Что делать, если условного обозначения в табеле нет?

Если в используемом унифицированном бланке нет подходящего шифра, компания вправе создать и утвердить необходимые коды самостоятельно. Например, для обозначения перерывов для кормления грудью, гарантированных ст. 258 ТК РФ, можно ввести условный код «КГ».

Если фирма использует самостоятельно разработанный бланк, то кодировка обозначений в табеле учета рабочего времени может быть абсолютно любой.

Пример табеля, разработанного фирмой самостоятельно, см. в статье «Образец заполнения табеля учета рабочего времени».

Обозначения в табеле учета рабочего времени фиксируются методом сплошной записи по каждому трудящемуся либо отображаются только отклонения.

Рассмотрим алгоритм заполнения табеля учета рабочего времени.

Буквенный код Цифровой код Показатель
Я 01 Часы работы (различают дневные и вечерние)
Н 02 Работа ночью
РВ 03 Труд сотрудников в праздничные дни
С 04 Часы работы сверхурочно
К 06 Служебная командировка
ОТ 09 Ежегодный оплачиваемый отдых (основной)
ОД 10 Дополнительный оплачиваемый отдых
У 11 отпуск для обучения с сохранением з/п. Может выдаваться для повышения квалификации, с отрывом от производственного процесса.
УВ 12 Укороченные трудовые часы (актуально для обучающихся сотрудников без отрыва от производства). При этом предусмотрена возможность частичного сохранения оплаты труда.
УД 13 Дополнительный отпуск по причине обучения без сохранения оплаты труда
Р 14 отпуск по беременности и родам. Составляют приказ, который подписывает сам работник.
ОЖ 15 Отпуск по уходу за ребенком
ДО 16 Отпуск без сохранения з/п
ОЗ 17 Неоплачиваемый отпуск (без сохранения з/п)
Б 19 Временная нетрудоспособность (не считая случаи, которые предусмотрены кодом «Т»). Таким символом обозначают также отпуск по уходу за больным человеком и по причине карантина.
Т 20 Нетрудоспособность, которую не оплачивают. Она может быть представлена бытовой травмой, необходимостью ухода за больным человеком и т. д.
ЛЧ 21 Часы сокращения труда работникам и служащим
РП 31 Простои не по вине сотрудника
НП 32
Г 23 Невыходы с сохранением з/п
ПР 24 Прогулы, которые представляют собой неявку на рабочее место в течение не менее 4-х рабочих часов непрерывно
НС 25 Отработанные часы в рамках неполного рабочего дня по инициативе работодателя
В 26 Выходные дни
ЗБ 29 Забастовки
НН 30 Неявки по неизвестным причинам

С 2013 года учет рабочего времени персонала многими предприятиями ведется с использованием собственных бланков. Для их разработки следует опираться на унифицированную форму.

Для составления табелей применяются условные символы. Обязательные обозначения законом не предусмотрены. Имеющаяся кодировка носит лишь рекомендательный характер и может изменяться пользователями.

Поскольку правила заполнения табеля учета рабочего времени в некоторых ситуациях регулируется недостаточно четко, кадровикам и бухгалтерам приходится решать вопросы их отражения в регистре самостоятельно.

Трудовой кодекс РФ требует от всех работодателей ведения учета времени, отработанного его персоналом. Табелирование обязательно как для предприятий, так и для индивидуальных предпринимателей. За его отсутствие предусмотрена административная ответственность для самого предприятия и ответственных лиц.

Табель – это документ, содержаний сведения об отработанных днях каждым сотрудником, пропусках работы по уважительным и неуважительным причинам. Его можно вести разными способами. Информация о нахождении или отсутствии работников фиксируется ежедневно. Все факты отсутствия, неявок, опозданий обязательно вносятся в табель.

Данные Табеля учета рабочего времени служат основанием для расчета и начисления заработной платы всем сотрудникам компании.

С его помощью контролируется:

  • трудовая дисциплина;
  • нормативная длительность рабочей недели;
  • продолжительность сверхурочных работ;
  • труд в выходные дни.

Трудовой кодекс устанавливает пятидневную рабочую неделю с продолжительностью в 40 часов и шестидневную – с продолжительностью в 36 часов. Во время работы данные нормы могут нарушаться. Главное правило – итоговая сумма часов за отчетный период, к примеру, квартал должна соответствовать требуемому размеру.

