе.

Если она не умещается после текста, последний абзац или несколько строк обязательно переносят вместе с подписью. При этом не следует забывать про нумерацию страниц.Электронное сообщение, подписанное электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи, признается электронным документом, равнозначным документу, подписанному собственноручной подписью, в случаях, если федеральными законами или иными нормативными правовыми актами не устанавливается или не подразумевается требование о составлении такого документа на бумажном носителе» (п. 3 ст. 11).

В данном случае речь идет о кодах должностных лиц, которые могут применяться в корпоративных информационных системах [2]. Электронная цифровая подпись оформляется на документе как нижний колонтитул, от границы левого поля.

Недаром в крупных компаниях обычно разрабатывают единый регламент и пример подписи к электронному письму. Ведь дизайн такого «автографа» становится частью фирменного стиля компании и ее корпоративной культуры.

Подпись в электронном письме создает компании позитивный имидж перед партнерами по бизнесу. Ее соответствие стандартам – показатель того, сколько внимания руководство предприятия уделяет важным деталям и тонкостям.

Если вы ищете примеры подписи в электронных письмах, то, скорее всего, не принадлежите к числу сотрудников крупных корпораций. Однако вам или вашему бизнесу также важно демонстрировать свои положительные качества: открытость, дружелюбие, надежность. Структура деловой подписи В официальном электронном письме «автограф», как правило, имеет такой вид: « (формула вежливости), ФИО автора письма, Должность Контактные сведения».

Зюлькова Таким же образом, но с указанием наименования организации подписываются документы, издаваемые совместно руководителями двух организаций (совместное постановление, совместный приказ), а также договоры (гражданско-правовые и трудовые), дополнения к гражданско-правовым договорам, соглашения об изменении (дополнении) трудового договора, протоколы в системе договорной документации (протокол разногласий, протокол согласования разногласий и др.). При оформлении совместного документа первый лист оформляют не на бланке.

При оформлении договоров следует иметь в виду, что подписывает договор всегда то лицо, которое указано в преамбуле договора. Там же указывается и основание, на котором лицу принадлежит право подписи, — устав организации, доверенность.Как выглядит правильная подпись в электронном письме? Примеры представлены ниже. 1).

С надеждой на будущее взаимовыгодное сотрудничество, Сергеев Иван Иванович, Начальник отдела продаж ООО «Вендетта». Тел. (847)789-89-89 доб. 78-78 E-mail: 2). В ожидании Вашего скорого визита, Иванова Дарина, Ведущий стилист салона Bellena. Адрес: 400111, г. Кузнецовск, ул. Тулайкова, д. 4 Тел. 8-999-000-99-99

E-mail: Skype: idarina. Группа «ВКонтакте»: «Прически» (ссылка). 3). С наилучшими пожеланиями, Ваш персональный бизнес-консультант Андреева Людмила.

Предлагаем ознакомиться  Отказ от страховки жизни при получении кредита образец

Приглашаю Вас на бесплатную видеоконференцию «Управление личными и корпоративными финансами» 25 июля 2016 г. 15-00 (ссылка). Мои электронные книги: «Жизнь и кошелек» (ссылка) «Дамы с приданым» (ссылка) «Финансовый гений» (ссылка). Приведем образец электронного письма с подписью: «Владимир Иванович, добрый день.

Можете быть уверены, что копия вашего письма будет передана замминистра. 3 Ниже фамилии адресата (адресатов) поставьте свою фамилию, инициалы и адрес фактического проживания. Например: от Петровой Е.И., проживающей по адресу… В случае коллективного обращения пищите так: от группы работников больницы №ХХХ г.

Тула (подписной лист прилагается). Однако допустимо данные отправителя помещать и в конце письма, существенной разницы нет. 4 Далее переместитесь по листу влево и, сделав отступ, с красной строки пишите основной текст письма. Хорошенько подумайте, прежде чем написать первые строки.

Дело в том, что читающий «схватывает» сначала верхнюю часть текста, дальше его внимание и сосредоточенность ослабляются. Постарайтесь, чтобы именно в начальных словах была отражена суть вашего обращения (просьбы, жалобы, предложения).

Тогда министр или его помощник в первые же секунды поймут, о чем идет речь.

____________________________________________________________________Приложение N 16 предыдущей редакции считается соответственно приложением N 17 настоящей редакции — приказ Минюста России от 24 января 2014 года N 8.____________________________________________________________________

Приложение N 17к Инструкциипо делопроизводствув Министерстве юстицииРоссийской Федерации

Образец оформления полного протокола

МИНИСТЕРСТВО ЮСТИЦИИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ(МИНЮСТ РОССИИ)ПРОТОКОЛ

заседания комиссии по…

Москва

Председательствующий — И.О. Фамилия.Секретарь — И.О. Фамилия.Присутствовали: 30 человек (список прилагается)

1. О мерах по реализации федеральной целевой программы…Доклад заместителя руководителя Федерального агентства…

2. О…

1.1. Утвердить (поручить, представить…)

1.2. …

Председательствующий

(подпись)

И.О. Фамилия

Секретарь

(подпись)

И.О. Фамилия

____________________________________________________________________Приложение N 17 предыдущей редакции считается соответственно приложением N 18 настоящей редакции — приказ Минюста России от 24 января 2014 года N 8.____________________________________________________________________

Образец оформления краткого протокола

совещания у заместителя Министра юстиции Российской Федерации
И.О. ФАМИЛИЯ

Наименование должности (по значимости)

И.О. Фамилия

Наименование должности (по значимости)

И.О. Фамилия

Наименование должности (по значимости)

И.О. Фамилия

Инициалы и фамилия
в алфавитном порядке

I. О выполнении…

(инициалы, фамилия выступавших)

1. Принять к сведению…

2. Директору Департамента…

II. О введении мер по…

(инициалы, фамилия выступавших)

1. Принять к сведению…

2. Поручить

Заместитель Министра

юстиции Российской Федерации

(подпись)

И.О. Фамилия

А если подписант временно отсутствует?

Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению ­документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003

При отсутствии должностного лица, фамилия которого напечатана на проекте документа, он может быть подписан лицом, исполняющим обязанности руководителя, или его заместителем, на которого в установленном порядке возложено руководство соответствующим направлением деятельности.

Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76)

Не допускается подписывать документы с предлогом «За» или проставлением косой черты перед наименованием должности. Если должностное лицо, подпись которого оформлена на проекте документа, отсутствует, документ подписывает заместитель руководителя, имеющий право подписывать документы за руководителя, или иное должностное лицо, имеющее право подписи в соответствии с приказом о распределении обязанностей, при этом указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия.

Из двух приведенных фрагментов можно сделать следующие выводы:

  • проект документа может подписать работник, на которого должным образом «переложены» полномочия отсутствующего должностного лица;
  • даже если в проект уже внесены должность и фамилия отсутствующего руководителя, подписывающий документ должен указать свои данные. Ничего не говорится о том, что в этом случае делать с проектом, но очевидно, что его придется переделать: ни зачеркивания, ни пустой реквизит с надписью от руки не украсят документ;
  • заметим, что запрет на проставление косой черты или дописывания предлога «За» относится не только к федеральным органам исполнительной власти, но и входит во многие отраслевые инструкции по делопроизводству, например, в высших учебных заведениях, в службе судебных приставов, в Федеральной миграционной службе и др.1

Редкий директор покинет вверенную ему организацию или подразделение, не оставив заместителя. Но передать ему полномочия можно по-разному. Более того, в отсутствие основного лица его функции можно распределить по нескольким людям.

От способа передачи полномочий зависит способ оформления подписи дублера. Поэтому нужно понимать, какие есть варианты и чем они отличаются.

При штатном замещении в трудовом договоре или должностной инструкции работника прописано, что в отсутствие руководителя именно он возьмет на себя его обязанности. «Замена на поле» происходит автоматически: утром выясняется, что директору пришлось срочно отбыть в командировку, – и все вопросы сразу же переходят в ведение штатного заместителя.

Для оформления штатного замещения пунктов в трудовом договоре и / или должностной инструкции недостаточно. Необходимы приказ2, а также доверенность, выданная этому работнику директором, с перечислением тех полномочий, которые передаются заместителю. Например, директор может разрешить заму заключать сделки ценой только до определенной суммы или запретить принимать людей на работу. Все эти нюансы прописываются в доверенности. И приказ, и доверенность издаются единожды.