Табель является основным документом, используемым трудовой инспекцией для проверки. Кроме того, на его основе формируется статистическая отчетность по труду и кадрам для государственных органов.

Бланк формы Т-12

В каждой фирме назначается специалист, ответственный за табелирование времени труда работников. Организация учета зависит от специфики и масштабов деятельности компании, численности персонала. На малых предприятиях, где вся работа ведется в пределах офиса, персонал табелирует кадровый инспектор, бухгалтер или иной уполномоченный специалист.

В крупных компаниях с несколькими структурными подразделениями удобнее вести учет персонала непосредственно на рабочих местах. Отдельным приказом обязанность по табелированию возлагается на руководителя подразделения. Также она может быть прописана в трудовом контракте.

Специально для удобства учета отработанного персоналом времени Госкомстат разработал и утвердил унифицированные формы документов: Т-12 и Т-13. Различаются они между собой предназначением.

Первая используется для обычного ручного учета. Вторая необходима предприятиям с автоматической системой.

Предлагаем ознакомиться  Карточка учета гсм

Как правило, устанавливаются специальные турникеты, самостоятельно контролирующие явку работников.

Табель учета рабочего времени (бланк Т-12)

Образец заполнения табеля учета рабочего времени (форма Т-12)

На практике зачастую допускаются ошибки при составлении документа. Обычно их причиной становится неправильная расстановка условных кодов. Обозначения в табеле учета рабочего времени могут применяться как буквенные, так и цифровые. Каких-либо инструкций по их выбору нет. Поэтому каждая фирма самостоятельно выбирает вид шифровки в зависимости от удобства для нее.

Табель учета рабочего времени (бланк Т-13)

Образец заполнения табеля учета рабочего времени (форма Т-13)

Цифровые коды Буквенное обозначение Расшифровка Рекомендации по применению
01 Я Рабочие часы Для отметки дневных и вечерних часов можно использовать сведения пропускного пункта. Факт явки работников должен быть подтвержден руководителем структурного подразделения.
02 Н Ночная работа Проставляется на основе сведений службы пропуска или охранного пункта. Явку на работу подтверждает непосредственный руководитель.
03 РВ Праздничные дни
04 С Сверхурочный труд Издается приказ на имя начальника в отношении потребности в сверхнормативной работе и его согласии с данных фактом. Документ подписывается работником и подтверждается службой пропуска.
06 К Командировочные выезды Издается приказ о потребности в командировании. Документ подписывает выезжающий специалист. В некоторых случаях необходимо оформление удостоверения и специального задания для выполнения служебных дел. По возвращении подготавливается отчетность о проделанной работе.
09 ОТ Ежегодные основные отпуска Кадровик издает приказ и знакомит с ним отпускника под роспись.
10 ОД Дополнительный оплачиваемый отдых Отпуск гарантирован трудовым кодексом, локальными актами или соглашениями. С изданным приказом отпускник знакомится под роспись.
11 У Учебный отпуск с сохранением зарплаты Дается для повышения сотрудником своей квалификации с пропуском работы во время учебы. Основанием является приказ руководителя, направление на дополнительное обучение и т.д.
12 УВ Укороченное время труда Используется сотрудниками, совмещающими работу с учебой без отрыва от производственных функций. Допускается частичное сохранение заработка.
13 УД Отпуск для учебы без сохранения зарплаты Работником подается заявка на отпуск, на основе которой издается приказ, подписываемый в дальнейшем сотрудником.
14 Р Отпуск в связи с беременностью и родами.
15 ОЖ Отпуск для ухода за ребенком (оплачиваемый частично).
16 ДО Отдых без сохранения зарплаты по разрешению работодателя (отгул).
17 ОЗ Отпуск, который не подлежит оплате.
19 Б Временная нетрудоспособность (оплачиваемая) За исключением ситуаций, отмечаемых шифром «Т». Отмечается болезнь работника, присмотр за больным родственником, карантин. В любой ситуации необходим больничный листок, выдаваемый врачом.
20 Т Неоплачиваемая нетрудоспособность При бытовой травме, присмотре за больным родственником и т.п.
21 ЛЧ Сокращенное время труда Оформляются приказом начальника.
23 Г Пропуски с сохранением зарплаты.
24 ПР Пропуски дольше 4-х часов Пропущенное время должно быть непрерывным, т.е. отсутствие на работе все 4 часа подряд. Сюда относятся псевдозабастовки, административный арест и т.д. Проставление делается по докладным запискам руководителей подразделений, объяснительных работников, актов специальных комиссий и т.п.
25 НС Неполный рабочий день инициированный работодателем Указываются на основе приказов, выписок из контрактов и т.д.
26 В Выходные Учет официальных выходных дней, определенных законодательством.
29 ЗБ Дни забастовок Отмечаются на основании документов, свидетельствующих о законности осуществляемых действий.
30 НН Пропуски без уважительных причин Без документов, объясняющих уважительные причины отсутствия на работе.
31 РП Простои без виновности работника Проставляются на основе приказа руководства предприятия.
32 НП