На время отсутствия руководителя может быть оформлен временный перевод на его должность другого работника. Перевод оформляется в соответствии со статьей 72.2 Трудового кодекса РФ. Стороны заключают письменное соглашение, и на срок до 1 года или до того дня, когда выйдет отсутствующий руководитель, за которым на время отсутствия сохраняется его рабочее место, должность занимает другой работник. Кроме соглашения, оформляется приказ о временном переводе и доверенность.

С точки зрения трудового права это будет корректно. Но в случае временного перевода именно на должность единоличного исполнительного органа компании (которым обычно является генеральный директор) могут возникнуть дополнительные сложности. Во-первых, смена директора (пусть и кратковременная) обычно находится в компетенции владельцев бизнеса (участников или акционеров) либо совета директоров.

Пожалуй, самый распространенный сейчас вариант оформления замещения – это совмещение должностей в соответствии со ст. 60.2 ТК РФ. Заместителю поручается, с его согласия, наряду с основной работой взять на себя дополнительную работу по другой должности за отдельную плату.

При совмещении может быть оформлен как приказ «О возложении обязанностей», так и приказ «Об исполнении обязанностей», что ­существенно повлияет на оформление реквизита «Подпись».

Юридическую силу документу придает подпись именно уполномоченного лица, а не любого работника этой организации. Потому-то и важно грамотно уполномочить дублера. Это делается разными документами. Поясним назначение каждого из них:

  • в трудовом договоре либо ином письменном соглашении между работником и работодателем отражается состав обязанностей и прав сотрудника. Если он будет плохо их выполнять, то появляется основание для его ответственности за это. Часто в трудовом договоре не перечисляют детально все обязанности и полномочия, а ссылаются на должностную инструкцию. Документы, регулирующие трудовые отношения (между работником и работодателем), потребуется оформить для штатного замещения и временного перевода;
  • приказ:
    • оформляет делегирование конкретных полномочий / обязанностей конкретному лицу на определенное время и на определенных условиях;
    • это внутренний документ, который извещает сотрудников родной организации о том, что произошла замена.

    Приказ нужен в обязательном порядке при любом способе передачи полномочий, в нем конкретизируется их состав. А вот условия оплаты за замещение лучше отражать в отдельном приказе, чтобы не будоражить воображение его читателей. Хотя и состав полномочий, если они передаются дублеру целиком без корректировок, можно не перечислять в приказе, а сделать ссылку на другой документ, где они есть, ­например, на «Положение о генеральном директоре Общества»;

  • доверенность нужна для официального информирования сторонних для организации лиц о составе и сроке полномочий дублера. Если ему предстоит такое взаимодействие (подписывать договоры и другие документы для направления во внешнюю среду, представлять организацию в отношениях с налоговыми и судебными органами и т.п.), то доверенность обязательна! Без нее сторонние лица будут считать дублера не уполномоченным представлять интересы организации.

При оформлении на документе подписи дублера будьте готовы предоставить его получателю копии документов, доказывающих компетенцию подписавшего лица. В ряде случаев можно не дожидаться просьбы и сразу приложить, например, доверенность (так часто поступают при ­оформлении договоров).

Несомненно, из всех перечисленных способов замещения отсутствующего руководителя оптимальным вариантом является штатное замещение. Истории известны случаи, когда внезапно попавший в больницу директор в течение нескольких дней физически не мог назначить заместителя, так как сначала лежал на операционном столе, а затем в реанимации.

Нюансы оформления замещения – это зона ответственности отдела кадров. А вам потребуется:

  • выяснить точно, какой способ замещения выбран;
  • раздобыть копию приказа;
  • если у дублера есть доверенность, то взять и ее копию.

Тогда вы сможете:

  • понять, какие документы имеет право подписывать дублер, а какие станут дожидаться отсутствующего директора. Любой здравомыслящий заместитель сам тщательно следит за тем, чтобы не подписать ­ничего лишнего, но и он может «проглядеть» что-то важное;
  • правильно оформить его подпись на документе;
  • подтвердить его полномочия для всех заинтересованных лиц.

Мы уже выяснили, что никаких косых черт и приписок «за» в реквизите быть не должно. Теперь рассмотрим остальные варианты.

Пример 3

Подпись исполняющего обязанности

Пример 4

Подпись временно исполняющего обязанности

Если же в документе стоит формулировка «возложить обязанности», то подпись дублера за отсутствующего руководителя должна быть оформлена как в Примере 5. Ведь в данном случае дублер остается на своей должности, дополнительно принимая на себя обязанности ­руководителя – это временное совмещение.