Как видно, обозначения в табеле учета рабочего времени имеют важное значение. Законодательных требований к шифровке нет, поэтому она может меняться в зависимости от потребностей организации и удобства табелирования. Можно придумывать собственные условные коды. Главное, чтобы верным был учет и его итоговые показатели.

Бланк формы Т-13

В отношении кодирования выходных дней во время командирования сотрудников имеются разные точки зрения. Одни кадровики утверждают, что обозначать нужно общим для такой работы кодом «К» (командировка). Другие склонны к шифру «В» (выходной).

Обе точки зрения имеют разумное обоснование и законодательную аргументацию. Поскольку единого подхода нет, для отметки выходных дней в командировке исходить следует из собственной практики и предпочтений.

Больничный

Алгоритм заполнения табеля учета рабочего времени

Расстановка обозначений в табеле учета рабочего времени производится следующим образом: напротив фамилии каждого из трудящихся в нижней строчке отображается числовое обозначение отработанных/неотработанных часов, а в верхней строчке указываются шифры по каждой конкретной ситуации. Количество отработанных часов и дней суммируется и проставляется по итогам месяца.

В табеле имеются специальные графы, в которых отображается информация, касающаяся отклонений от нормальных условий работы, к примеру, выход в нерабочие дни или ночное время суток. Отдельно суммируется и выносится время и его кодировка, касающаяся невыходов сотрудника на работу, к примеру, прогулы, отпуск по уходу за ребенком и др.

Все графы табеля имеют свое прямое назначение:

  • В графе 1 проставляется порядковый номер.
  • Графы 2 и 3 используются для идентификации сотрудника по Ф. И. О. и табельному номеру.
  • Графы с 4 по 6 используются для проставления отработанного или неотработанного времени по дням месяца и в сумме.
  • В графах с 7 по 9 проставляется время, отклоняющееся от нормальных условий труда, к примеру, работа в праздничные и выходные дни или ночные часы, сверхурочное время.
  • В графах с 10 по 12 отображается информация по неявкам, в том числе в них указывается буквенная кодировка, а также количество пропущенных дней или часов.
Предлагаем ознакомиться  Как правильно внести изменения в должностную инструкцию работника?

Также в унифицированных формах предусмотрены спецкоды для оплаты труда.Подробнее о них читайте здесь.

  • Определяемся со способом записи трудового времени:
  1. учет прихода или отсутствия служащего,
  2. учет нестандартных ситуаций (не явился, пришел не вовремя, трудился сверхурочно).
  • Обозначение метода указания нескольких обозначений в один день:
  1. через дробь (/),
  2. организация 2 раздельных записей на сотрудника.
  • Определяемся с методом указания точного рабочего времени:
  1. по типу 2:30 (2 часа 30 мин),
  2. десятичной дробью 2,5 ч.
  • Решаем, как будем вносить изменения:
  1. составлением отдельного корректирующего табеля,
  2. своим способом.
  1. буквы,
  2. цифры.

В ведении табеля есть свои особенности:

  • Чтобы продемонстрировать каждодневные затраты трудового времени за полный месяц на одного служащего в таблице выделено:
  1. 2 строчки (гр. 4, 6) в ф. Т-12;
  2. 4 строчки (гр. 4), по 2 строки на 2 недели и соответствующее количество граф (15, 16), в ф. Т-13.

Число граф может быть увеличено для аккуратности внесения дополнительных сведений. В гр. 4 и 6 обоих табелей в самой верхней строчке должны быть записаны коды затрат трудовых часов, а внизу пишется количество фактически не/отработанного времени на определенный день.

  • Все служащие организации имеют личный табельный номер, используемый в бумагах, касающихся их работы и ее оплаты. Что касается совместителей, приходится закреплять за ними сразу 2 номера, потому что на них должен быть составлен стандартный пакет документов по трудоустройству. Трудовое время будет учитываться раздельно по обоим табельным номерам.
  • Верхние строчки в графах 5, 7 (форма Т-12) заполняются данными о числе дней, которые сотрудник полностью отработал. Нижние строчки – для раб. времени за период (в часах).
  • Кадровый служащий по окончании каждого месяца получает от сотрудников, которые вели табели, готовые отчеты. Его задача будет сравнить сведения в отчетах с информацией из отдела кадров. При необходимости он указывает причины, почему работник не приходил на службу. Также он проверяет, когда сотруднику давали отпуск, когда он получал командировочные. Целью такой сверки является уточнение, какие часы были пропущены по уважительной причине, а какие считать за прогул.
  • Учет времени может быть проведен двумя способами:
  1. учет приходов на работу и пропущенных смен,
  2. учет исключительно особых ситуаций (прогулов, задержек, сверхурочного времени).
  • Если кто-то из служащих был уволен, его табельный номер убирают из списка в след. месяце после его ухода.
  • При приеме в компанию новых работников их табельные номера заносят в базу данных в этом же месяце.
  • Записи в табеле делаются только при наличии подтверждающих документов:
  1. об отсутствии в раб. время сотрудника,
  2. о выходе служащего на неполный день,
  3. о переработках (инициированных нанимателем или самим работником),
  4. об уменьшении числа рабочих часов.
  • Данные о пропусках смен, указанные в днях, кодируются и заносятся в верхнюю строку графа, нижние не подлежат заполнению.
  • При заполнении ф. Т-12 табеля раздел второй “Расчеты с персоналом по оплате труда” на аналогичный для всех служащих вид оплаты и корр. счет используются гр. с 18 по 22. Если для отдельных сотрудников они различны, применяются гр. с 18 по 34.
  • При внесении сведений для вычисления суммы зарплаты в ф. Т-13:
  1. для одинаковых оплаты и корр. счета для всех служащих используются “Код вида оплаты” и “Корреспондирующий счет” над табличкой с гр. 7-9 и гр. 9 (без заполнения гр. 7,8);
  2. для различных выплат и корр. счетов для служащих применяются гр. 7-9. Дополнительное поле с такими же No граф пригодится для сведений по типам оплаты, если их более 4.
Категория Особенность
Сотрудник, переведенный начальством с полной раб. недели на неполную Все дни, в которые сотрудник не участвует в производственном процессе, помечаются кодом “В(26)” (выходной).
Сотрудница предприятия находится в отпуске по уходу за ребенком Она вправе трудится неполный день. В таблицу ставится код “ОЖ(15)” и прочерки по трудовому времени. Должны быть организованы 2 доп. строки: для кода “Я(01)” (трудовое время сотрудников с полной занятостью) и для отметки часов работы. Так будут в наличии сведения по статистике и рабочее время для расчета зарплаты.
Выступление служащего предприятия в суде Указывается как “др. причины неявки”, доказательством отсутствия из-за вызова на судебное заседание служит справка-вызов.
Командировка 1-ая строка: число рабочих часов, исходя из режима по основному месту занятости.

2-ая строка: код “К(06)” (командировка).

В списке общего числа отработанных часов (дней) за месяц в гр. “Отработано за месяц” записываются исключительно рабочее время командировки.

Курсы повышения квалификации (и аналогичные мероприятия) Отмечается кодом “У(11)”.
Уменьшение длительности трудового дня перед праздником и нерабочим днем Будет записано количество фактически проведенных за работой часов.
Перенос трудовых дней Перенесенный день будет зафиксирован пометкой “В(16)” (выходной). Указывается время работы за день, на который теперь выпадает рабочая смена (доказательство переноса – приказ руководителя).
Сверхурочные часы В табеле указываются сверхурочные под пометкой “НУ”.
Водитель транспорта компании Заносятся сведения, согласно графику работы (при суммированном учете отработанного времени длительность раб. дня должна быть не более 10 ч. Возможно увеличение числа трудовых часов до 12, однако за рулем человек должен находиться не дольше 9 ч.). Если водитель трудится в определенные часы ежедневно, трудовое время исчисляется в днях, а в праздничные дни – в часах.
Ненормированный трудовой день Следует записать нормативное число рабочих часов, не отработанное. Количество часов, вышедшее за рамки нормы, не причисляется к сверхурочным. Сотрудники получают до недели отпуска дополнительно.
Праздники во время отпуска Для дней отпуска – код “ОТ(09)”, праздничные дни отмечаются как праздники – “В”.
Сотрудник отсутствовал на работе, но сохранял средний заработок Считается неотработанным временем, отмечается кодом “А”.
Предлагаем ознакомиться  Проводки по давальческому сырью в бухгалтерском учете