Пример 5

Подпись дублера с «родной» должностью

Пример 6

Подпись с указанием основания подписания документа данным лицом на внутреннем документе

В скобках можно указать реквизиты как приказа, так и доверенности. Хотя обычно на внутренних документах, которые не представляют интереса для сторонних лиц, достаточно данных приказа. И наоборот, если документ участвует во взаимоотношениях организации во внешней среде, обычно указывают в скобках только доверенность.

Пример 7

Подпись при временном переводе на вышестоящую должность

Пример 8

Подпись штатного заместителя с «родной» должностью

Пример 9

Подпись штатного заместителя с «родной» должностью

Приложение N 1 к Инструкции. Акт приема-передачи документов и дел

Важно

important

Если руководителям структурных подразделений предоставляется право подписывать документы, для издания документов могут использоваться как бланки структурных подразделений, так и бланки документов организации. Решение о видах бланков, используемых в организации, принимает руководитель организации.

Документ может подписываться несколькими должностными лицами, например руководителем организации и главным бухгалтером. В такой ситуации подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемым должностям, например: Руководитель Личная подпись В. В. Уйба Главный бухгалтер Личная подпись В. Ю.

Приложение N 1к Инструкциипо делопроизводствув Министерстве юстицииРоссийской Федерации

Образец акта приема-передачи документов и дел

УТВЕРЖДАЮ

Руководитель

(подразделение, подразделение территориального органа)

(подпись)

(инициалы, фамилия)

В соответствии с пунктом 12 Инструкции по делопроизводству в Министерстве юстиции

Российской Федерации

(должность, инициалы, фамилия)

передал, а

принял дела за

(должность, инициалы, фамилия)

(годы)

в количестве

в соответствии с прилагаемыми выписками из

(цифрами и прописью)

номенклатур дел.

Приложение: на ____ л.

Передал

(подпись)

Расшифровка подписи

Принял

(подпись)

Расшифровка подписи

Если должность руководителя вакантна

Возможна ситуация, когда руководитель уволился (или его уволили), а постоянную замену ему еще не подыскали. Как быть в этой ситуации?

Наталья Комова, эксперт журнала «Кадровая служба и управление персоналом предприятия»

Возможность образования временного единоличного исполнительного органа предусмотрена в п. 4 ст. 69 Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах». Это возможно, если директор либо отстранен от должности, либо не может исполнять свои обязанности. Вопросы образования подобного «временного правительства» отнесены к компетенции совета директоров (наблюдательного совета) либо общего собрания акционеров. В любом случае порядок образования временного исполнительного органа должен быть зафиксирован в уставе общества.

Что следует делать в возникшей ситуации «безвластия»? Обязательно ознакомиться с этим порядком и привести штатное расписание в соответствие с уставом. То есть если в уставе сказано, что временным единоличным исполнительным органом является, допустим, «вице-президент», ­убедиться, что в штатном расписании такая должность присутствует и делать его первым лицом в АО.

Отметим, что в Законе об ООО нет подобного пункта.

Как грамотно это оформить с позиции трудового законодательства? Начнем с того, что не существует ни должности, ни тем более профессии «исполняющий обязанности». Такое определение вы не встретите ни в ТК РФ, ни в другом нормативном правовом акте сферы труда. Однако существует понятие «исполнение обязанностей временно отсутствующего работника» (в ст. 60.2, 151 ТК РФ). Ключевые для нас слова – «временно отсутствующий», то есть это тот случай, когда определенный человек занимает должность руководителя, но он временно отсутствует на рабочем месте по причине отпуска, болезни, командировки и т.д. Для этих ситуаций ТК РФ предусмотрел совмещение должностей (расширение зон обслуживания, увеличение объема работ), временный перевод либо заключение срочного договора. Если же должность руководителя вакантна, будут действовать иные правила.