Итоги

Условные обозначения в табеле учета рабочего времени — это сокращения, призванные в кратком виде отображать временные периоды явки или неявки на работу сотрудников. Перечень унифицированных обозначений содержится в форме Т-12. Фирма также вправе использовать условные сокращения, разработанные самостоятельно.

Буквенные обозначения в табеле учета рабочего времени: кто заполняет табель

В фирме обязан быть человек, который несет ответственность за достоверность и полноту данных в табеле. Если в должностной инструкции не числится такая обязанность, руководитель компании издает приказ.

Обычно за внесением сведений в табель следит бухгалтер по вычислению зарплаты или сотрудник кадровой службы. Если фирма большая и включает не одно структурное подразделение, учитывать отработанные служащими часы одному работнику становится не под силу, тогда принимается решение назначить ответственного для каждого подразделения в отдельности. Все табели группируются в журнал и отправляются в бухгалтерию.

Буквенные обозначения в табеле учета рабочего времени: особенности ведения табеля учета использования рабочего времени ★ Книга-бестселлер «Бухучет с нуля» для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа)
куплено {amp}gt; 8000 книг

Табель учета рабочего времени непременно ведется каждым работодателем (ст. 91 ТК РФ). Фирма имеет право использовать унифицированные формы Т-12 или Т-13 или разработать бланк документа индивидуально для личного пользования.

1. Буквенные шифры, связанные с отработанными временными промежутками:

  • Я — явка, срок, отработанный трудящимся согласно его рабочему графику;
  • РВ — период, отработанный в нерабочие дни;
  • С — сверхурочный временной отрезок, который проработал работник сверх его обычной продолжительности трудовой деятельности по графику;
  • Н — работа в ночной временной промежуток согласно законодательству (с 22:00 до 06:00);
  • К — командировка, в которую направляется сотрудник по приказу руководства фирмы;

2. Буквенные шифры, связанные с отсутствием на рабочем месте:

  • НН — отсутствие трудящегося по невыясненной причине;
  • ПР — прогул;
  • З — забастовка;
  • Б — болезнь;
  • ОТ — период основного ежегодного отдыха;
  • ОД — дополнительный отпуск;
  • ОЗ — безоплатный отпуск;
  • Р — отпуск по БиР;
  • ОЖ — отпуск по уходу за ребенком до 3 лет.

Всего в форме Т-12 перечислено 36 унифицированных шифров.

Отдельные случаи табелирования

Случай Решение
Ежегодный и доп. социальный отпуск (сотрудников с детьми) Все дни указываются как отпуск, включая выходные, поскольку продолжительность отпуска вычисляется на основании календарных дней
Сотрудник был уволен в середине месяца Отмечаются рабочие дни до увольнения, остальные дни помечаются крестом. Табельный номер может передаваться другому служащему только через 3 года
Известно, почему служащего нет на месте Прогулы не отмечаются, пока сотрудник не принесет доказывающие причину неявки документы
Было известно, почему работник не явился, однако до момента сдачи табеля он не принес доказывающие причину отсутствия документы Ставится “НН(30)” (неявка по неизвестным причинам); когда бумаги будут предъявлены, код меняется на соответствующий данному случаю

Ответы на распространенные вопросы

Вопрос № 1: Как отразить переход с летнего времени на зимнее в табеле учета трудового времени при выпадении смены на ночь перехода?

Ответ: Вы должны записать время, фактически проведенное служащим на работе. То есть, когда смена (ночь) обычно составляет 8 часов, а на дату перевода часов получается только 7 часов, указываются 7 часов.

Вопрос № 2: Обязательно ли учитывать неполные часы, проведенные сотрудником на работе?

Ответ: Когда длительность рабочего дня организации указывается в целых часах, неполные фиксировать не нужно. Соответственно, если длительность трудового дня указана в часах и минутах, неполный час должен также заноситься в табель.