Итак, должности «исполняющий обязанности» кого бы то ни было не существует. Кроме того, в п. 2 Разъяснений 1965 года3 указано, что нельзя исполнять обязанности по вакантной должности. Исключение – должность, назначение на которую производится вышестоящим органом управления. И то в течение 2 месяцев вопрос о назначении на должность на постоянной основе должен быть решен. Данное исключение было актуально в период СССР, когда на высокие должности ­назначали «свыше». Сейчас оно может быть применимо к бюджетным учреждениям. Если вышестоящий орган назначил на вакантную должность временного исполняющего обязанности, то руководитель организации обязан не позднее месячного срока представить в вышестоящий орган управления документы для его назначения на должность. В свою очередь вышестоящий орган в месячный срок со дня получения документов должен сообщить руководителю о своем решении. Таким образом, временный исполняющий обязанности может оставаться в этом статусе не более двух месяцев: в итоге он назначается на должность постоянно либо в случае отрицательного решения ему должна быть предложена другая работа. При отсутствии соответствующей работы или отказе от предложения он освобождается от работы по основаниям, предусмотренным законодательством, например, по соглашению сторон.

Если на вакантную должность хотят временно назначить заместителя директора (или другого сотрудника организации), ТК РФ позволяет сделать это в порядке временного перевода сроком не больше 1 года (ст. 72.2 ТК РФ). И не забывайте уведомить налоговые органы о новом «временном» ­руководителе. Не позднее чем через 1 год должен быть решен вопрос о постоянном переводе бывшего заместителя на должность директора либо об ­обратном переводе его на прежнюю ­должность.

Для назначения человека «со стороны» потребуется заключение срочного трудового договора на должность руководителя. Еще раз повторяем: назначать на должность «исполняющего обязанности директора» нельзя, да и нет необходимости, ведь заключение срочного трудового договора уже предполагает временность такой работы.

на

Электронная подписка за 8400 руб.Печатная версия за YYY руб.

Приложение N 25 к Инструкции. Образец внутренней описи документов дела

(с изменениями на 18 апреля 2016 года)

___________________________________________________________________Документ не нуждается в госрегистрацииМинистерства юстиции Российской Федерации. -Письмо Минюста России от 24.02.2012 N ВП-01/2791-12___________________________________________________________________

____________________________________________________________________ Документ с изменениями, внесенными: приказом Минюста России от 24 января 2014 года N 8; приказом Минюста России от 18 апреля 2016 года N 96. ____________________________________________________________________

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в Министерстве юстиции Российской Федерации.

2. Признать утратившими силу приказы Министерства юстиции Российской Федерации от 16 ноября 2007 года N 220 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Министерстве юстиции Российской Федерации» и от 16 июня 2009 года N 188 «О внесении изменений в приказ Минюста России от 16.11.2007 N 220».

МинистрА.В.Коновалов

УТВЕРЖДЕНАприказом Минюста Россииот 30 декабря 2011 года N 460

I. Общие положения

1. Инструкция по делопроизводству в Министерстве юстиции Российской Федерации (далее — Инструкция) разработана в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 N 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, N 25, ст.3060;

2011, N 37, ст.5263), Положением о Министерстве юстиции Российской Федерации, утвержденным Указом Президента Российской Федерации от 13.10.2004 N 1313 «Вопросы Министерства юстиции Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 42, ст.4108; 2005, N 44, ст.4535, N 52, ст.5690;

2006, N 12, ст.1284, N 19, ст.2070, N 23, ст.2452, N 38, ст.3975, N 39, ст.4039; 2007, N 13, ст.1530, N 20, ст.2390; 2008, N 10, ст.909, N 29, ст.3473, N 43, ст.4921; 2010, N 4, ст.368, N 19, ст.2300; 2011, N 21, ст.2927, ст.2930, N 29, ст.4420) (далее — Положение о Министерстве), Регламентом Министерства юстиции Российской Федерации, утвержденным приказом Министерства юстиции Российской Федерации (далее — Министерство) от 27.01.

2010 N 8 «Об утверждении Регламента Министерства юстиции Российской Федерации» (зарегистрирован Министерством 28.01.2010, регистрационный N 16096) (далее — Регламент Министерства), Положением о Главном управлении Министерства юстиции Российской Федерации по субъекту (субъектам) Российской Федерации, утвержденным приказом Министерства от 21.05.

2009 N 146 «Об утверждении Положения о Главном управлении Министерства юстиции Российской Федерации по субъекту (субъектам) Российской Федерации и перечня главных управлений Министерства юстиции Российской Федерации по субъектам Российской Федерации» (зарегистрирован Министерством 22.05.2009, регистрационный N 13985), с изменениями, внесенными приказами Министерства от 01.04.

2010 N 76 (зарегистрирован Министерством 08.04.2010, регистрационный N 16826), от 15.04.2010 N 91 (зарегистрирован Министерством 21.04.2010, регистрационный N 16948), от 27.09.2010 N 237 (зарегистрирован Министерством 19.10.2010, регистрационный N 18756), от 24.01.2011 N 23 (зарегистрирован Министерством 17.02.

2011, регистрационный N 19872), от 19.09.2011 N 314 (зарегистрирован Министерством 27.09.2011, регистрационный N 21904), Положением об Управлении Министерства юстиции Российской Федерации по субъекту (субъектам) Российской Федерации, утвержденным приказом Министерства от 21.05.2009 N 147 «Об утверждении Положения об Управлении Министерства юстиции Российской Федерации по субъекту (субъектам) Российской Федерации и перечня управлений Министерства юстиции Российской Федерации по субъектам Российской Федерации» (зарегистрирован Министерством 22.05.

2009, регистрационный N 13984), с изменениями, внесенными приказами Министерства от 01.04.2010 N 76 (зарегистрирован Министерством 08.04.2010, регистрационный N 16826), от 15.04.2010 N 91 (зарегистрирован Министерством 21.04.2010, регистрационный N 16948), от 27.09.2010 N 237 (зарегистрирован Министерством 19.10.

2010, регистрационный N 18756), от 24.01.2011 N 23 (зарегистрирован Министерством 17.02.2011, регистрационный N 19872), от 19.09.2011 N 314 (зарегистрирован Министерством 27.09.2011, регистрационный N 21904), и Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными приказом Росархива от 23.12.

2009 N 76 «Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» (не нуждается в государственной регистрации, письмо Министерства от 26.04.2010 N 01/6756-ДК), в целях совершенствования делопроизводства и повышения его эффективности.

2. Инструкция устанавливает единые требования к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в результате деятельности Министерства и его территориальных органов (далее — территориальный орган) документов, обязательные для всех федеральных государственных гражданских служащих Министерства (территориального органа) (далее — служащие).

3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов с применением информационных технологий.Организация делопроизводства в Министерстве (территориальном органе) осуществляется с использованием Системы электронного документооборота (далее — СЭД).

4. Обращение с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется в соответствии с Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 03.11.

94 N 1233 «Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 30, ст.3165), и приказом Министерства от 07.10.2010 N 250 «Об упорядочении обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Минюсте России и его территориальных органах» (зарегистрирован Министерством 01.11.2010, регистрационный N 18870).

5. Положения Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

6. Требования Инструкции к работе с бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.

7. Работа с обращениями граждан осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 19, ст.2060; 2010, N 27, ст.3410, N 31, ст.4196; 2012, N 31, ст.4470; 2013, N 19, ст.2307, N 27, ст.3474).(Пункт в редакции, введенной в действие приказом Минюста России от 24 января 2014 года N 8.

8. Организацию делопроизводства на основе единой политики, использование современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях центрального аппарата Министерства (далее — подразделения) и территориальных органах осуществляет Департамент организации и контроля в соответствии с положением о Департаменте организации и контроля, утвержденным приказом Министерства от 04.06.2009 N 170 «Об утверждении Положения о Департаменте организации и контроля».

9. Непосредственное ведение делопроизводства в подразделениях (структурных подразделениях территориального органа (далее — подразделение территориального органа) осуществляется служащими, ответственными за ведение делопроизводства в соответствии с их должностными регламентами.

10. Контроль за соблюдением установленных Инструкцией правил документирования и документооборота, а также за обеспечением сохранности служебных документов в подразделениях (территориальном органе) возлагается на их руководителей (начальника территориального органа или лицо, исполняющее его обязанности (далее — начальник территориального органа).

11. Передача служебных документов Министерства, их копий или проектов сторонним организациям или частным лицам допускается только с разрешения Министра юстиции Российской Федерации, или лица, исполняющего его обязанности (далее — Министр), или заместителей Министра (далее — руководство Министерства).

12. При уходе в отпуск, выезде в командировку, на время болезни, при переводе в другое подразделение (подразделение территориального органа) или в случае увольнения служащий обязан передать все находящиеся у него документы служащему, ответственному за ведение делопроизводства в подразделении (подразделении территориального органа), или другому служащему по указанию руководителя подразделения (начальника территориального органа).

13. Об утрате или неисправимом повреждении документа служащие незамедлительно письменно сообщают руководителю подразделения (начальнику территориального органа). На основании полученной информации в установленном порядке проводится служебная проверка.